Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn med vekt på

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Ingen avvik ble avdekket. Det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Kommunen dokumenterer i varierende grad behovsvurderingene. Det kan medføre manglende kontinuitet og svikt i tjenestene.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nes kommune i perioden 28.04.06 – 28.06.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kommunen har i overkant av 18.000 innbyggere. Etat for Helse- og sosiale tjenester er ansvarlig for å yte tjenester på området for tilsynet. Saksbehandling av søknader skjer hovedsakelig i Enhet for forvaltning og fellestjenester, i nært samarbeid med utøver.

Dette med unntak av vedtak som gjelder praktisk bistand. Søknader om praktisk bistand blir behandlet av hjemmebaserte tjenester. Hjemmebaserte tjenester er delt i to distrikter basert på geografi, Årnes og Vormsund.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.04.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 21.06.06.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet, hvorav 2 telefonintervju

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.06.06.

Tilsynet omfattet saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn.

Følgende områder ble vektlagt:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Ingen avvik ble funnet.

Merknad 1

Kommunen dokumenterer i varierende grad behovsvurderingene. Det kan medføre manglende kontinuitet og svikt i tjenestene.

Merknaden er basert på følgende revisjonsbevis:

• Det fremkom i intervjuer at det foregår utstrakt utveksling av muntlige opplysninger og drøftinger.
• Ved gjennomgang av 19 mapper fremkom det varierende grad av samlede vurderinger av brukers behov.
• Gjennomgang av styrende dokumenter viste i liten grad nedfelte rutiner/prosedyrer vedrørende dokumentasjon av vurderingen som legges til grunn for tildeling/ avslag på tjenester.

6. Regelverk

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. – sosialtjenesteloven
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
• Forskrift av 08.06.2001 nr 676 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2005 m/organisasjonskart
• Årsbudsjett 2005 – økonomiplan 2005 – 2008
• Fullmaktsbrev/delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte i pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over internkontroll
• Opplæringsplan
• Prosedyrer ved saksbehandling av søknad om praktisk bistand, kartleggingsskjema
• Utdrag fra kvalitetshånsdbok vedrørende saksbehandling og tildeling av tjenester og vedtak, samtykkeerklæring
• Stillingsbeskrivelser
• Vedtak om praktisk bistand og opplæring, brukerstyrt personlig assistanse, bolig med heldøgns omsorgstjeneste og omsorgslønn samt tilhørende dokumentasjon.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 saksmapper om praktisk bistand
• 2 saksmapper om brukerstyrt personlig assistanse
• 3 saksmapper om bolig med heldøgns omsorgstjenester
• 2 saksmapper om omsorgslønn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 28.04.06
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen 01.06.06¨
• Program for tilsynet 13.06.06
• 3 e-mailer vedrørende gjennomføringen av tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Thorseth, revisor
Arnfinn Løvik, revisor
Kristin Marie Knutson, revisjonsleder