Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn, med vekt på

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Ingen avvik ble avdekket. Det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Lav bemanning, stor grad av personavhengighet og få skriftlige rutiner/prosedyrer, gjør tjenesten sårbar og kan føre til at brukeren ikke får forsvarlige tjenester.

Merknaden er basert på følgende revisjonsbevis som framkom i intervjuer og dokumenter:

• Bydelen har få skriftlige rutiner/prosedyrer for rapportering, saksbehandling og tjenesteutøvelse
• Det framkom av intervjuene og dokumentgranskingen at bestillerkontorene har lav bemanning med en eller få ansvarlige for å behandle søknader om nødvendige tjenester
• Lav bemanning i hjemmetjenesten kan gi problemer med å oppfylle tjenestene i henhold til vedtaket

Bemanningen i hjemmetjenesten gjør det vanskelig å dekke sykefravær, og hjemmehjelperne brukes til å dekke oppgaver i hjemmesykepleien. Dette går ut over behovsdekningen i hjemmehjelpstjenesten

Dato: 23.06.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, bydel Nordre Aker i perioden 23.02.06 – 23.06.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Bydelen har vel 40.000 innbyggere, og består av de tidligere bydelene Grefsen- Kjelsås og Sogn, samt deler av de tidligere bydelene Vinderen og St.Hanshaugen.

Bydel Nordre Aker har delt sin tjenesteyting mellom to avdelinger, basert på alder. Oppvekstavdelingen behandler søknader og yter nødvendige tjenester til den delen av befolkningen som er under 18 år. Avdelingen for velferd og sosiale tjenester har en tilsvarende oppgave overfor de som er over 18 år. Begge avdelingene er organisert etter en bestiller– og utførermodell.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.04.06.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.04.06.

Tilsynet omfattet saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn. Følgende saksområder ble vektlagt:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning

Avvik 1

Ingen avvik ble funnet.

Merknad 1

Lav bemanning, stor grad av personavhengighet og få skriftlige rutiner/prosedyrer, gjør tjenesten sårbar og kan føre til at brukeren ikke får forsvarlige tjenester.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Bydelen har få skriftlige rutiner/prosedyrer for rapportering, saksbehandling og tjenesteutøvelse
• Det framkom av intervjuene og dokumentgranskingen at bestillerkontorene har lav bemanning med en eller få ansvarlige for å behandle søknader om nødvendige tjenester
• Lav bemanning i hjemmetjenesten kan gi problemer med å oppfylle tjenestene i henhold til vedtaket
• Bemanningen i hjemmetjenesten gjør det vanskelig å dekke sykefravær, og hjemmehjelperne brukes til å dekke oppgaver i hjemmesykepleien. Dette går ut over behovsdekningen i hjemmehjelpstjenesten.

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. – sosialtjenesteloven
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
• Forskrift av 08.06.2001 nr. 676 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte i pleie- og omsorgstjenesten
• Årsmelding 2005
• Handlingsplan for VST – bestillekontoret og hjemmetjenesten
• Verdier og målsetting VST
• Kvalitetshåndbok (ikke ferdigstilt)
• Delegasjonsfullmakter og budsjettfullmakter
• Opplæringsplan VST
• Rutiner for støttekontakt, taushetsplikterklæring og samtykkeerklæring
• Stillingsbeskrivelser
• Vedtak om praktisk bistand og opplæring, brukerstyrt personlig assistanse, bolig, omsorgslønn, samt merknader til vedtakene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 saksmapper om praktisk bistand og opplæring
• 3 saksmapper om brukerstyrt personlig assistanse
• 3 saksmapper om barnebolig
• 11 saksmapper om omsorgslønn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 23.02.06
• Oversendelse av dokumentasjon fra bydelen av 27.03.06
• Program for tilsynet av 06.04.06
• 4 e-mailer vedrørende gjennomføringen av tilsynet

Revisjonsteamet foretok telefonintervju 27.04.06 med koordinator Kari-Anne Bratlie vedr. spørsmål som gjaldt vedtak om omsorgslønn.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Førstekonsulent Søren Rysstad, revisor
Rådgiver Marit Thorseth, revisor
Rådgiver Arnfinn Løvik, revisjonsleder