INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark gjennomførte i perioden 13.02.2006 – 04.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Porsgrunn kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Tilsynet i Porsgrunn kommune viste at kommunen gir barn og foreldre anledning til å medvirke i forbindelse med utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenestene.

Tilsynet viste at barn i målgruppen som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødsel eller i nyfødtperioden, får en forsvarlig oppfølging i kommunen. Barn med senere oppdaget habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet. Derimot sikrer ikke Porsgrunn kommune at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har et systematisk samarbeid med fastlegene.

Det fremkom i tilsynet at Porsgrunn kommune ikke sikrer koordinering mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstjenester. Porsgrunn kommune sikrer ikke at alle barn med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan.

Habiliteringsprosessen blir videreført ved overganger. Derimot sikrer ikke Porsgrunn kommune at habiliteringstjenestene regelmessig blir evaluert.

Det ble gitt fire avvik:

Avvik:

Porsgrunn kommune sikrer ikke at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har rutiner for systematisk samarbeid med fastlegene.

Avvik:

Porsgrunn kommune sikrer ikke at alle barn i målgruppen for tilsynet med behov for langvarige og koordinerte tjenester, får utarbeidet individuell plan.

Avvik:

Porsgrunn kommune sikrer ikke koordinering og samarbeid mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstiltak.

Avvik:

Porsgrunn kommune sikrer ikke at de vedtak og beslutninger om tildelte tjenester som inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet.

Skien 04.07.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Porsgrunn kommune i perioden 13.02.2006 – 04.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Porsgrunn kommune er inndelt i fem administrative områder; Støttefunksjoner og utvikling, Helse og velferd, Omsorg, Barn og unge og By- og kulturutvikling. En kommunalsjef har ansvar for hvert av områdene. Kommunalsjefene inngår i rådmannens lederteam. Hvert av de administrative områdene er inndelt i flere virksomheter som hver blir ledet av en virksomhetsleder.

Til området Støttefunksjoner og utvikling hører Tjenestekontoret som har ansvar for behandling av søknader om helse- og sosialtjenester. Området for Helse og velferd har ansvar for mellom annet virksomhetene Familiehelsetjenester, Borgehaven bo- og rehabiliteringssenter, Saturnveien barne- og ungdomssenter, Pedagogisk-psykologiske tjenester og barnevern.

Virksomheten Familiehelsetjenester omfatter habilitering for aldersgruppen 0-18 år, med ansatte fysio- og ergoterapeuter, helsestasjon- og skolehelsetjenesten, ungdomshelsetjeneste, vaksinasjon- og smittevernkontor. Familiehelsetjenester har også ansvar for arbeidet med individuell plan for personer opptil 18 år. En medarbeider er tillagt ansvar for å registrere igangsetting og fremdrift av den enkelte plan. Dette arbeidet er under oppstart.

Borgehaven bo- og rehabiliteringssenter består av 36 omsorgsleiligheter for både eldre, yngre fysisk funksjonshemmede og psykisk utviklingshemmede. I samme bygg er det også en avdeling for rehabiliteringspasienter og en sykehjemsavdeling. I tilknytning til sykehjemsavdelingen er det opprettet barnebolig og det blir gitt avlastning for barn i avdelingen.

Saturnveien barne- og ungdomssenter har 9 sengeplasser. For tiden blir det gitt avlastning for personer mellom 4 og 23 år. Helgeavlastning er mest etterspurt og kapasiteten er da fullt utnyttet, mens det er noe lavere utnyttelsesgrad i ukedagene. I tillegg har institusjonen ansvar for rekruttering og oppfølging av støttekontakter og private avlastere.

Noen barn i målgruppen for tilsynet mottar tjenester i foreldrehjemmet. Disse tjenestene blir gitt av hjemmetjenesten i den geografiske sonen barnet tilhører. Hjemmetjenesten er en del av området Omsorg.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20.03.2006.

Åpningsmøte ble avholdt 07.06.2006.

Intervjuer

23 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.06.2006.

Det ble gjennomført befaring ved Saturnveien barne- og ungdomssenter.

Det ble før gjennomføring av tilsynsbesøket foretatt telefonintervjuer med 2 fastleger i Porsgrunn kommune og 2 telefonintervjuer med representanter for PPT og skole som gir tilbud til barn i målgruppen for tilsynet.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Porsgrunn kommune sikrer ikke at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har rutiner for systematisk samarbeid med fastlegene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift 03.04.2003 nr 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av dokumentasjon viste sjelden kontakt fra helsestasjon til fastlegene. Kun i få tilfeller var kopi av helsestasjonslegens henvisninger til spesialisthelsetjenesten, sendt fastlegen.
• Det ble opplyst at helsestasjon ikke har innarbeidede rutiner for samarbeid med fastleger og at fastlegen i begrenset grad ble involvert til barn i denne målgruppen.
• Fremlagte individuelle planer viste det at fastleger kun unntaksvis var involvert. Fastlegen var i få tilfeller innkalt til samordningsgrupper eller mottok kopi av referat fra møtene.

Avvik 2:
Porsgrunn kommune sikrer ikke at alle barn i målgruppen for tilsynet med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3a og kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, jf pasientrettighetsloven § 2-5, forskrift om individuell plan § 6 og internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er opplyst at det er barn i målgruppen for tilsynet med rett til individuell plan som ikke har fått utarbeidet slik plan.
• Det fremkom at det er uklart for flere av de ansatte hvilken rolle individuell plan kan/skal ha i koordineringsarbeidet.
• Det er ikke avklart hvilken rolle, ansvar og myndighet som er tillagt koordinator for fremdriften i utarbeidelsen av individuell plan.

Avvik 3:
Porsgrunn kommune sikrer ikke koordinering og samarbeid mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstiltak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3, jf § 1-3a og sosialtjenesteloven § 2-6, jf §§ 2-1 og 4-3, jf forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 4, 7 og 8 og internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er opplyst at det er barn i målgruppen for tilsynet med rett til individuell plan som ikke har fått utarbeidet slik plan.
• Det fremkom at det ikke er klart for alle ansatte hvordan individuell plan skal brukes for å koordinere habiliteringstjenestene.
• Det er ikke avklart hvilken rolle, ansvar og myndighet som er tillagt koordinator for bruk av individuell plan i koordineringsarbeidet.
• Det fremkom at det ikke er etablert en koordinerende enhet for habiliteringsvirksomheten i kommunen.
• Det fremkom at det ikke er etablert formelle arenaer/ systemer for å ivareta koordinering /sikre samhandling på tvers av virksomheter når det ikke foreligger individuell plan.
• Det forekommer at barn får tjenester i kommunale instanser uten at andre aktuelle instanser/personer er informert om det.
• Når det ikke foreligger individuell plan og det likevel er etablert en samordningsgrupper ledet av PPT, barnehage eller skole har disse ikke oversikt over tildelte tjenester og iverksatte tiltak. Det forutsettes at foreldrene har samlet oversikt og bringer dette inn i samordningsgruppen.
• Det fremkom i dokumentasjonen at samordningsgruppene har jevnlige møter, men det er uklart hvilket ansvar og oppgaver som var tillagt samordningsgruppen og dennes koordinator.

Avvik 4:
Porsgrunn kommune sikrer ikke at de vedtak og beslutninger om tildelte tjenester som inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-6, jf §§ 2-1 og 4-3, kommunehelsetjenesteloven § 6-3, jf § 1-3a, forskrift om habilitering og rehabilitering § 4, forskrift om individuell plan § 7 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

• I intervju ble det opplyst at kommunen ikke har et system for å evaluere de samlede tjenestene til barnet.
• Opplæring av forhold som gjelder det enkelte barn i privat avlastning gis primært av foreldrene.
• Det foreligger ikke rutiner for å sikre at private avlastere har nødvendig kompetanse ved systematisk å følge opp og evaluere avlastningstjenesten.
• Fastlegene informeres/involveres tilfeldig og i ubetydelig grad.
• Det foreligger ikke definerte arenaer for samlet helsefaglig vurdering av pågående tiltak mellom de forskjellige faggruppene i kommunen.
• Det fremkom at det er opprettet barnebolig for barn i tilknytning til en sykehjemsavdeling og at det gies avlastningstilbud til barn i samme avdeling.
• Barnebolig er tatt i bruk uten at det er fast tilsatt personell med den formelle kompetansen som de mener er nødvendig.
• Midlertidige og korte arbeidskontrakter for ansatte i barneboligen ivaretar ikke behovet for stabilitet og kontinuitet i tjenesten.
• Det fremkom at avlastningstilbudet er igangsatt uten at sykehjemsavdelingens ansvar for tilbudet er avklart og at personalet i avdelingen er blitt informert.
• Det fremkom at kommunen har etablert tjenestetilbud i foreldrehjem hvor ansvarsforhold og faglige rapporteringslinjer ikke er entydige.
• Det er ikke etablert faste arenaer der gjennomføringen av tilbudet kan følges opp og faglig vurderes/ evalueres.

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynloven)
• Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• Forskrift av 28.06.2001 nr 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21.12.2001 nr 1385 om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• Forskrift av 03.04.2003 nr 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 23.12.2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Virksomhetsplaner

• Fysioterapi barn 04
• Ergoterapi barn 04
• Helsesøstertjenesten 05
• Utviklingsplan Familiehelsetjenester 06
• Utviklingsplan Saturnveien 06
• Oppgaver og stillinger ved Tjenestekontoret

Årsberetning og nøkkeltall for 2004

Rutiner i forbindelse med utredning av barn i målgruppen

Etablerte samarbeidsformer:

• Habiliteringsplan
• Spesialpedagogisk plan
• Opptrappingsplan for psykisk helse 2004-2006
• Henvisningsskjemaer (barnefysioterapeut, ergoterapeut, fastlege, PP-tjenester, avlastning, støttekontakt, barne- og ungdomspsykiatri, barnehabilitering)
• Kriterier for tildeling av fysioterapi
• Retningslinjer for avlastning og støttekontakt
• Tjenesteerklæringer avlastning/støttekontakt
• Samarbeid med BUP herunder Veileder for praktisering av prioriteringer i fagfelt barne- og ungdomspsykiatri i Telemark

Utarbeidelse av individuell plan:

• Flytskjema
• Søknadsskjema/henvendelse om individuell plan
• Bekreftelse på mottak av skjema
• Info om koordinator
• Informert samtykke
• Evaluering
• Eksempel på individuell plan
• Oversikt over tildelte individuelle planer og virksomheten som er tildelt koordineringsansvar.

Brukermedvirkning

• Brukerundersøkelsen ved Saturnveien

Sikring av kompetanse

• Opplæringsplan helsesøstertjenesten 2004
• Plan for opplæring, fysioterapitjenesten 2005

Arbeidsbeskrivelser/funksjonsbeskrivelser for personell i helse- og sosialtjenesten som arbeider med habilitering til barn

Oversikt over styrende dokumenter

• Kvalitetssystem fysioterapitjenesten
• Kvalitetssystem ergoterapitjenesten

”Strategisk plan for barn og unge”

Kommuneplanens samfunnsdel 2006-2020

”Sammen om Porsgrunn”

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 10 siste pasientjournaler/brukermapper (dokumentasjon fra helsestasjon, fysio-/ergoterapitjeneste, tjenestekontor, avlastningsbolig) til barn i målgruppen som er under utredning frem til 01.05.2006
• 28 pasientjournaler/brukermapper (dokumentasjon fra helsestasjon, fysio-/ergoterapitjeneste, tjenestekontor, avlastningsbolig) til barn i målgruppen hvor habiliteringsprosess pågår, hvorav 22 pasienter var navngitt av Fylkesmannen i Telemark etter opplysninger fra Sykehuset Telemark HF
• Permer med Kvalitetssystem Helsestasjon-/skolehelsetjenesten I og II
• Permer med Kvalitetssystem Ergoterapitjenesten med vedlegg
• Opplæringstiltak Saturnveien
• Skriv fra Saturnveien med opplysning om at det ikke foreligger noen avvik

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Telemark:

• Brev av 13.02.2006 fra Fylkesmannen i Telemark til Porsgrunn kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 09.03.2006 fra Porsgrunn kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 05.04.2006 fra Porsgrunn kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 18.05.2006 fra Fylkesmannen i Telemark til Porsgrunn kommune med program for tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Grete Bjørang, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Buskerud, revisor
Seniorrådgiver Randi Sigurdsen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Telemark, revisor