Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark gjennomførte i perioden 13.02.2006 – 04.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Telemark.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Tilsynet i Notodden kommune viste at kommunen gir barn og foreldre anledning til å medvirke i forbindelse med utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenestene.

Når det blir født barn i målgruppen for tilsynet som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødsel eller i nyfødtperioden, gir kommunen en forsvarlig oppfølging av barna. Barn med senere oppdaget habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet. Notodden kommune har etablert et systematisk samarbeid mellom helsestasjon- og skolehelsetjenesten og fastlegene i kommunen.

I tilsynet kom det frem at Notodden kommune ikke sikrer koordinering mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstjenester og sikrer heller ikke at barn med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan.

Det fremkom i tilsynet at Notodden kommune ikke sikrer at personell som gjennomfører habiliteringstiltak i avlastningstjenestene har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter. Notodden kommune sikrer heller ikke at habiliteringstjenestene blir regelmessig evaluert.

Det ble gitt fire avvik:

Avvik:
Notodden kommune sikrer ikke at barn i målgruppen for tilsynet med behov for langvarige og koordinerte tjenester, får utarbeidet individuelle planer.

Avvik:
Notodden kommune sikrer ikke koordinering og samarbeid mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstiltak.

Avvik:
Notodden kommune sikrer ikke at vedtak og beslutninger om tildeling av tjenester som inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet.

Avvik:
Notodden kommune sikrer ikke at personell som skal delta i den praktiske gjennomføringen av habiliteringstiltak i avlastning, får nødvendig opplæring og informasjon.

Skien 04.07.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Notodden kommune i perioden 13.02.2006 – 04.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Notodden kommune er administrativt inndelt i fire seksjoner. Av disse er det kun Seksjon for helse, omsorg og sosial som er omfattet av dette tilsynet. Seksjonsleder for helse, omsorg og sosial rapporterer til rådmannen. Seksjon for helse, omsorg og sosial omfatter 14 virksomheter, hver ledet av en virksomhetsleder. I tillegg er det et Tildelingskontor med fire saksbehandlere. Én av saksbehandlerne har ansvar for å fatte vedtak om tjenester til barn og unge. Tildelingskontoret blir ledet av Seksjonsleder for helse, omsorg og sosial.

Av virksomhetene tilhørende Seksjon for helse, omsorg og sosial er det Fysioterapitjenesten, Helsestasjonstjenesten og Tjenesten for funksjonshemmede som yter tjenester til målgruppen for tilsynet.

Det er opprettet en kommunal avlastningsenhet i tilknytning til et botiltak for voksne personer med psykisk utviklingshemning. Botiltaket består av til sammen 12 leiligheter. Av disse står to leiligheter tomme og to leiligheter benyttes til avlastningstiltak. To barn i kommunen benytter avlastningstiltaket. I tillegg gis det avlastningstilbud til ett barn fra en nabokommune. Det er tilsatt eget personell for avlastningstiltaket og disse går i egen turnus, uavhengig av turnus i botiltaket. Det er ikke tilsatt egen leder for avlastningstiltaket. Dermed har virksomhetsleder for Tjenesten for funksjonshemmede det nærmeste administrative og faglige ansvaret for avlastningen. For øvrig gis avlastning til barn med funksjonshemning av private avlastere. Både private avlastere og støttekontakter er en del av ansvarsområdet til Tjenesten for funksjonshemmede.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 27.03.2006.

Åpningsmøte ble avholdt 23.05.2006.

Intervjuer

15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.05.2006.

Det ble før gjennomføring av tilsynsbesøket foretatt telefonintervjuer med 2 fastleger i Notodden kommune og 3 telefonintervjuer med representanter for PPT og barnehage og skole som gir tilbud til barn i målgruppen for tilsynet.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:

Notodden kommune sikrer ikke at barn i målgruppen for tilsynet med behov for langvarige og koordinerte tjenester, får utarbeidet individuelle planer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, sosialtjenesteloven § 4-3a, jf pasientrettighetsloven

§ 2-5, forskrift om individuell plan § 6 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er opplyst at flere barn i målgruppen for tilsynet med rett til individuell plan ikke har fått utarbeidet plan.
• Det er flere som har fått vedtak om at det skal utarbeides individuell plan uten at arbeidet med planen er startet.
• I flere fremlagte journaler/brukermapper manglet dokumentasjon på om det forelå individuell plan.
• Det fremkom ved gjennomgang av dokumentasjon og ved intervju at det kunne gå lang tid, i flere tilfeller mer enn ett år, fra det var søkt om individuell plan til søknaden var innvilget.
• Tildelingskontoret utpeker koordinator for individuell plan i samarbeid med foreldrene, men sikrer ikke at koordinator igangsetter arbeidet. I praksis tar ikke barnehage og skole på seg oppgaven som koordinator for individuell plan selv om disse virksomhetene er utpekt som koordinator.
• Det er ikke avklart hvilken rolle, ansvar og myndighet som er tillagt koordinator for arbeidet med individuell plan.
• Det er ikke avklart hvilken rolle, ansvar og myndighet som er tillagt koordinator for fremdriften i utarbeidelsen av individuell plan.
• I den fremlagte dokumentasjonen var det et fåtall ferdige individuelle planer i praktisk bruk.
• Det ble fremlagt to avvik for manglende igangsetting av individuell plan der skole var utpekt som koordinator.

Avvik 2:

Notodden kommune sikrer ikke koordinering og samarbeid mellom kommunale instanser i planlegging av habiliteringstiltak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3, jf § 1-3a, sosialtjenesteloven § 2-6, jf §§ 2-1 og 4-3,jf forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 4, 7 og 8 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det fremkom at det ikke er etablert en koordinerende enhet for habiliteringsvirksomheten i kommunen.
• Det fremkom at det heller ikke er etablert andre formelle arenaer/systemer for å ivareta koordinering/sikre samhandling på tvers av virksomheter og seksjoner.
• Det fremkom at barn får tjenester i kommunale instanser uten at andre aktuelle instanser/personer blir informert om dette.
• Opplysninger om aktiviteter, diagnoser, utredning og resultater fra eksterne aktører blir ikke alltid tilgjengelig for aktuelle tjenesteutøvere i kommunen.
• Det sikres ikke at ansvarsgruppen til enhver tid har oversikt over tildelte tjenester og iverksatte tiltak. Det forutsettes at foreldrene har samlet oversikt og bringer dette inn i ansvarsgruppen.
• Det fremkom i dokumentasjonen at det er ansvarsgrupper med jevnlige møter, men det er uklart hvilket ansvar og oppgaver som er tillagt ansvarsgruppen og dens koordinator. I intervju ble det opplyst at det i stor grad er opptil koordinator å avgjøre hvordan rollen skal ivaretas.
• Når det er besluttet at individuell plan skal utarbeides og den utpekte koordinator er en annen person enn den som er koordinator for ansvarsgruppen, er det uklart hvilken ansvarsfordeling og oppgaver som tilligger de to koordinatorene.
• Det er opplyst at flere barn i målgruppen for tilsynet med rett til individuell plan ikke har fått utarbeidet plan.
• I den fremlagte dokumentasjonen var det et fåtall ferdigstilte individuelle planer i praktisk bruk.

Avvik 3:

Notodden kommune sikrer ikke at vedtak og beslutninger om tildeling av tjenester som inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-6, jf §§ 2-1 og 4-3, kommunehelsetjenesteloven § 6-3, jf § 1-3a, forskrift om habilitering og rehabilitering § 4, forskrift om individuell plan § 7 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Opplysninger om aktiviteter, diagnoser, utredning og resultater fra eksterne aktører blir ikke alltid tilgjengelig for aktuelle tjenesteutøvere i kommunen.
• Det foreligger ikke definerte arenaer for samlet helsefaglig vurdering av pågående tiltak mellom de forskjellige faggruppene i kommunen.
• Det fremkom i intervjuer at kommunen ikke har et system for å evaluere habiliteringstjenester til barn.
• Det fremkom i intervjuer og ved gjennomgang av dokumentasjon at ansvarsgruppene ikke er gitt en definert oppgave som gir nødvendig grunnlag for systematisk oppfølging og evaluering.
• Tjenesten som ytes ved privat avlastning inngår ikke systematisk som en del av oppfølgings- og evalueringsopplegget i ansvarsgruppene.
• I den fremlagte dokumentasjonen var det et fåtall individuelle planer i praktisk bruk, og som derved ikke fungerte som et evalueringsverktøy.
• Brukerpermer fra avlastningsbolig inneholdt opplysninger som var flere år gamle og ikke var oppdaterte. Flere opplysninger var udaterte.

Avvik 4:

Notodden kommune sikrer ikke at personell som skal delta i den praktiske gjennomføringen av habiliteringstiltak i avlastning, får nødvendig opplæring og informasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2 og sosialtjenesteloven § 2-3, jf forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det foreligger ikke rutiner for å sikre at private avlastere har nødvendig kompetanse, ved å ha samtale med potensielle avlastere, gi opplæring, følge opp og evaluere den tjenesten som blir gitt.
• Det overlates til foreldrene å vurdere behov for opplæring og gi opplæring til private avlastere.
• Det fremkom at de fleste av personalet i den kommunale avlastningsboligen delte ut medisiner uten å inneha faglig eller formell kompetanse.
• Det ble lagt frem et større antall avviksmeldinger for de tilfeller medisiner var delt ut av personell som ikke hadde faglig eller formell kompetanse.
• Brukerpermer fra avlastningsboligen inneholdt flere år gamle opplysninger om bruker som ikke var oppdaterte og det forelå også flere udaterte opplysninger.
• Tjenesten som ytes ved privat avlastning inngår ikke systematisk som en del av oppfølgings- og evalueringsopplegget i ansvarsgruppene.

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• Forskrift av 28.06.2001 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21.12 2001 nr 1385 om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 03.04.2003 nr 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 23.12.2003 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

I brev av 27.02.2006 ble det mottatt:

• Organisasjonskart for Notodden kommune
• Organisasjonskart for Helse-, omsorg og sosialseksjonen
• Notodden kommune, Årsbudsjett 2006, Økonomiplan og handlingsprogram 2006-2009
• Årsmelding 2004
• Tildelingskontoret - Kriterier og standarder på tjenesten
• Notodden kommune – Administrative bestemmelser – Saksbehandling ved Tildelingskontoret
• Notodden kommune – Administrative bestemmelser – Klagesaksbehandling
• Notodden kommune – Administrative bestemmelser – Brukermedvirkning
• Notodden kommune – Administrative bestemmelser – Individuell plan – Tildelingskontoret
• Informasjon Avlastning
• Informasjon Omsorgslønn
• Informasjon Individuell plan
• Informasjon Støttekontakt
• Informasjon Praktisk bistand og opplæring (Miljøarbeider tjeneste)
• Informasjon Tildelingskontoret for pleie- og omsorgstjenester
• Samarbeidsavtale Notodden kommune og Blefjell sykehus, Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUP)/Notodden/Seljord Distriktspsykiatriske senter (DPS)
• Mal dokument Individuell plan
• Årsrapport for fysio/ergoterapitjenesten i Notodden kommune og Fysioterapitjenesten i Hjartdal kommune
• Notodden kommune – IK-kvalitetssikring – Fysioterapitjeneste for barn i førskolealder – helsestasjon
• Notodden kommune - IK-kvalitetssikring – Fysioterapitjenester for barn i skolealder, 6-18 år
• Notodden kommune – IK-kvalitetssikring – Koordinering av Individuell plan
• Notodden kommune - IK-kvalitetssikring – Samarbeide spesialisthelsetjenesten
• Notodden helsestasjon 03.03.06
• Årsrapport 2005 for Helsestasjonstjenesten i Notodden kommune
• Notodden og Hjartdal kommuner: Felles hjelpetjeneste: Et tverrfaglig tilbud til foreldre – barnehager - skoler

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 10 siste pasientjournaler/brukermapper (dokumentasjon fra helsestasjon, fysio-/ergoterapitjeneste, Tildelingskontoret, avlastningsbolig) til barn i målgruppen som er under utredning frem til 01.05.2006
• 38 fremlagte pasientjournaler/brukermapper (dokumentasjon fra helsestasjon, fysio-/ergoterapitjeneste, Utredningskontoret, avlastningsbolig) til barn i målgruppen hvor habiliteringsprosess pågår, hvorav 12 barn var navngitt av Fylkesmannen i Telemark etter opplysninger fra Sykehuset Telemark HF
• Dokumentasjon av rutiner for opplæring av nyansatte og vikarer ved Fakkelrosen avlastningshjem
• Sjekkliste
• Sjekkliste for to navngitte barn

• To permer med dokumentasjon av rutiner i avlastningsbolig for to barn
• To avviksmeldinger vedrørende manglende oppstart av arbeid med individuell plan
• Avviksmeldinger vedrørende utdeling av medikamenter til barn i avlasningsbolig foretatt av personell uten kompetanse
• Stillingsbeskrivelse av 271005 for turnuslege
• Deltakerliste for kurs i tvang og makt 13. og 14.06.2005

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 13.02.2006 fra Fylkesmannen i Telemark til Notodden kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 27.02.2006 fra Notodden kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 03.04.2006 fra Notodden kommune vedlagt ytterligere etterspurt dokumentasjon
• Brev av 18.04.2006 fra Fylkesmannen i Telemark til Notodden kommune med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Gunnar Sjursen	Virksomhetsleder Fysio-/ergoterapittjenesten	X	X	X
Randi Terese Haugen	Fysioterapeut	X	X	X
Ruth Steinmoen Kåsa	Helsesøster	X	X	X
Siamak Sadeghi	Helsestasjonslege	X	X
Reidun Kasin Skoje	Helsesøster	X	X	X
Jan Lasse Hansen	Rådmann	X	X	X
Mimmi Kvisvik	Seksjonsleder Helse- og sosial	X	X	X
Anne Grete Rønningsdalen	Virksomhetsleder Skole- og helsestasjonstjenesten	X	X	X
Vibeke Løvø	Virksomhetsleder Tjenesten for funksjonshemmede	X	X	X
Åsta Jøsendal	Avlaster/koordinator for familie med funksjonshemmede barn	X	X
Elin Slokvik	Fysioterapeut	X	X	X
Knut Ivar Aasland	Saksbehandler Tildelingskontoret		Meldt syk. Opplyst at ingen andre hadde tilsv arboppg
Ingvild Finnekåsa	Privat avlaster		X
Lena Elisabeth Vadder	Privat avlaster		Ikke møtt
Maj Kristin Furuvald	Assistent, Soltunveien avlastningsbolig		X
Bente Slåstuen	Omsorgsarbeider, Soltunveien avlastningsbolig		X
Anne Marit Abrahamsen	Assistent, Soltunveien avlastningsbolig		X
Bjørn Frode Moen	Seksjonsleder Kultur og oppvekst			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Grete Bjørang, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Buskerud, revisor
Seniorrådgiver Randi Sigurdsen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Telemark, revisor