Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte i perioden 28.02.2006- 20.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Brønnøy kommune.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Barn blir fulgt opp når de er diagnostisert fra fødsel. Det etableres tidlig et tverrfaglig nettverk rundt barn med habiliteringsbehov. Det etableres tidlig ansvarsgrupper dersom foreldre samtykker. Ansvarsgruppene brukes til å koordinere tjenestene til barn i målgruppen. Det blir tatt initiativ til å utarbeide individuell plan så snart dette er naturlig. Det er lav terskel for å ta kontakt mellom de ulike faggrupper, herunder også kontakt med spesialisthelsetjenesten.

Det kommunale hjelpeapparatet til barn i målgruppen for tilsynet bruker i liten grad habiliteringstjenesten ved Helgelandssykehuset Sandnessjøen.

Seksjon for barnehabilitering ved Nordlandssykehuset Bodø brukes i utstrakt grad for diagnostisering og oppfølging av barn fra kommunen, som har behov for habiliteringstjenester.

Innen de områder som dette tilsynet omfatter, ble det ikke avdekket forhold som gav grunnlag for å påpeke avvik, det ble gitt en merknad.

Merknad
Koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet er ikke godt nok synliggjort i kommunen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Brønnøy kommune i perioden 28.02.2006 – 20.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler i utgangspunktet avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Brønnøy kommune har 7 565 innbyggere pr. 1. januar 2006. Av disse er 2 137 barn i alderen 0 – 19 år. Kommunen opplyser selv at de har 25 barn/ungdom i målgruppen for tilsynet.

Kommunen har den siste tid vært inne i en omorganiseringsprosess, og har fra 1. januar 2006 fått ny organisering og struktur. Kommunen har nå en flat struktur med 11 virksomhetsområder (VO) som ledes av hver sin områdesjef. VO 9 Helse og velferd innbefatter blant annet helsestasjon og rehabilitering. Fagkonsulent vernepleie som er konsulent for funksjonshemmede er koordinator, ansvarlig for oppfølging av funksjonshemmede barn, ungdommer og deres familier. Stillingen er tillagt koordineringsansvar for individuelle planer til funksjonshemmede barn/ungdom. Stillingen er organisert i egen fagstab direkte underlagt rådmann.

Samme helsestasjonslege er også fastlege for de fleste barn i målgruppen. Kommunen har avtale med spesialist i barnefysioterapi. I regi av helsestasjonen blir det rutinemessig gitt tilbud til alle barn om vurdering av barnefysioterapeut, ved 4 mndr. alder. Helsestasjonslegen deltar i alle ansvarsgrupper som er etablert rundt barn.

Fagkonsulent er fast representert i alle ansvarsgrupper for alle brukerne i målgruppa

Kommunen v/PPT er en sentral samarbeidspartner i koordineringen av ansvarsgruppene, de har ansvar for innkalling og skrive referat fra ansvarsgruppemøter. PPT har etablert en praksis som skal sikre at overganger fra barnehage til skole, fra barneskole til ungdomsskole og fra grunnskole til videregående skole skal planlegges i god tid.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt. Som del av tilsynets informasjonsinnhenting før tilsynet, hadde vi henholdsvis den 6. og 7. juni tre telefonsamtaler med ansatte fra PPT, skole og barnehage.

Åpningsmøte ble avholdt 19.juni 2006.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.juni 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Merknad
Koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet er ikke godt nok synliggjort i kommunen.

Det vises i denne sammenheng til forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, annet ledd der det fremkommer at det skal være en etablert og synlig koordineringsfunksjon i kommunen. Det innebærer at kommunen vil ha et fast kontaktpunkt ovenfor spesialisthelsetjenesten, og at det skal være lett for brukere og samarbeidspartnere å finne fram til og komme i kontakt med det kommunale tjenestetilbud.

Merknaden bygger på følgende:

• Gjennom intervju fremkommer det at det er ulik oppfattelse av hvor koordineringsansvaret er plassert, noen mente PPT på spørsmål om hvor denne funksjonen er plassert, andre fagkonsulent og barneverntjenesten
• I stillingsbeskrivelse for fagkonsulent vernepleie fremgår det at koordineringsansvaret er plassert til denne stillingen
• Det er ikke en adresse inn til tjenestene
• Plandokumenter er ikke oppdatert, samsvarer ikke med dagens faktiske organisering
• Kommunen har ikke utarbeidet plan for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Informasjonsskriv om kommunens politiske og administrative organisering
• Organisasjonskart – kommunens politiske styringsstruktur / kommunens administrative styringsstruktur
• Oversikt / navneliste over relevant personell
• Stillingsbeskrivelse for fagkonsulent vernepleie
• Plan for tverretatlig samarbeid i Brønnøy kommune
• Retningslinjer for tverretatlig fagteam
• Retningslinjer for skole- og barnehageteam
• Prosedyre for hjemmebesøk fra helsesøster
• Retningslinjer for etablering og framdrift av ansvarsgrupper
• Disposisjon for utarbeidelse, arbeidsfordeling og arbeidsplan av individuell plan
• Barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet
• Årsmelding for virksomheter
  tidligere pleie- og omsorg 2005
  helsestasjon 2005

Oversikt over andre instanser som Fylkesmannen i Nordland har fått informasjon fra i forbindelse med forberedelse av tilsynet:

• Telefonsamtale med rektor Mimi Husby, Brønnøysund barne- og ungdomsskole
• Telefonsamtale med leder Anne Marit Olsen, PPT Sør Helgeland
• Telefonsamtale med styrer Torill Holmstrøm , Barnebo og Salhus barnehage

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 journaler fra helsestasjon/fastlege/fagkonsulent (noen av barna var ikke direkte i målgruppen for tilsynet) Alle hadde ansvarsgrupper rundt seg. Ulike deler av spesialisthelsetjenesten var involvert i alle brukerne.
• 5 av 11 hadde IP (to planlagt å få IP)
• Prosedyreperm fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Opplæringsplan pleie- og omsorgstjenesten 2005
• Arbeidsavtale for leder i VO 9
• Handlingsplan 2006 (opplæringsplan)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev av 28.02.2006 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland
• Dokumentasjon fra Brønnøy kommune, mottatt her 05.05.2006
• Program for tilsynet, brev av 24.05.2006 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder/fylkessykepleier Målfrid Ovanger, Helsetilsynet i Finnmark
Revisor/ass. fylkeslege Caroline Olsborg, Helsetilsynet i Troms
Revisor/juridisk rådgiver Tor Bendos, Fylkesmannen i Nordland
Revisor/fylkessykepleier Benthe Westgaard, Helsetilsynet i Nordland