Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte i perioden 28.02.06- 20.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Alstahaug kommune.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Innen de områder som dette tilsynet omfatter, ble det ikke avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeke avvik eller merknader.

Barn blir fulgt opp når de er diagnostisert fra fødsel. Det opprettes tidlig et tverrfaglig nettverk rundt barn med habiliteringsbehov. Alle barn med habiliteringsbehov får tilbud om individuell plan. Individuell plan og ansvarsgrupper ble aktivt brukt i planlegging, oppfølging og evaluering av tjenestene. Det er etablert rutiner som skal ivareta overganger mellom de ulike livsfaser, ved gjennomgang av journaler fremkom det at planleggingen av dette arbeid som regel startet 1- 1 ½ år i forveien.

Det kommunale hjelpeapparatet til barn i målgruppen for tilsynet bruker i liten grad habiliteringstjenesten ved Helgelandssykehuset Sandnessjøen, men samarbeider ofte med barnelege/barnepoliklinikk ved Helgelandssykehuset Sandnessjøen ved utredning og diagnostikk.

Seksjon for barnehabilitering ved Nordlandssykehuset Bodø brukes i utstrakt grad for diagnostisering og oppfølging av barn fra kommunen, som har behov for habiliteringstjenester.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Alstahaug kommune i perioden 28.02.2006 – 20.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten skal i utgangspunktet omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Alstahaug kommune har 7 306 innbyggere pr. 1. januar 2006. Av disse er 2 024 barn i alderen 0 – 19 år. Kommunen opplyser selv at de har 15 barn i målgruppen for tilsynet.

Kommunes strategiske ledelse består av rådmann samt tre kommunalsjefer. Kommunen er inndelt i følgende tre etater: Helse og velferd, Plan og uvikling, Undervisning og barnehage. Helse og velferd som er organisert i 5 sektorer har en kommunalsjef som administrativ leder. De ulike sektorer er helsetjenester, sosial/velferd, pleie- og omsorg, tjenester for funksjonshemmede samt sentralkjøkken. Hver sektor er egen resultatenhet.

Tjenesten for funksjonshemmede ble opprettet som egen sektor fra 01.01.2005. Det er denne sektor som fatter vedtak om omsorgslønn, avlastning og BPA.

Kommunen har etablert et rehabiliteringsteam som behandler anmodninger om individuelle planer. Rehabiliteringsteamet består av kommunefysioterapeut, kommunelege II, ergoterapeut, logoped og hjemmesykepleien.

Støttekontakt innvilges fra kulturetaten i kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt. Som del av tilsynets informasjonsinnhenting før tilsynet, hadde vi henholdsvis den 6. og 7. juni fire telefonsamtaler med ansatte fra PPT, skole og barnehage.

Åpningsmøte ble avholdt 12.juni 2006.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.juni 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på de områder som tilsynet omfattet.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisering av kommunen – organisasjonskart
• Oversikt / navneliste over relevant personell
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over opplæringstiltak/kompetanse relatert til tema for tilsynet
• Informasjon vedrørende tjenester og tiltak:
  - om ulike samarbeidspartnere/samarbeidsavtaler
  - orientering om saksgangen for individuell plan, opplæring koordinator individuell plan, rutinebeskrivelse for rollen som koordinator
  - møtereferat, plandokumenter, informasjon vedrørende individuelle planer, maler for individuell plan og informasjon til foresatte vedrørende individuell plan
  - arbeid i ansvarsgruppe
• Orientering om virksomhetens gjennomgang av drift og resultater innen tema for tilsynet
• Oversikt over antall barn i målgruppen
• Årsmelding 2004, Helse og Velferd
• Årsrapport 2005, Ergoterapiavdelingen
• Årsmelding 2005, Alstahaug helsestasjon
• Årsmelding 2005, Tjenesten for funksjonshemmede

Oversikt over andre instanser som Fylkesmannen i Nordland har fått informasjon fra i forbindelse med forberedelse av tilsynet:

• Telefonsamtale med S-teamleder Marianne Jørgensen Sjøvoll, Sandnessjøen ungdomskole
• Telefonsamtale med rektor Kirsten Smidesang, Sandnes barneskole
• Telefonsamtale med styrer Jan-Erik Lindgaard, Sandnes barnehage
• Telefonsamtale leder Anne Margrethe Silsand, PPT Ytre Helgeland
• Rutiner, samarbeid og ansvarsforhold vedrørende overgangen fra barnehage til skole, fra grunnskole til videregående skole og fra videregående til yrkeslivet. Skjematisk oversikt fra PPT Ytre Helgeland.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 journaler, for hvert barn var det flere mapper (helsekort fra helsestasjonen, legejournal, fysioterapi journal, ergoterapi vurderinger, mappe fra tjenester for funksjonshemmede som inneholdt vedtak etter sosialtjenestelovens kapittel 4: avlastning, omsorgslønn, BPA og praktisk bistand/opplæring, støttekontakt var holdt utenom).Alle barn i målgruppen for tilsynet hadde fått tilbud om IP (individuell plan), 9 av brukerne hadde fått utarbeidet individuell plan som jevnlig ble revidert, to brukere ønsket ikke IP. 3 av brukerne hadde BPA.
• Det fremgår av de gjennomgåtte IP at dette er et planverktøy som brukes aktivt og evalueres regelmessig. Det fremgår av IP at tjenestene har fokus på planlegging og tilrettelegging for overganger mellom barnhage til barneskole, fra barneskole til ungdomsskole og fra ungdomsskole til videregående skole.
• Elektronisk kvalitetssystem (www.helsesamarbeid.no) for den kommunale helsetjenesten var kjent og aktivt i bruk. Systemet ble demonstrert av helsesøster ved besøk i helsestasjonen
• Avvikshåndteringssystem ved helsestasjonen ble gjennomgått ved besøk Avvikssystemet var kjent og ble brukt
• Rehabiliteringsteamets protokoll over søknader til tjenesten 2006

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev av 28.02.2006 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland
• Dokumentasjon fra Alstahaug kommune, mottatt her 03.05.2006
• Program for tilsynet, brev av 22.05.2006 fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder/fylkessykepleier Målfrid Ovanger, Helsetilsynet i Finnmark
Revisor/ass. fylkeslege Caroline Olsborg, Helsetilsynet i Troms
Revisor/juridisk rådgiver Tor Bendos, Fylkesmannen i Nordland
Revisor/fylkessykepleier Benthe Westgaard, Helsetilsynet i Nordland