Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Helsemessig og sosial beredskap, med særskilt fokus på smittevern.

Ved tilsynet ble det påpekt at verken smittevernplan eller plan for helsemessig og sosial beredskap bygger på en ferdig utviklet risiko- og sårbarhetsanalyse, de inneholder ikke oversiktelige varslingslister eller ressursoversikter, de er ikke oppdaterte og er ikke øvd. Dette er viktige elementer i beredskapsplaner, og konklusjonen er at planene ikke tilfredsstiller lovens minimumskrav. Det ble derfor gitt 2 avvik på disse områdene.

Frist for lukking av avvik er satt til 1.12.2006.

Dato: 9.mai 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Risør kommune i perioden 1.2.2006 – 7.3.2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Risør kommune hadde pr 1.1.2005 6 909 innb., hvorav ca 4.500 i sentrumsnære områder. Innbyggertallet øker betydelig i sommerferien. Kommunen har legevaktsamarbeid med Arendal (ca 4,5 mil fra sentrum).

10-12 km av E-18 går gjennom kommunen, kystlinjen er vel 15 km lang. Kommunen har ingen stor havn, men det er mye skipstrafikk i leia utenfor. Det er ingen store industrivirksomheter som utgjør nevneverdig fare for omgivelsene ved en eventuell ulykke. Sentrum består av til dels tett og gammel trehusbebyggelse. Kommunen har en del festivaler hvert år, hvorav Trebåtfestivalen som strekker seg over en langhelg, er den best besøkte.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1.2.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 7.3.2006.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 7.3.2006.

Ved tilsynet ble det undersøkt om kommunen gjennom sine styringssystemer sikrer etterlevelse av myndighetskrav innenfor området helsemessig og sosial beredskap.

Område 1: Helsemessig og sosial beredskap.

Avvik 1:
Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke bygget på ferdig utviklet risiko– og sårbarhetsanalyse, den er ikke oppdatert, den er ikke forankret i overordnet kriseplan og den er ikke øvd.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsemessig og sosial beredskap.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke forankret i overordnet kriseplan.
• Risiko- og sårbarhetsanalysen for kommunens overordnede kriseplan inneholder i liten grad hendelser innenfor tjenesteområdet helse- og sosial.
• Det er egen risiko- og sårbarhetsanalyse for plan for helsemessig og sosial beredskap, men den er ikke rullert og oppdatert (datert 2003). Skadeforebyggende tiltak er ikke systematisk / planmessig satt i system og fulgt opp.
• Det er etablert mottakssenter ved Frydenborgsenteret, som også er tiltenkt å fungere som pårørendesenter (det vurderes å skille funksjonene).
• Leder for pårørendesenter er leder for pleie, omsorg og rehabilitering og er sentral også i andre funksjoner i en beredskapssituasjon (alternativ vurderes derfor).
• Planverk er ikke øvet utover de øvelser som Fylkesmannen kjører i samarbeid med kommunen hvert 4.år. Deler av planene, eks varslingslister, er ikke øvet.
• Det er ikke noen samlet varslingsliste i plan for helsemessig og sosial beredskap,
• Kriseteam er under etablering (ikke operativt dd)
• Planer innenfor helsemessig og sosial beredskap er underlagt overordnet planverk, men synes å ”leve sitt eget liv”.

Kommentar:
Kommuneledelsen var omforent om betydningen av beredskapsarbeidet, og har planverk for etablering av kriseledelse.

Etatsleder er delegert fullt ansvar og myndighet, og kan disponere sine ressurser fritt. Det var en klar holdning og tiltro til at ansatte gjør de nødvendige grep i en krise, og at det ikke står på midler / fullmakter. Dette inntrykket ble bekreftet av de ansatte.

Teknisk sektor har godt fokus på betydningen av deres ansvarsområder, oppgaver og tjenester som premiss for liv og helse, og arbeider med forebyggende samfunnssikkerhet. Brannansvarlig for sykehjemmet er aktiv med hensyn på opplæring og øvelser.

Område 2: Smittevern.

Avvik 2:
Smittevernplanen er ikke funksjonell og operativ.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Smittevernplanen har i all hovedsak preg av å være en ”smittevernhåndbok” mer enn en plan for etablering av tiltak ved utbrudd av smittsomme sykdommer.
• Planen er ikke oppdatert, inneholder ikke ressurskart, kompetansebehov / plan, og oversikt over ansvars- og oppgavefordeling utover den snevert definerte helsetjeneste og kommunelegens oppgaver og ansvar. Planen er ikke basert på risiko- og sårbarhetsanalyse.
• Det fremkommer under intervju at der er etablert rutiner for oversendelse av meldinger, prøveresultater (vann), planer mv fra teknisk sektor til kommunelege, men ordningens hensikt har lidd over lengre tid på grunn av fravær i kommunelegestillingen.

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenestene
• Lov om helsemessig og sosialberedskap
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kriseplan vedtatt senest 01.07.05
• Risiko- og sårbarhetsanalyse vedtatt 22.05.97 oppdatert 9.07.03
• Kommuneplan 1999-2011, langsiktig del og arealdel
• Beredskapsplan for helse- og sosialetaten, vedtatt juni 2003 revidert februar 2006
• Smittevernplan revidert 03.04.01, vedtatt 31.05.01
• Infeksjonskontrollprogram datert 14.02.06
• Kvalitetssikrings / internkontroll (IK), stikkordsliste, innholdsfortegnelse, definisjoner og lignende, datert 1997-2001
• Internkontrollsystem for beredskapsarbeid datert 10.08.98
• Legevakten i Arendal, vedtekter, beskrivelse
• Retningslinjer – legevakt dagtid – (udatert, usignert)
• Internkontrollsystem for Risør vannverk

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Risiko- og sårbarhetsanalyse helse- og omsorgsetaten
• Beredskapsinnspill til revidert kommuneplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel 1.02.2006
• Endelig program for tilsynet 23.02.2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege
Dag Auby Hagen, fung.avdelingsdirektør, fylkesmannens beredskapsavdeling