Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud gjennomførte i perioden 09.02.2006 - 18.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Lier.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Tilsynet i Lier kommune viste at kommunen gir barn og foreldre anledning til å medvirke i forbindelse med utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenestene.

Når det blir født barn i målgruppen for tilsynet som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødsel eller i nyfødtperioden, gir kommunen en forsvarlig oppfølging av barna. Barn med senere oppdaget habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet. Derimot sikrer ikke Lier kommune at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har et systematisk samarbeid med fastlegene.

I tilsynet kom det frem at planlegging av habiliteringstjenester i Lier kommune blir koordinert mellom kommunale instanser, og barn med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan.

Det fremkom i tilsynet at personell som gjennomfører habiliteringstiltak i de kommunale avlastningsboligene i Lier kommune har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter.

Lier kommune sikrer imidlertid ikke at private avlastere har tilstrekkelig kompetanse, og at disse blir fulgt opp og regelmessig evaluert.

Det ble gitt to avvik:

Avvik:
Lier kommune sikrer ikke at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har rutiner for systematisk samarbeid med fastlegene.

Avvik:
Kommunen sikrer ikke at avlastning som blir gitt av private inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, og sikrer ikke at privat avlastning blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Lier kommune i perioden 09.02.2006 - 18.07.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Buskerud. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Lier kommune er administrativt inndelt i 50 virksomheter som rapporterer direkte til rådmannsteamet. Teamet består av rådmannen og fire kommunalsjefer. Av de 50 virksomhetene, er det virksomhet for Habilitering, Helse og Rehabilitering som i hovedsak er omfattet av dette tilsynet. Virksomheter i omsorgstjenesten er involvert i mindre grad. Hver virksomhet ledes av en virksomhetsleder. Virksomhet Habilitering har ansvar for drift av Eikenga barne- og avlastningsbolig, tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven til familier med funksjonshemmede barn under 18 år, individuell plan for funksjonshemmede barn under 18 år, og rekruttering og oppfølging av fritidskontakter og private avlastere. Virksomhet Helse har ansvar for helsestasjon- og skolehelsetjenesten, og oppfølging av driftsavtalene med fastlegene og privatpraktiserende fysioterapeuter. Virksomhet Rehabilitering har ansvar for fysioterapi og ergoterapitjenesten, kommunalt hjelpemiddellager og ambulerende vaktmester

I virksomhet Habilitering er det opprettet et koordineringsmøte som har til oppgave å tildele tjenester etter søknad, samt drøfte saksfremlegg og vedtak. I koordineringsmøte sitter virksomhetsledere for habilitering, helse, rehabilitering og hjemmetjenesten, samt saksbehandler og konsulent i virksomhet Habilitering. De har møte hver 14 dag.

Lier kommune har også opprettet et team for individuell plan. Teamet har til oppgave å drøfte saksfremlegg hvor det er viktig at barnehage og skole deltar, behandle søknader / henvisninger om individuelle plan, og innvilge eller gi avslag på dette. Teamet har møte en gang per måned og består av fagkonsulent barnehage, fagkonsulent skole, fagkonsulent omsorg samt leder PPT i tilegg til deltakerne i koordineringsmøte

Det er opprettet en kommunal barne- og avlastningsbolig sentralt i Lier. Barneboligen består av fire leiligheter, og er et botilbud til funksjonshemmede barn som av ulik årsaker ikke kan bo hjemme hos foreldre/ pårørende. Det er ansatt 10 årsverk som går i turnus gjennom hele døgnet. Det er også i tilknytning til barneboligen en avlastningsbolig som består av 8 rom. Avlastingsboligen er bemannet gjennom hele døgnet. Avlastningstilbudet er for funksjonshemmede barn som bor hjemme hos foreldre/ pårørende, og er spesielt ment som avlastning for de som har omsorgen i hjemmet, dvs foreldre og søsken.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.02.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 08.03.2006.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.2006.

Intervjuer
15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Eikenga barne- og avlastningsbolig.

Sluttmøte ble avholdt 04.05.2006.

Det ble før gjennomføring av tilsynsbesøket foretatt telefonintervju med representanter for PPT og skole og barnehage som gir tilbud til barn i målgruppen for tilsynet.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Lier kommune sikrer ikke at helsestasjon- og skolehelsetjenesten har rutiner for systematisk samarbeid med fastlegene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift 03.04.2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 og Forskrift 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Følgende observasjoner legges til grunn for avviket:

• Gjennomgang av dokumentasjon viste lite kontakt fra helsestasjon til fastlegen. Dette gjaldt også fastlegen som kopimottaker av henvisninger sendt fra helsestasjon.
• Det ble opplyst at helsestasjon ikke har rutiner for samarbeid med fastleger, og at fastlegen i svært liten grad ble involvert til barn i denne målgruppen
• I de fremlagte IP og gjennom intervjuer fremkom det at fastleger kun untaksvis var involvert, fikk innkalling eller referat fra ansvarsgruppemøter

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke at avlastning som blir gitt av private inngår i den målrettede og planlagte habiliteringsprosessen, og sikrer ikke at privat avlastning blir gjennomført og evaluert i samsvar med beslutninger/vedtak og planer innenfor kravet til forsvarlighet

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-3, kommunehelsetjenesteloven § 6-3 og forskrift om habilitering § 4 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Følgende observasjoner legges til grunn for avviket:

• tjenesten som ytes ved privat avlastning inngår ikke systematisk som en del av oppfølgings og evalueringsopplegget i ansvarsgruppene
• det overlates til foreldrene å vurdere behov for opplæring og gi opplæring til private avlastere
• det foreligger ikke rutiner for å sikre at private avlastere har nødvendig kompetanse, ved systematisk å gjennomføre samtale med potensielle avlastere, gi opplæring, følge opp ved jevnlig kontakt og evaluere tjenesten

6. Regelverk

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 10.02.1977 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettigheter)
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• Forskrift av 28.06.2001 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21.12.2001 nr 1385 om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• Forskrift av 03.04.2003 nr 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjon- og skolehelsetjenesten

Forskrift av 23.12.2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Prosedyre, organisasjonsplan virksomhet Rehabilitering (fem sider)
• Prosedyre, organisasjonsplan virksomhet Habilitering
• Prosedyre, tjenestetildeling for funksjonshemmende barn under 18 år (to sider)
• Prosedyre, saksgang ved henvisning om individuell plan for personer under 18 år
• Informasjonsbrosjyre til alle familier med funksjonshemmede barn i Lier kommune
• Tjenestetilbudet til funksjonshemmede barn og deres familie etter lov om sosial tjenester
• Informasjonsbrosjyre barnehage
• Informasjonsbrosjyre skole
• Informasjonsbrosjyre Pedagogisk Psykologisk tjeneste
• Informasjonsbrosjyre Habilitering
• Informasjonsbrosjyre Eikenga barne- og avlastningsbolig
• Informasjonsbrosjyre Helsetjenesten (helsesøstre)
• Informasjonsbrosjyre Rehabilitering (fysioterapi, hjelpemidler)
• Informasjonsbrosjyre Hjemmetjenesten
• Informasjonsbrosjyre om Individuell plan/ ansvarsgruppearbeid
• Annet nyttig informasjon (1-2-3 linjetjenesten)
• Opplæringsplan for 2006, Virksomhet Habilitering
• Opplæringsplan 2006 – Koordinerende nettverk omsorg
• Stillingsbeskrivelse miljøterapeut
• Stillingsbeskrivelse fysioterapeut til barn og unge
• Stillingsbeskrivelse for off. godkjent sykepleier/ autorisert hjelpepleier
• Stillingsbeskrivelse autorisert omsorgsarbeider
• Stillingsbeskrivelse assistent
• Veiledende retningslinjer for tildeling av tjenester for funksjonshemmede og deres familier
• Veiledende retningslinjer for tildeling av brukerstyrt personlig assistent
• Veiledende retningslinjer for tildeling av avlastning
• Veiledende retningslinjer for tildeling av fritidskontakt
• Prosedyre for plass i institusjon med heldøgns bemanning
• Veiledende retningslinjer for tildeling av godtgjøring til personer som har særlig tyngende omsorgsarbeid
• Årsrapport 2004

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 10 siste brukermapper (den samlede dokumentasjon som foreligger i kommunen på aktuell bruker/pasient) til barn som er under utredning (ikke ferdig utredete) frem til 01.05.2006
• 30 brukermapper/pasientjournaler til barn i målgruppen hvor habiliteringsprosess pågår, og hvor tjenester er under utredning/planlegging/gjennomføring
• Dokumentasjon som viser eventuelle opplæringstiltak for personell i avlastningsbolig, barnebolig, støttekontakter som har habiliteringsoppgaver
• Avviksregistreringer
• Annen dokumentasjon som viser ledelsens gjennomgang av virksomheten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Det er blitt gjennomført telefonintervju av ansatte i PP – tjenesten, barnehage og skole i Lier kommune
• E- post vedrørende endring av rekkefølgen av personer som skal intervjues den 03 og 04 mai 2006.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Grete Bjørang, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder
Fylkessykepleier Ole-Bennie Johansen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Buskerud, revisor
Seniorrådgiver Randi Sigurdsen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Telemark, revisor