Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte i perioden 13.02.06 – 24.03.06 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Båtsfjord kommune. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet i 2006 med habiliteringstjenester til barn. Det landsomfattende tilsynet omfatter helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til barn.

Tilsynet omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Tilsynet i Båtsfjord kommune viste at kommunen legger til rette for at barn og foreldre medvirker i samarbeid om habiliteringstjenester til barnet.

Ansvarsgruppemøtene har fungert samlende for relevante deltjenester i habiliteringsarbeidet. I ansvarsgruppemøtene har foreldrenes behov vært styrende for det som har vært tatt opp i møtene.

Kommunen har ikke brukt individuell plan som et virkemiddel for å koordinere habiliteringsarbeidet. De har ikke tydeliggjort oppgaver og ansvar til barnets koordinator/ansvarsperson.

Kommunen har ikke sikret at de ansattes som arbeider nært brukeren har nødvendig kompetanse til å sikre sikrer forsvarlige tjenester.

Tilsynet viste samtidig at ikke alle barn i målgruppen sikres forsvarlige tjenester.

Ved tilsynet ble det påvist 3 avvik.

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at barn i målgruppen med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke nødvendig kompetanse hos de som arbeider nærmest brukeren.

Avvik 3:
Kommunen sikrer ikke at alle brukere får en helhetlig, forsvarlig habilitering.

Dato: 27.07.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Båtsfjord kommune i perioden 13.02.06 – 24.03.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 i området habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Mangler i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som har ansvar for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som har ansvar for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Båtsfjord kommune har 2185 innbyggere pr. 1. januar 2005. Av disse er 569 barn i alderen 0 – 19 år. 5 multifunksjonshemmende barn har et stort og omfattende hjelpebehov. Avdelingen følger også mange andre barn med spesiell behov.

Kommune har organisert sin habiliteringstjeneste til barn i avdeling for samordnet hjelpetjeneste. Samordnet hjelpetjeneste inkludere PP- tjenesten, barnevernstjenesten, helsestasjonen og psykisk helsetjenester til barn og unge. Totalt 8,9 årsverk. Ved full bemanning skal virksomheten ha 9,8 årsverk. Avdelingen har 1 helsesøsterstilling, 1 sykepleier. 1 psykiatrisk sykepleier og 2 spesialpedagoger. Kontormedarbeider i 20 % stilling av full stilling er tilknyttet helsestasjonen. Sosial- og barnevernstjenesten har 5 ansatt.

Avdeling for samordnet hjelpetjeneste er direkte underlagt rådmannen i kommunen.

Målsettingen for avdelingen er å bedre oppvekstvilkårene for barn og unge med særskilte behov. De skal hjelpe unge ut av vanskelige situasjoner og arbeide forebyggende. Foreldrene avgir samtykke hvor det fremgår hvem og hvilke instanser som kan arbeide sammen om hjelpetiltak til barnet. De ansatte involverer barn og foreldre i habiliteringsarbeidet. Avdelingen har faste møter med barnehage og skolene.

PP- tjenesten har deltatt i et HøyKOM-prosjekt, der faglig nettverk mellom kystkommunene via telematikk og bredbåndstilknytning står sentralt. Nordnorsk kompetansesenter var en sentral samarbeidspartner i prosjektet. Nettverkskontakten opprettsholdes fortsatt.

Legetjenesten i kommunen har vært utstabil og ikke alle barna hadde fastlege p.g.a vakanse i fastlegestillinger. Helsesøster bruker helsestasjonslegen for videre henvisning av barn til spesialisthelsetjenesten.

Kommunen kjøper tjenester fra privat fysioterapeut.

Kommunen har kun hatt tilbud om private avlastningshjem. Et nytt avlastningstilbud åpnes i april 2006. Det har også vært problem med å få støttekontakt og praktisk bistand til barn og foreldre.

Det er begrenset samarbeid mellom de ulike avdelingene i pleie- og omsorgstjenesten og avdeling for samordnet hjelpetjeneste i kommunen. For eksempel var ikke ressurser fra hjemmebasert omsorg/sykestua brukt til avlastning, hjelp til pleie og stell o.s.v.

Avdelingen har faste ansvarsgruppe møter og flere arbeidsmøter i året. De har faste samarbeidsmøter en gang pr. år med ambulant spesialisthelsetjenesten og ellers ved behov. De ansatte rapporterer om gode samarbeidsrelasjoner med spesialisthelsetjenesten. Spesialisthelsetjenesten er lett tilgjengelig når de ber om hjelp.

Virksomheten har ikke utarbeidet et internkontroll system. Noen av de deltakende tjenester har spor av IK-system, men dette er ikke samordnet for avdelingen.

Det var ikke etablert en koordinerende enhet i kommunen. Samordnet hjelpetjeneste oppfattet seg som en koordinerende enhet for barn, men ivaretok ikke alle funksjonene som er spesifisert i forskriften om habilitering og rehabilitering.

Samordnet hjelpetjeneste som inkluderer PP-tjenesten, barnevernstjenesten, helsestasjon og psykiske tjenester for barn og unge førte i hver enhet egen journal på pasienten. Disse er imidlertid ikke samordnet ved kryssreferanser eller kopi fra andre deltjenester.

Det var derfor vanskelig å få helhetlig oversikt over hvordan utredning og oppfølging av barn ble utført i kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Telematikk møte/formøte ble avholt 14. mars fra kl. 12.00 – 13.00 med PPT, skoler og barnehage.

Åpningsmøte ble avholdt 23.03.06 kl. 08.30 – 09.00

Intervju ble gjennomført 22, 23.og 24. mars 2006 . 8. ansatte ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring av lokalene ved avdeling for samordnet hjelpetjeneste i forbindelse med gjennomgang av pasientjournaler/brukermappene fra helsestasjonen og sosialkontoret.

Sluttmøte ble avholdt 24.mars 2006 fra kl. 11.00 – 12.00. Utvidet sluttmøtet fra kl. 12.00- 12.30 etter anmodning fra ansatte i Samordnet hjelpetjeneste.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder

• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder

• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at barn i målgruppen med behov for langvarige og koordinerte tjenester får utarbeidet individuell plan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2 a
• Pasientrettighetsloven § 2-5
• Sosialtjenesteloven § 4-3a
• Forskrift om individuell plan § 6
• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3 tredje ledd
• Forskrift habilitering og rehabilitering § 8.1
• Internkontroll forskriften § 4 g

Avviket er basert på følgende observasjoner som er bekreftet gjennom dokumentgjennomgang og intervju::

• Ingen av barna i målgruppen har fått individuell plan. En av foreldrene har søkt om individuell plan. Flere av barna hadde opplæringsplan.
• Koordinatorrollen for hvert enkelt barn er ikke godt nok ivaretatt, slik at foreldrene er selv må forholde seg til ulike deltjenester i kommunen.
• Det ble ikke tilstrekkelig opplyst om klagemuligheter.
• Kommunen har ikke habiliteringsplan
• Kommunen har ikke en koordinerende enhet der ansvar, forankring, opplæring og samarbeid er klarlagt.

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke nødvendig kompetanse hos de som arbeider nærmest brukeren.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6 - 2
• Internkontroll forskriften § 4-c
• Sosialtjenesteloven § 2-3

Avviket er basert på følgende observasjoner som er bekreftet gjennom dokumentgjennomgang og intervju:

• Kommunen sikrer ikke at assistenter, støttekontakter og avlastere får nødvendig opplæring.
• Kommunen sikrer ikke at personellet får nødvendig faglig opplæring og kunnskaper om tjenestemottakers behov.
• Kommunen framviser liten bevissthet om hvilke kompetanse som er nødvendig i forhold til den enkelte bruker.

Avvik 3:
Kommunen sikrer ikke at alle brukere får en helhetlig, forsvarlig habilitering.

• Avvik fra følgende myndighetskrav:
• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
• Forskrift habilitering og rehabilitering § 4
• Sosialtjenesteloven § 4-3 jfr. § 4-2
• Internkontroll forskriften § 4 a og g

Avviket er basert på følgende observasjoner som er bekreftet gjennom dokumentgjennomgang og intervju:

• Referat fra ansvarsgruppe møter beskriver behov for tiltak fra sosialtjenesten. Behovene følges ikke opp med utredning og adekvate tiltak
• Kommunen sikrer ikke at vedtak og beslutninger om tildeling av avlastning og støttekontakt blir iverksatt.
• Ansvarsgruppene fordelte ikke ansvar for iverksetting av tiltak på en slik måte at tiltak ble iverksatt innen en forsvarlig tidsramme. Det gikk for lang tid fra avdekking av grunnleggende behov og til nødvendige tiltak ble iverksatt.
• I noen tilfelle sikret ikke kommunen oppfølging i hjemmet.
• Samordnet hjelpetjeneste som inkluderer PP-tjenesten, barnevernstjenesten, helsestasjon og psykiske tjenester for barn og unge førte hver sin journal på pasienten, i noen tilfeller uten kopier og kryssreferanser. Det var derfor vanskelig å få helhetlig oversikt over hvordan utredning og oppfølging av barn ble utført i kommunen.

6. Regelverk

• LOV 1984-03-30 nr. 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (kul)
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sotjl.)
• LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell mv. (hlspl.)
• LOV 1999 – 07-02 nr. 61: Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven)
• LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR-2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons og klagenemnd.
• FOR 2001-06-28 nr 765: Forskrift om habilitering og rehabilitering (re- /habiliteringsforskriften)
• FOR 2004-12-23 nr 1837: Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)
• FOR 201-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• FOR-2003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Ved tilsynet er det funnet mangler i kommunens styringssystem som medvirker til svakheter med tjenester til funksjonshemmende barn i kommunen.

Ansvar- og samarbeidsrutinene er ikke avklart i tilstrekkelig grad, jf. Forskrift om internkontroll § 4 a

Dette medfører at relevant informasjon ikke blir formidlet slik at barna i tilstrekkelig grad blir fulgt opp med utredning av sin nevrologiske tilstand. En har for eksempel ikke i tilstrekkelig grad fått avklart hvilke forventingar og læringsmuligheter man kan stille til barn i skolesituasjon ut i fra deres medisinske tilstand.

Kommunen har ikke et system som sikrer at vedtak i sosialtjenesten blir fulgt opp og gjennomført og evaluert jf. internkontrollforskriften § 4 h.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Båtsfjord kommune – udatert organisasjonskart
• Årsmelding for samordnet hjelpetjeneste 2004
• Rehabiliteringsplan 1999 – 2003
• Målsetting for samordnet hjelpetjeneste
• Oversikt over barn med omfattende og langvarige tiltak og tjenester.
• Delegasjonsreglement for Båtsfjord kommune
• Inntakssamtale skjema
• Søknadsskjema om tjenester
• Henvisningsskjema til barne – og ungdomspsykiatrien
• Skjema søknad om særskilte ressurser til spesialundervisning
• Standardmal for stillingsbeskrivelser (ikke i bruk for alle ansatte)
• Rutiner for behandling av søknad om individuell plan (ikke iverksatt)
• Informasjonsskriv om individuell plan
• Oversikt over ansatte i virksomheten
• Arbeidsinstruks for hovedkoordinator og personkoordinator (ikke iverksatt)
• Informasjonshefte ”Barn og unge med nedsatt funksjoner” (Sosial og helsedirektoratet 2005)
• Møteoversikt i avd. (2 ansvarsgruppe møter pr. år). Arbeidsmøter internt i kommunen, møter med ambulantteam og møter med kompetansesentra.
• Personalets opplæring i 2005

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Pasientjournal fra helsestasjon/skolehelsetjeneste vedrørende 5 tjenestemottakere.
• Pasientjournaler/brukermapper der habiliteringsprosessen pågår vedrørende 5 tjenestemottakere.
• Pasientjournaler/brukermapper hvor tjenester er under utredning/planlegging vedrørende 5 tjenestemottakere.
• Gjennomgang av møtereferat.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra tilsynsmyndighetene av 08.02.06 vedrørende varsel om tilsyn med kommunens helse- og sosialtjenester til barn med behov for omfattende og langvarige tiltak og tjenester. Detaljert plan for tilsynet og verifikasjoner.
• E- mail av 23.02.06 til Båtsfjord kommune ved rådmann Birgit Eliassen med anmodning om tillatelse til å foreta et intervju med representanter fra barnehage, skole og PPT.
• E- mail av 09.03.06 til Båtsfjord kommune ved lederne i barnehage, skoler og PPT
• Båtsfjord kommunes oversendelse av dokumentasjon til tilsynet av 28.02.06
• Helsetilsynet i Finnmarks oversendelse av program for tilsynsdagene av 03.03.06
• E-mail 17. mars angående intervju med vernepleier Evelyn Sund Sørensen
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen av 21.03.06
• Brev av 26. april 2006 oversendelse av foreløpig tilsynsrapport
• Telefonsamtale med Bente Iversen om utsettelse av tilbakemelding på foreløpig rapport ble gitt til 22. mai 2006
• Brev av 31.05.06. Tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport fra Båtsfjord kommune
• E-mail til Bente Iversen 9. juni 2006 hvor vi ba om å få tilsendt skriftlig dokumentasjon på at barn var fulgt opp dersom i skulle endre et avvik.
• E-mail av 12. juni fra Bente Iversen hvor hun ber om en presisering av hva hun skulle sende til Helsetilsynet i Finnmark
• E- mail av 28.juni 2006 til Bente Iversen med en presisering om hva dokumentasjonen måtte synliggjøre.
• Brev av 5. juli 2006 – dokumentasjon fra Båtsfjord kommune.
• Brev av 27. juli 2006 oversendelse av endelig tilsynsrapport

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

* intervjuet 22.03.06

Tilsynet ble utført av:
Revisjonsleder/fylkessykepleier Målfrid Ovanger, Helsetilsynet i Finnmark
Revisor/rådgiver Gry Bogetun, Fylkesmannen i Finnmark
Revisor/ass. fylkeslege Caroline Olsborg, Helsetilsynet i Troms
Revisor/juridisk rådgiver Tor Bendos, Fylkesmannen i Nordland