Fylkesmannen i Vestfold har i perioden 310306 til 010606 ført tilsyn med Tjøme kommunes tjenester til psykisk utviklingshemmede. Tilsynet har tatt utgangspunkt i tjenester og organisering av disse til beboere i Lindholmveien 26.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-3, jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Det er gitt et avvik på det første området, og en merknad på det andre. Avviket gjelder blant annet manglende revurdering og iverksetting av vedtak. Merknaden gjelder manglende systematisk opplæring. Se nærmere om dette i kapittel 5. Det er gitt noen kommentarer i forhold til virksomhetens styringssystem, se kapittel 6.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tjøme kommune i perioden 310306 - 010606. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Tjøme kommune har ett bofellesskap for psykisk utviklingshemmede med fire beboere. Tilsynet har vært konsentrert om innhold og utførelse av tjenesten til disse beboerne. Delegert ansvar for tjenestene ble 010506 overført fra virksomhetsleder sosial til virksomhetsleder boligbaserte tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 310306. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 010606.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt  010606.

Tilsynet har hatt fokus på to områder:

• Om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenestelovens § 4-3, jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at tjenestemottaker mottar et tjenestetilbud i samsvar med endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2 bokstav a-d, jf internkontrollforskriften § 4 og forskrift om kvalitet i helse- og sosialtjenesten.

Avviket bygger på følgende observasjoner fremkommet i dokumentasjon og intervjuer:

• Vedtak om tjenester blir ikke regelmessig revurdert selv om de er tidsavgrenset. Vedtak løper ut uten å bli revurdert eller fornyet
• Vedtak om tjenester er i liten grad individualisert og spesifisert
• Endringer i behov hos en tjenestemottaker fører til endret tilbud, men uten at dette synliggjøres i vedtak. Økt behov hos en tjenestemottaker har ført til reduserte tjenester hos en annen. Dette synliggjøres heller ikke i vedtak.
• Reduksjon i tjenestetilbud pga bemanningsreduksjon synliggjøres ikke i endrede vedtak med en vurdering av om nivået fortsatt er forsvarlig
• Vedtak om støttekontakt for to av beboerne er ikke iverksatt pga vanskeligheter med rekruttering, og behovet er ikke avhjulpet ved iverksetting av andre tjenester
• Det er liten mulighet for individuell tilrettelegging av fritidsaktiviteter. Hvis én tjenestemottaker skal på tur, må andre tjenestemottakere være med, ellers lar turen seg ikke gjennomføre.

Merknad 1:
Det gis ikke systematisk opplæring om innholdet i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Merknaden er bygget på følgende:

• enkelte ansatte har ikke fått noe opplæring i forhold til sosialtjenesteloven kapittel 4A
• seminar i regi av Fylkesmannen opplyses å være eneste kurstilbud på området for andre ansatte de siste årene

Kommentar:
Det er ikke gitt avvik på dette punktet, da intervjuene viser at også de som ikke har deltatt på kurs eller seminar har tilegnet seg kunnskap om og forståelse av regelverket i sosialtjenesteloven kapittel 4A, om bruk av tvang og makt. Fylkesmannen anser likevel risikoen som unødvendig stor for at nødvendig kunnskap vil kunne mangle hos fremtidige tjenesteutøvere når det ikke finnes klare rutiner eller planer for hvordan nødvendig opplæring skal sikres.

Dokumentasjon og kommunikasjon brukes aktivt i den daglige tjenesteytingen for å yte best mulig tjenester tilpasset den enkelte innenfor ressursrammene. Kunnskap tilegnet gjennom det daglige arbeidet brukes imidlertid i liten grad til kvalitetsforbedrende arbeid i et lengre tidsperspektiv. Det foreligger ingen avviksmeldinger etter internkontrollforskriften. Det er uklarhet hos de ansatte i boligen om ansvarsplassering og -fordeling mellom de forskjellige ledelsesnivåene. Dette gjelder også i forhold til internkontroll og meldinger i kvalitetsforbedrende hensikt.

• Lov av 1991-12-13 nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Forskrift av 2003-06-27 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
• Forskrift av 2002-12-20 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegert fullmakt
• Stillingsinstrukser for ansatte i bofellesskapet
• Veiledning for utfylling av nødmelding etter sosialtjenesteloven kapittel 4A
• Oversikt over ansatte med angitt stillingsandel og utdanning
• Rutinehåndbok for virksomhet sosial
• Internkontrollperm
• Vedtak for beboerne i bofellesskapet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 310306
• Svar fra kommunen av 010506 vedlagt dokumentasjon
• Program av 180506
• Internkontrollperm levert med bud 260506

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

* Disse ble intervjuet sammen pga omorganiseringen som gjaldt fra 010506

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag Wendelboe
Gerd K. Numme
Martin Rutherfurd