Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A

Det er under tilsynet avdekket 2 avvik:

Avvik 1
Trøgstad kommune har iverksatt tiltak som inneholder bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemming, uten at saksbehandlingsreglene i sosialtjenesteloven kap. 4A er oppfylt.

Avvik 2
Trøgstad kommune sikrer ikke at alle tjenesteytere får tilstrekkelig opplæring i forhold til sosialtjenesteloven kap 4A.

Dato: 08.08.06

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Trøgstad kommune i perioden 05.04.06 – 27.06.06 gjennomført av Fylkesmannen i Østfold. Tilsynet er en del av det planlagte tilsynet som Fylkesmannen skal gjennomføres i 2006, og er en del av et landsomfattende tilsyn gitt i oppdrag av Statens helsetilsyn

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer oppfyllelse av bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Trøgstad kommune har i overkant av 5000 innbyggere. Kommunen har omorganisert og er fra 01.01.05 organisert etter en to-nivå modell som består av rådmannsnivå og virksomhetsledernivå. Kommunen er inndelt i 12 virksomheter. Tjenester til personer med utviklingshemming er organisert i virksomhet for bo- og dagtilbud for funksjonshemmede. Støttekontaktjenesten og avlastning er lagt til virksomhet familietjenesten.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.04.06. Oversikt over dokumenter som virksomheten har oversendt i forbindelse med revisjonen er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.06.06

Intervjuer ble gjennomført 26.06.06 og 27.06.06.

8 personer ble intevjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.06.06

I dette tilsynet retters oppmerksomheten mot om kommunen sikrer at forholdene legges tilrette for tjenesteyting med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. § 4A-4, første punktum, og om brukernes tjensestetilbud etter § 4-2 bokstav a-d endrer seg i samsvar med endringer i brukers behov.

Når tilsynet skal avklare om kommunen ”sikrer” sine tjenester, menes at tilsynet både skal undersøke hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Tilsynet omfatter følgende områder:

Område 1:
Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven §4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader på dette området.

Avvik 1
Trøgstad kommune har iverksatt tiltak som inneholder bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemming, uten at saksbehandlingsreglene i sosialtjenesteloven kap. 4A er oppfylt.

Avvik fra følgende krav i lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4A-5, 4A-7, 4A-8 jf. Forskrift om internkontroll § 4 bokstav c og g

Kommentar:
Dersom kommunen finner det nødvendig å iverksette tiltak som inneholder bruk av tvang og makt skal saksbehandlingsreglene i § 4A-7 følges. Ved beslutning om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller, skal beslutningen nedtegnes straks etter tiltaket er gjennomført i skjema for skadeavvergende tiltak. Melding om skadeavvergende tiltak skal deretter sendes skriftlig til den faglige ansvarlige for tjenesten, Fylkesmannen, hjelpeverge og pårørende.

Dersom tiltakene er planlagt på forhånd og adferden gjentar seg på en slik måte at det er mulig å utarbeide faste prosedyrer og lik praksis må vedtak etter § 4A-5 vurderes og saksbehandlingsreglene i § 4A-7 følges.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervju og dokumentgjennomgang at kommunen bruker følgende tiltak som inneholder tvang og makt:
• Fjerning av sikring til tv/musikk ved høy lyd om natta
• Fjerning av sikring til komfyr på kveld/natt
• Bruk av passeringsalarm ved seng
• Tiltakene brukes systematisk uten at saksbehandlingsreglene i § 4A-7 blir fulgt.
• Det fremkom av intervjuer at det har blitt utøvd tvang og makt uten at det er utfylt skjema om skadeavvergende tiltak.

Avvik 2
Trøgstad kommune sikrer ikke at alle tjenesteytere får tilstrekkelig opplæring i forhold til sosialtjenesteloven kap 4A.

Avvik fra følgende krav i lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester §§ 2-3, 4A-4, jf. Forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

Kommentar:
Det fremgår av sosialtjenesteloven § 4A-4 at kommunen plikter å legge til rette for minst mulig bruk av tvang og makt, herunder gi nødvendig opplæring etter § 2-3, samt faglig veiledning og oppfølging. Slik opplæring vil være nødvendig for å identifisere handlinger som inneholder tvang og makt jf. § 4A-2, ha kunnskap om vilkår for bruk av tvang og makt jf. § 4A-5, samt kjennskap til saksbehandlingsreglene ved bruk av tvang og makt jf. § 4A-7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at flere tjenesteytere ikke har tilstrekkelig kunnskap om sosialtjenesteloven kap. 4A, f.eks. krav til saksbehandling i forbindelse med vedtak om bruk av tvang og makt, krav til saksbehandling i forbindelse med meldinger om skadeavvergende tiltak, kunnskap om tvangsbegrepet og vilkår for bruk av tvang og makt.
• Flere av de som ble intervjuet ytret ønske om ytterligere opplæring og veiledning
• Det gjennomføres ikke systematisk opplæring i forhold til sosialtjenesteloven kap. 4A.
• Ansatte med mindre enn 50 % stilling deltar i liten grad på personalmøter der bl. a. forhold rundt kap. 4A diskuteres.

• Lov om sosiale tjenester av 13.12.91, kapittel 4 og 4A
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Kommunens delegasjonsreglement og brev om fullmakter
• Stillingsbeskrivelser for miljøarbeidere, primærkontakter, fagleder, avdelingsleder, samt lederavtale for virksomhetsleder BODAF
• Arbeidsbeskrivelser for dagvakt, aftenvakt, aktiv nattevakt og hvilende nattevakt.
• Rutiner for opplæring og vedlikehold av kompetanse, plan for oppfølging av medarbeidersamtaler
• Oversikt over alle ansatte som arbeider i forhold til psykisk utviklingshemmede
• Aktuelle prosedyrer/rutiner og retningslinjer som gjelder de reviderte områdene
• 11 enkeltvedtak for 10 tjenestemottakere etter tildeling av tjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d
• Retningslinjer for tildeling av de ulike tjenestene etter lov om sosiale tjenester § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d
• Meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner
• Kommunens rutiner for avvikshåndtering

Dokumenter som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 8 saksmapper/journaler
• Gjennomgang av kvalitetshåndbok
• Gjennomgang av avviksmeldinger
• Gjennomgang av brukerpermer

Det ble gjennomført befaring/besøk i flere boliger.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Revisjonsvarsel ble sendt fra Fylkesmannen 05.04.06
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen i brev datert 12.05.06, mottatt 22.05.06.
• Diverse korrespondanse pr. telefon og pr e-post
• Program for tilsynet ble sendt ut i brev datert 14.06.06
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport, datert 28.06.06
• Tilbakemelding fra Trøgstad kommune på den foreløpige tilsynsrapporten datert 05.07.06

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Atle Grønstøl, revisjonsleder
Astrid Sponheim Hunderi, revisor