Tilsynet er metodisk lagt opp slik at man ser på de tre fasene og sammenhengen mellom dem.

Gjennomgående tema er a) koordinering og samhandling og b) brukermedvirkning.

Det ble gitt ett avvik og to merknader.

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at habiliteringstjenester til barn planlegges og gjennomføres på en helhetlig og tilstrekkelig koordinert måte.

Merknad 1:
Tilgjengelige journal- og saksopplysninger er fragmentert da de ligger på flere ulike steder, og kommunen har et forbedringspotensial mht å sikre tilgang til samlet dokumentasjon, og til utveksling av informasjon ved samarbeid mellom de ulike kommunale tjenesteyterne.

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensial i forhold til å sikre kontinuerlig og forsvarlig opplæring, kompetanseheving og vedlikehold av kunnskap.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester til barn i Grimstad i perioden 5.04.06 – 30.06.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Grimstad kommune er nest størst i Aust-Agder med om lag 20.000 innbyggere, og er i vekst mht. folketall og næringsliv.

Kommunalsjef for Helse- og sosialtjenester er ansvarlig for den sektor som tilsynet retter seg mot, og han rapporterer til rådmannen. Leder for Boveiledertjenesten og Helsetjenesten rapporterer til kommunalsjef for Helse- og sosialtjenester.

Boveiledertjenester omfatter tjenester etter lov om sosiale tjenester. De yter bla tjenester til brukere som bor i tilrettelagte boliger, avlastning og støttekontakt. Helsetjenesten ledes av kommuneoverlegen, og omfatter fysio- og ergoterapi, hjemmesykepleie, helsestasjon og skolehelsetjeneste, to sykehjem samt fastlegeavtaler. Tjenestene er lokalisert på ulike geografiske steder og i forkjellige enheter.

Vedtak fattes av ulike instanser: Boveiledertjenesten fatter vedtak etter lov om sosiale tjenester § 4-2 jf § 4-3 for barn og familier som trenger sosiale tjenester. Bestillerenheten fatter vedtak om hjemmesykepleie etter kommunehelsetjenesteloven for alle i kommunen og lov om sosiale tjenester § 4-2 jf 4-3 for de eldre som har behov for hjemmetjenester mv. Vedtak om kontantytelser etter sosialtjenesteloven Kap. 5 tilligger sosialkontoret.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 27.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble holdt 05.04.06.

Åpningsmøte bleholdt 26.04.06.

Intervjuer
16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.04.06.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at habiliteringstjenester til barn planlegges og gjennomføres på en helhetlig og tilstrekkelig koordinert måte.

Avvik fra myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a
• Sosialtjenesteloven § 4-3a
• Forskrift om re-/habilitering § 7 første ledd og tredje ledd og § 8 annet og tredje ledd.
• Forskrift om individuell plan § 7
• Internkontrollforskriften § 4a bokstav f), g) og h)

Avviket baserer seg på følgende revisjonsbevis:

• Kommunen har ikke opprettet en egen enhet med ansvar for koordinering av re-/ habiliteringstjenester. Det bekreftes gjennom kommunens egne styrende dokumenter og intervjuer at denne funksjonen ikke er tilstrekkelig ivaretatt av noen annen enhet.
• Re-/habilieringstjenesten er ikke planlagt på systemnivå i kommunen, og det finnes ikke noen generell oversikt over behovene for re-/habilitering i kommunen.
• Hjemmesykepleie ytes bare i unntakstilfeller overfor målgruppen. I den grad hjemmesykepleien er lite involvert, har den ikke klart å samordne sine tjenester internt og mot brukerne. Dette bekreftes gjennom enkeltsaker og intervjuer.
• Kommunens arbeid med individuelle planer følges ikke godt nok opp mht utarbeiding, gjennomføring og evaluering. Når systemkoordinator har oppnevnt personlig koordinator, er kommunen av den oppfatning at vedkommende bruker har en individuell plan, uten at man sikrer at plandokumentet utarbeides og sluttføres.
• Ved gjennomgang av de planer som kommunen kunne fremlegge for tilsynet, ble det klart at flere av de individuelle planene hadde vesentlige innholdsmessige mangler i den skriftlige utarbeidelsen av planen, mens andre var tilfredsstillende.
• I flere av de tilfeller der individuell plan var utarbeidet, fantes ikke plandokumentet eller henvisning til dette i journalene/brukermappene.

Merknad 1:
Tilgjengelige journal- og saksopplysninger er fragmentert da de ligger på flere ulike steder, og kommunen har et forbedringspotensial mht å sikre tilgang til samlet dokumentasjon, og til utveksling av informasjon ved samarbeid mellom de ulike kommunale tjenesteyterne.

Revisjonsbevis: Ved gjennomgang av journaler ble det klart at dokumentasjon behandles i forskjellige systemer, og at det er vanskelig å samordne informasjon. F eks er individuelle planer bare unntaksvis å finne i brukermappene/journalene, men oppbevares hos koordinator sammen med logg for kontakt.

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensial i forhold til å sikre kontinuerlig og forsvarlig opplæring, kompetanseheving og vedlikehold av kunnskap.

Revisjonsbevis: Det foreligger ingen opplæringsplan for helse- og sosialtjenesten. Det er heller ingen penger til kurs og opplæring på årets budsjett. I intervjuer fremkommer det at årsaken til at det ikke er avsatt midler til kurs og opplæring er kommunens ønske om å spare penger. Kommunen har i tidligere år satt av penger til formålet.

• LOV 1984-03-30 nr. 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (khl)
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sostjl.)
• LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell mv. (hlspl.)
• LOV 1999 – 07-02 nr. 61: Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven)
• LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR-2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons og klagenemnd.
• FOR 2001-06-28 nr 765: Forskrift om habilitering og rehabilitering (re- /habiliteringsforskriften)
• FOR 2004-12-23 nr 1837: Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)
• FOR 201-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• FOR-2003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brev fra kommunen ved enhetsleder for Boveiledertjenesten datert 10.03.06
• Brev fra kommuneoverlegen dater 10.03.06 (rutiner for samarbeid)
• Organisasjonskart Grimstad kommune datert 20.09.04
• Årsmelding 2005: Boveiledertjenesten, Helse- og sosialtjenesten, Fysio- og ergoterapitjenenesten
• Rutiner for henvisning og div informasjon fra Fysio- og ergoterapitjenenesten
• Informasjon og rutiner fra Boveiledertjenesten
• Rutinebeskrivelse og skjema for individuell plan datert 10.03.06
• Rutiner for ansvarsgrupper
• Diverse informasjon fra Langemyr skole

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 40 journaler og brukermapper
• Brev om reduksjon avstøttekontakt ved fornyelse i 2006
• 21 individuelle planer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 27.02.06
• Oversendelse av dokumentasjon fra Grimstad kommune datert 10.03.06
• Oversendelse av program for dokumentgranskning, åpnings- og sluttmøte og intervjuer datert 10.04.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kirsti Haakens
Håkon Kiledal
Lasse Svenstrup Andersen