Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomførte i perioden 27.02.06 – 03.07.06 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Arendal.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Målsettingen med tilsynet er å finne ut om kommunen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring (internkontrollforskriften) sikrer at barna får forsvarlige og koordinerte tjenester. Tilsynet er metodisk lagt opp slik at man ser på de tre fasene og sammenhengen mellom dem. Gjennomgående tema er a) koordinering og samhandling og b) brukermedvirkning.

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:
Dokumentasjon i journaler og brukermapper ligger i ulike systemer, noe som gjør det vanskelig å få helhetlig oversikt i den enkelte sak, samt at dette i noen tilfeller vanskeliggjør samarbeidet og informasjonsflyten i forhold til eksterne samarbeidspartnere.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester til barn i Arendal i perioden 21.0306 – 03.07.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Arendal er den største kommunen i Aust-Agder med sine nær 40.000 innbyggere. Sørlandet sykehus Arendal HF Arendal, Habiliteringstjenester for barn og unge (Habu) er lokalisert i kommunen, noe som gir geografisk nærhet til spesialisthelsetjenesten.

Etter kommunesammenslåing i 1992 har kommunen gått gjennom ulike omorganiserings- prosesser. De senere år har man lagt om fra å ha 52 ulike resultatenheter underlagt 6 kommunalsjefer under rådmannen, til i dag å ha et lederlag bestående av rådmannen og 5 kommuneleder. Under ”Rådhuset” er det fire driftslag. Det er opprettet fagnettverk og ulike arbeidslag som kan jobbe på tvers av tjenesteenhetene. (Det var pr. 01.01.05 henholdsvis 21 nettverk og 128 arbeidslag, noe som vil variere etter behov.) De ytre etater består av 32 enheter (omsorg, skole, brannvesen osv).

Det er opprettet en egen enhet for Mestring og Rehabilitering, og Tjenestekontoret, Avlastningsboliger og Rehabiliteringstjenester dagtid er tre av seks avdelinger som er underlagt denne enheten og som yter aktuelle tjenester som omfattes av tilsynet. Tjenestekontoret fungerer som en koordinerende enhet for re-/habiliteringstjenester, og avdelingen utreder og fatter alle vedtak om tildeling av tjenester etter sosial- og helselovgivningen. Avlastningsavdelingen har de to underavdelingene Røedtunet og Fagerheim med henholdsvis 16 og 30 ansatte, som gir både dag- og døgntilbud. Det planlegges 6 nye tilrettelagte boliger som skal stå klar fra høsten 2006, noe som vil øke avlastningskapasiteten for foreldre med barn som ennå bor hjemme. Rehabiliteringstjenester dagtid har ansvar for fysioterapi, ergoterapi og hjelpemidler, og ansvaret arbeidet med individuell plan er underlagt leder for enheten. De fleste som får fysioterapibehandling får det via private som utfører oppdrag for kommune. Leder for Rehabiliteringstjenester dagtid har ansvaret for opplæring av personlige koordinatorer og tildeling av personlig koordinator til pasienter/brukere som har rett til det og som ønsker det.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 21.03.06.

Formøte ble avholdt 22.05.06.

Åpningsmøte ble holdt 22.05.06.

Intervjuer
Det ble foretatt 17 intervjuer

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 24.05.06.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke avdekket noen avvik under revisjonen.

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:
Dokumentasjon i journaler og brukermapper ligger i ulike systemer, noe som gjør det vanskelig å få helhetlig oversikt i den enkelte sak, samt at dette i noen tilfeller vanskeliggjør samarbeidet og informasjonsflyten i forhold til eksterne samarbeidspartnere.

Merknaden er basert på følgende revisjonsbevis:

• Ved gjennomgang av dokumentasjon ble det klart at informasjon ligger på ulike steder og i ulike systemer, og det er ikke alltid lett å sammenholde informasjonen fra f eks tjenestekontoret, helsetjenesten, sosialtjenesten og individuell plan.
• Datasystemet på helsestasjonene gir praktiske begrensninger for informasjonslagring og informasjonsutveksling med samarbeidende instanser, slik som for leger og fysioterapeutene.

• LOV 1984-03-30 nr. 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (khl)
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sostjl.)
• LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell mv. (hlspl.)
• LOV 1999 – 07-02 nr. 61: Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven)
• LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR-2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons og klagenemnd.
• FOR 2001-06-28 nr 765: Forskrift om habilitering og rehabilitering (re- /habiliteringsforskriften)
• FOR 2004-12-23 nr 1837: Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)
• FOR 201-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• FOR-2003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Administrativt organisasjonskart pr. 01.01.05
• Organisasjonskart for enheten Mestring og rehabilitering
• Presentasjon/funksjonsbeskrivelse av barnefysioterapeutene
• Henvisningsskjema fysioterapi
• Presentasjon av avlastningsenheten ved Røedtunet og Fagerheim
• Årsberetning for Arendal kommune 2005
• Henvisning til rutinebeskrivelser for individuell plan
• Arendal kommunes hjemmeside ( www.arendal.kommune.no )

Korrespondanse med virksomheten:

• Varsel til kommunen om tilsyn datert 21.03.06
• Kommunens oversendelse av dokumentasjon datert 07.04.06
• Program for intervjuer og åpnings/sluttmøte 14.05.06

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 15 individuelle planer uten brukermapper/journaler
• Gjennomgang av diverse brukermapper fra sosialkontor/helsestasjonsjournaler/fysioterapijournaler/vedtaksmapper fra tjenestekontoret for til sammen 18 pasienter/tjenestemottakere.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Håkon Kiledal
Kirsti Haakens
Lasse Svenstrup Andersen