Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsyn med habiliteringstenester til barn i Bremanger kommune 07. - 08. juni 2006. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år.

Tilsynet omfatta følgjande område i dei kommunale sosial- og helsetenestene:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Innan dei områda som tilsynet omfatta, vart det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik. Rutinar og tiltak for å sikre koordinering og regelmessig drøfting av kommunale sosial- og helsetenester er i ein innkøyringsfase etter omorganisering og oppretting av driftseining Tenester for funksjonshemma.

Opplysningar som kom fram ved tilsynet, tilseier at barn i målgruppa vert utgreidde og følgde opp i samarbeid med foreldre, og ved behov med spesialisthelsetenesta. Samordning og evaluering av tenester til barn i målgruppa vert i dei fleste tilfelle i ansvarsgruppemøte. Tolk vert nytta ved behov. Planlegging av overgangar, til dømes frå barnehage til skule, byrjar som regel eitt år i førevegen.

Når det gjeld informasjonsutveksling mellom personell, er denne i hovudsak munnleg. Utanom ansvarsgruppemøta er det opp til dei einskilde tenesteytarane å avgjere om og kva tid informasjon vert formidla.

Det vart gjeve ein merknad:

Bremanger kommune bør vurdere om rutinar for informasjonsutveksling er føremålstenlege i høve til å sikre tverrfagleg samarbeid og koordinering av tenester.

Dato: 19. juni 2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med habiliteringstenester i Bremanger kommune 07. – 08. juni 2006, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år. Tilsynet med Bremanger kommune går og inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i dette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje vert fanga opp, utgreidde og får tilbod om adekvat oppfølging.

Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for utviklinga til barna. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet vart utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje avvik frå lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgjevinga blir overhalden

Rapporten omhandlar avvik som er påpeikte under revisjonen og gir difor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Bremanger kommune har i underkant av 4000 innbyggjarar. Frå 01. januar 2006 er Tenestene til funksjonshemma organisert i ei eiga driftseining med ansvar for tildeling av tenester etter sosialtenestelova kapittel 4 til barn og vaksne funksjonshemma. Frå same dato er helse-tenestene lagt til driftseining Sosial/PPT/Helse med felles driftssjef. Helsestasjons- og skulehelsetenesta i indre og ytre har felles fagleg leiar. Ein fastlege i ytre og ein i indre har avtale med kommunen om eit fast timetal ved kvar av helsestasjonane. Ergoterapitenesta er administrativt lagt til driftseining Open omsorg ytre, men samarbeider med andre kommunale deltenester om tiltak for barn og vaksne. Kommunen har ikkje inngått avtale med privatpraktiserande fysioterapeutar om faste timar i helsestasjon og skulehelsetenesta, men kjøper tenester av to fysioterapeutar, ein i indre og ein i ytre, for undersøking av barn ved 6-månaderskontroll og 6-årskontroll. Dei utfører og funksjonsundersøkingar av barn etter oppdrag frå helsestasjonen eller PPT. Leiarane for driftseiningane open omsorg indre og open omsorg ytre er tillagt funksjonen som koordinerande eining.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt 06. mars 2006

Opningsmøte vart halde 07. juni 2006.

Intervju 14 personar vart intervjua.

Sluttmøte vart halde 08. juni 2006.

Oversikt over dokument som Bremanger kommune har oversendt i samband med førebuing av tilsynet og dokument som vart gjennomgått under tilsynet, er lista opp i kapittel 7.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at born med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utgreiing. Dette omfatta også:
• om barn som vert diagnostiserte i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklarte habiliteringsbehov vert fanga opp og utgreidde
• om barn og foreldre får høve til å medverke i utgreiinga

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det vert utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester. Dette omfatta også:
• om individuell plan vert nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester vert gjennomførte, regelmessig evaluerte og endra ved behov. Dette omfatta også:
• om barn og familie medverkar i gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar vert oppretthaldne ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Innan dei områda som dette tilsynet omfatta, vart det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik.

Det vart gitt ein merknad:

Merknad:
Bremanger kommune bør vurdere om rutinar for informasjonsutveksling er føremålstenlege i høve til å sikre tverrfagleg samarbeid og koordinering av tenester.

Merknaden byggjer på følgjande:

Relevant informasjon om endring i tildelte tenester/ iverksetting av andre tenester til barn i målgruppa vert i enkelte tilfelle ikkje formidla til samarbeidande deltenester før i neste møte i ansvarsgruppe. Dette møtet kan vere inntil ½ år fram i tid.

Informasjonsutveksling mellom personell i dei ulike deltenestene er i hovudsak munnleg. Resultat av funksjonsvurderingar som fysioterapeut utfører vert formidla munnleg, men ikkje alltid skriftleg til helsestasjonen.

Dersom helsestasjonslege ikkje er fastlege for barnet, varierer det om og korleis fastlege vert informert om at barn blir tilviste til spesialisthelsetenesta. I mange tilfelle er helsestasjonslegane og fastlegar for barna.

Ut over tildeling av tenester etter sosialtenestelova kapittel 4 er det ulike oppfatningar om Tenester for funksjonshemma (TFF) eventuelt har ansvar for andre oppgåver. Det gjeld til dømes om TFF er venta å ha oversyn over alle barn som har eller som individuell plan er under utarbeiding for og om TFF har særskilt ansvar for koordinering av tenester til personar som treng langvarige og koordinerte tenester. Ansvar og oppgåvedeling mellom driftsleiar og fagleiar for TFF er ikkje fullt ut klargjort. Det er utarbeidd stillingsomtale for somme av driftsleiarane, mellom anna for driftsleiar for TFF, men ikkje stillingsomtale for fagleiar i eininga.

Det følgjer av dokumentasjon som er motteken i samband med tilsynet at dei einingane som har funksjonen som koordinerande eining, ikkje har fått nokon meldingar.

Tilsynet har elles merka seg: Administrative og faglege leiarar i dei tenestene som dette tilsynet omfatta, har regelmessig kontakt og er tilgjengelege for kvarandre ved behov. For å vidarutvikle det tverretatlege samarbeidet, samordne tenester og avklare trong for endringar i tenestetilbod, er det frå nyttår innført regelmessige tverretatlege møte. Helsestasjonen følgjer opp barn og gir tidleg tilbod til foreldre om oppretting av ansvarsgrupper. Ved utforming og gjennomføring av tiltak til det einskilde barnet vert det teke omsyn til korleis foreldre ønskjer å medverke.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Dokumentasjon frå Bremanger kommune send over i samband med førebuing av tilsynet:

1. Årsmeldingar 2005
2. Organisasjonskart for verksemda
3. Delegasjonsreglement for Bremanger kommune
4. Kopi av kommunestyrevedtak – delegasjonsreglement –Bremanger kommune
5. Kopi av delegert vedtak frå administrasjonsutvalet – overføring av ansvar etter kap. 4 i lov om sosiale tenester
6. Skjematisk oversikt over informasjonsflyt ved sosialkontor i Bremanger kommune
7. Beskrivelse av ansvarsdeling for tiltak for funksjonshemma – open omsorg, tenester for funksjonshemma og sosialkontoret
8. ”Framlegg til ny organisering av sosial/PPT og Helse”
9. Orientering om koordinerande eining for rehabiliteringstenestene
10.  Orientering om ergoterapeut sitt arbeid i skulehelsetenesta og helsestasjonstenesta
11.  Stillingsomtalar
    -  ergoterapeut
    -  driftsjef - tenestene for funksjonshemma
    -  driftsjef - open omsorg indre og ytre Bremanger
12.   Styringsdokument/Internkontroll i høve ansvargrupper
13.   Tenesteerklæring for pleie og omsorgstenester - heimesjukepleie
14.   Skjema søknad om pleie- og omsorgstenester i Bremanger kommune
15.   Prosedyre for individuelle planar i Bremanger kommune
16.   Veileder ”Barn og unge med nedsatt funksjonsevne – hvilke rettigheter har familien”
17.   Informasjon om Miljøarbeidar ved helsestasjonane
18.   Opplysningar om avlastingstilbod i Bremanger kommune
19.   Opplysningar om utarbeiding og bruk av individuelle planar
20.   Opplysningar om framgangsmåte ved oppretting og arbeid i ansvargrupper for barn og unge.
21.   PPT tenesta - Oversikt over samarbeidsmøter
    -  mellom barnehagane og det kommunale hjelpeapparatet
    -  mellom skulane og det kommunale hjelpeapparatet
    -  internt samarbeidsmøte i det kommunale hjelpeapparatet- tverrfagleg møte
    -  Rutinar ved tilmelding til PPT/ enkeltsaker
22.   Årsplan Pedagogisk psykologisk Teneste
23.   Helsestasjonsrutinar
    -  Barn og foreldre med spesielle behov
    -  Plan for helsearbeid i skulen
24.   Informasjon om skulehelsetenesta
25.   Prosedyrar i legetenesta –organisering av legeteneste
26.   Plan for skulehelseteneste i Bremanger kommune
    -  arbeidsfordeling og samarbeidspartar
    -  tverrfagleg samarbeid og samarbeid med barnevern
27.   Opplæringsplan 2006
28.   Saksgang ved avvikshandtering
    -  avvik skal registrerast når:
    -  skjema - registrering av rutinesvikt og avvikskorrigerande tiltak

Brev tilsendt vår dato 21.04.06

1. Opplysningar om namn og stillingsstorleik på tilsette i heimetenestene, støttekontaktar, private avlastarar og tilsette i avlastingsbustad

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Telefonsamtale med fagleiar barnehage, Oppvekst Svelgen, Kari Rita Frøyen
• Telefonsamtale med fastlege Shanker, Bremanger indre
• Frå Helse Førde HF: Oversikt over barn i Bremanger som Helse Førde HF, Klinikk for rehabilitering og kronisk sjukdom, avdeling for barnehabilitering føl opp, og oversikt over fastlegane til desse barna

Informasjon frå nettsidene til Bremanger kommune

• Administrasjonssjefens kontor, Tenestene for funksjonshemma, Open omsorg, Helsestasjonar, Sosial og barnevernstenesta, Ergoterapiteneste, Fysioterapi

Dokumentasjon som vart motteken ved tilsynet:

• Prosedyre utarbeida av fastlege Shanker - ”Samarbeid med helsestasjonslege”
• System for egenkontroll – Dr. Shanker AS - Oppfølging av barn med kronisk sjukdom
• Mal for individuell plan

Dokumentasjon som vart gjennomgått under tilsynet:

• I alt vart pasientjournalar/klientmapper for 15 barn gjennomgått.

Det vart sett etter:

• om meldingar/rapportar frå barneavdeling og barnehabiliteringstenesta låg føre,
• om undersøkingar og eventuelle tiltak før tilvising til spesialisthelsetenesta gjekk fram,
• om det var gjort ei samordna utgreiing av behov for kommunale tenester,
• om planlegging, om gjennomføring og evaluering av tenester var samordna,
• om overgangar var planlagt, om tenester vart planlagt og evaluert i samarbeid med spesialisthelsetenesta,
• om barn og foreldre medverka ved planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester
• om det ved behov var nytta tolk.

Korrespondanse mellom Bremanger kommune og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane:

• Melding om tilsyn, brev 06. mars 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• Dokumentasjon frå Bremanger kommune, brev av 11. april 2006 med vedlegg
• E-post frå Fylkesmannen til Bremanger kommune av 07.04.06
• Brev av vår dato 21.april 2006 frå Bremanger kommune
• Program for tilsynet, brev 18.mai 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• Korrigert program og oversyn over planlagt dokumentgjennomgang, e-post 01. juni 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Tilsynet blei utført av:
Fosse, Grethe, ass. fylkeslege
Gjennestad, Lillian, rådgjevar
Robøle, Anne Grete, underdirektør, leiar
Tjøsvoll, Rune, rådgjevar
Wangen, Anne Eli, fylkessjukepleiar