Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsyn med habiliteringstenester til barn i Førde kommune 15. – 16. juni 2006. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år.

Tilsynet omfatta følgjande område i dei kommunale sosial- og helsetenestene:

• Utgreiing av barna
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Ut frå opplysningar som vart gjeve i samband med tilsynet, er ansvar og rutinar i samband med utgreiing av tilstanden til barna, planlegging og evaluering av habiliteringstenester kjende og følgde av dei som deltok. Det er lagt til rette for at barn og foreldre kan medverke i samband med utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester. Ansvarsgrupper og individuell plan vert nytta til å koordinere tenestetilbod. Når tilstanden til barnet tilseier at det er behov for det, vert det samarbeidd med spesialisthelsetenesta. Det er sett i verk forskjellige tiltak for å sjå til at tenestene fungerer som føresett.

Innan dei områda tilsynet omfatta vart det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik. Det vart gjeve to merknader.

Merknadane er:

Merknad 1: Helsestasjonen bør vurdere tiltak for betre å medverke til at fastlegar vert informerte dersom helsestasjonen tilviser barn til spesialisthelsetenesta.

Merknad 2: Førde kommune bør vurdere om rutinar for å sikre at tenester og tiltak frå sosialtenesta er føreseielege for mottakarane, og om rutinar for å sikre at oppdragstakarar får relevant informasjon, opplæring og oppfølging er tilstrekkelege.

Dato: 14. august 2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med habiliteringstenester i Førde kommune 15. - 16. juni 2006, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet i alderen 0 - 18 år. Tilsynet med Førde kommune går og inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i dette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket, og sosialtenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Skilnader i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje vert fanga opp, utgreidde og får tilbod om adekvat oppfølging.

Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for utviklinga til barna. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta, og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap og oppfølging av eventuelle avvik vil verte koordinert.

Tilsynet vart utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda ivaretek ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje avvik frå lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivinga blir overhalden

Rapporten omhandlar avvik som er påpeikte under revisjonen og gir difor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innanfor dei områda tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Førde kommune har omlag 11300 innbyggjarar. Kommunen har organisert tenestene etter ein to- nivåmodell. Rådmann og eit leiarteam med fire kommunalsjefar har ansvar for 37 tenesteeiningar. Ansvaret for helse, sosial og pleie og omsorgtenestene er lagt til ein av kommunalsjefane. Førde kommune har oppretta eit tverrfagleg og tverrsektorielt habiliteringsteam som mellom anna skal ha oversikt over og sikre at barn i målgruppa som ønskjer det, får ansvarsgruppe og utarbeidd individuell plan. Tenesteleiar for fagutvikling og koordinering er leiar for dette teamet. Kommunen samarbeider med tre fysioterapeutar ved eit fysikalsk institutt om utgreiing og behandling av barn.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt 06. mars 2006

Opningsmøte vart halde 15. juni 2006.

Intervju 18 personar vart intervjua.

Sluttmøte vart halde 16. juni 2006.

Oversikt over dokument som Førde kommune har oversendt i samband med førebuing av tilsynet og dokument som vart gjennomgått under tilsynet, er lista opp i kapittel 7.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at born med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utgreiing. Dette omfatta også:
• om barn som vert diagnostiserte i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklarte habiliteringsbehov vert fanga opp og utgreidde
• om barn og foreldre får høve til å medverke i utgreiinga

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det vert utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og koordinert planlegging av habiliteringstenester. Dette omfatta også:
• om individuell plan vert nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
• om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
• om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester vert gjennomførte, regelmessig evaluerte og endra ved behov. Dette omfatta også:
• om barn og familie medverkar i gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkeleg kunnskap og eigenskapar
• om kontinuitet i habiliteringsprosessar vert oppretthaldne ved overgangar
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Innan dei områda som dette tilsynet omfatta, vart det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik.

Det vart gitt to merknader:

Merknad 1:
Helsestasjonen bør vurdere tiltak for betre å medverke til at fastlegar vert informerte dersom helsestasjonen tilviser barn til spesialisthelsetenesta.

Merknaden byggjer på følgjande:

• Kommunen har avklart at fastlegar skal ha oppfølgingsansvaret for barn med særskilde behov. Ved helsestasjonen varierer praksis for å informere fastlege om tilvisingar av barn til spesialisthelsetenesta. Det er ikkje klart korleis desse informasjonsrutinane skal vere.

Merknad 2:
Kommunen bør vurdere om rutinar for å sikre at tenester og tiltak

frå sosialtenesta er føreseielege for mottakarane, og om rutinar for å sikre at oppdragstakarar får relevant informasjon, opplæring og oppfølging er tilstrekkelege.

Merknaden byggjer på følgjande:

• Familiar til barn i målgruppa som hadde søkt om privat avlasting og/eller støttekontakt var tildelt slike tenester. I sosialtenesta vert andre oppgåver enn å fatte skriftlege vedtak prioritert. Då tilsynet vart gjennomført, var det uvisst kor lang tid det ville ta før skriftlege vedtak ville liggje føre.
• Oppdragstakarane får informasjon om oppdrag i samband med besøk hos familien eller samtale på sosialkontor før avtale om avlasting eller støttekontakt vert inngått. Rettleiing vert elles gitt etter førespurnad frå oppdragstakaren.
• Foreldre har i stor grad ansvar for informasjon og opplæring av støttekontaktar og avlastarar om korleis barna sine medisinske problem skal ivaretakast. Sosialtenesta har ikkje faste rutinar for informasjon, opplæring og oppfølging av oppdragstakarane. Det er ikkje vurdert om noverande praksis sikrar at avtalar er klare og at relevant informasjon, opplæring og oppfølging dekkjer behov for dette.

Kommentar:
Vedtak om sosiale tenester, her privat avlasting og støttekontakt, skal oppfylle krav som følgjer av forvaltningslova kapittel V. Part i saka skal ha melding om vedtaket. Hovudregelen er at denne meldinga skal vere skriftleg. Dei som har fått tildelt tenester eller fått avslag på søknad, har rett til å få vite kva vurderinga og avgjerda går ut på, og dei skal ha opplysningar om klagerett og om hjelp til å klage.

Tilsynet har elles merka seg: Det er faste rutinar for oppfølging av nyfødde, foreldre og barn med uavklarte tilstandar. Det er lagt til rette for at barn og foreldre får informasjon og medverkar i utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester. Det vert innhenta vurderingar og samarbeidd med spesialisthelsetenesta når tilstanden til barna tilseier at det er behov for dette. Ansvarsgrupper, samarbeidsmøte og individuell plan vert nytta til å sikre koordinering, evaluering, og eventuelt endring av tenester. Førebuing og planlegging av overgangar startar 2 - 1 år i førevegen. Handlingsplanar, utviklingsavtalar med tenesteleiarar, regelmessige møte og medarbeidarsamtalar er blant tiltaka som vert nytta for å følgje med på om tenestene fungerer som føresett.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Dokumentasjon frå Førde kommune send over i samband med førebuing av tilsynet:

1. Årsmelding Førde kommune2005
2. Årsmelding Førde kommune 2005 - Einingane sine årsmeldingar
3. Organisasjonskart – Administrativ organisering Førde kommune
4. Leiaravtale
   - mellom kommunalsjef og rådmannen
   - mellom resultateiningsleiar og rådmannen/v kommunalsjef
5. Resultat- og utviklingsavtale mellom resultateining og rådmannen v/ kommunalsjef
6. Saksutgreiing – Delegeringsreglement – vedteke i Bystyret 18.03.04
7. Administrativt delegeringsreglement
8. Saksprotokoll frå Bystyret – Barn og unge med funksjonshemmingar – Plan for habiliteringsarbeid i Førde kommune 22.04.1999
9. Saksprotokoll frå Formannskapet – Barn og unge med funksjonshemmingar – Plan for habiliteringsarbeid i Førde kommune 14.04.1999
10.   Saksutgreiing - Barn og unge med funksjonshemmingar – Plan for habiliteringsarbeid i Førde kommune 30.03.1999
11.   Bystyrevedtak – Organisering av habilitering og rehabilitering i Førde kommune 25.09.2003
12.   Saksutgreiing – Organisering av habilitering og rehabilitering i Førde kommune 07.08.2003
13.   Handlingsplan 2006 – 2009 Førde kommune Kommunale mål for pleie og omsorgstenesta
14.   Oversikt over /namn på støttekontaktar og private avlastarar
15.   Informasjon om tenester – Førde kommune sine nettsider:
    - heimehjelp, praktisk bistand
    - personleg assistent, heimehjelp
    - avlasting for barn og vaksne, privat avlasting
    - avlastingsbustad, barnebustad
    - støttekontakt/treningskontakt
    - omsorgsløn
    - individuell plan for personar 0-18 år/ habiliteringsteamet
    - heimesjukepleie
16.   Skjema - Søknad om individuell plan
17.   Mal – Individuell plan
18.   Referat frå møte i habiliteringstemaet: 09.03.06, 26.01.06, 15.12.05, 03.11.05, 06.10.05, 15.09.05, 01.09.05, utan dato, 19.05.05, 31.03.05, 11.02.05, 03.02.05
19.   Rutinar – helse og sosial – Opplæringsplan helse og sosiale tenester 27.01.05
20.   Oversikt - Styringssystem Førde kommune
21.   Handbok for arbeid med førskulebarn som har behov for ekstra hjelp og støtte 2005 – høyringsutkast

Dokumentasjon tilsendt per e-post 13.06.06:

• Opplæringsplan for koordinatorar i ansvarsgrupper 2006/2007
• E-post tilsendt 23.05.06 frå fagleiar Førde helsestasjon
• Uttale - Habilitering i forhold til barn og unge ved Førde helsestasjon og Førde skulehelseteneste
• E-post tilsendt 15.05.06 frå einingsleiar helse, Asmund Friborg
• Oversikt over tilsette og stillingsstorleik ved helsestasjonane og skulehelsetenesta i Førde

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Skriftleg uttale frå PPT for indre Sunnfjord om samarbeid mellom barnehagar, skular PPT og sosialtenestene i Førde kommune 10.04.06.
• Telefonsamtale med kommunalsjef Helge Sæterdal 10.mai 2006
• Telefonsamtale med fastlege Ingrid Ytrehus, Førde kommune
• Frå Helse Førde HF: Oversikt over barn i Førde som Helse Førde HF, Klinikk for rehabilitering og kronisk sjukdom, avdeling for barnehabilitering føl opp, og oversikt over fastlegane til desse barna

Informasjon frå nettsidene til Førde kommune

• Oversikt over tilsette i Førde kommune

Dokumentasjon som vart gjennomgått under tilsynet:

• I alt vart pasientjournalar/klientmapper for 19 barn gjennomgått.

Det vart sett etter:

• om meldingar/rapportar frå barneavdeling og barnehabiliteringstenesta låg føre,
• om undersøkingar og eventuelle tiltak før tilvising til spesialisthelsetenesta gjekk fram,
• om det var gjort ei samordna utgreiing av behov for kommunale tenester,
• om planlegging, om gjennomføring og evaluering av tenester var samordna,
• om overgangar var planlagt, om tenester vart planlagt og evaluert i samarbeid med spesialisthelsetenesta,
• om barn og foreldre medverka ved planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester
• om det ved behov var nytta tolk.

Korrespondanse mellom Førde kommune og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane:

• Melding om tilsyn, brev 06. mars 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• Dokumentasjon frå Førde kommune, brev av 06. april 2006 med vedlegg
• E-post frå Fylkesmannen til Førde kommune av 07. april 2006
• Program for tilsynet, brev 11. mai 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• Oversikt over planlagt dokumentgjennomgang, e-post 01. juni 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
• Korrigert program, e-post 31. mai og 12. juni 2006 frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over personar som vart intervjua.

Tilsynet blei utført av:
Fosse, Grethe, ass. fylkeslege
Gjennestad, Lillian, rådgjevar
Robøle, Anne Grete, underdirektør, leiar
Tjøsvoll, Rune, rådgjevar
Wangen, Anne Eli, fylkessjukepleiar