Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 31.03.2006 - 15.08.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Mandal .

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Målsettingen med tilsynet er å finne ut om kommunen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring (internkontrollforskriften) sikrer at barna får forsvarlige og koordinerte tjenester. Tilsynet er metodisk lagt opp slik at man ser på de tre fasene og sammenhengen mellom dem. Gjennomgående tema er

a) koordinering og samhandling og

b) brukermedvirkning.

Ved tilsynet ble det påpekt et avvik og gitt en merknad.

Avviket er:
Kommunen sikrer ikke i nødvendig grad koordinering og oppfølging av habiliteringstjenester til barn.

Merknaden er:
Kommunen bør vurdere om skal etableres et system som på en mer samordnet måte sikrer oppfølging av arbeidet med individuelle planer.

Dato: 15.08.2006

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Mandal i perioden 31.03.2006 – 15.08.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Mandal kommune hadde pr. 01.01.2006, 14 069 innbyggere. Andelen barn og unge i alder 0-17 år ligger på samme nivå som gjennomsnittet i fylket, men noe over snittet for landet.

Mandal kommune er organisert etter en to-nivå modell. I tillegg til noen stabsfunksjoner har rådmannen i sin ledergruppe tre kommunalsjefer. I rådmannens stab inngår bl.a. kommuneoverlegen. Kommunen har ellers 18 tjenesteenheter ledet av enhetsledere. De mest sentrale enheter i forhold til dette aktuelle tilsyn var oppvekstenheten, levekårsenheten, samt pleie og omsorg, vest og øst.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.03.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 16.05.2006. Etter formøte ble det innhentet forhåndsinformasjon ved samtale med representanter fra skole, barnehage, og PP-tjenesten.

Åpningsmøte ble avholdt 20.06.2006.

Intervjuer
16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.06.2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder

• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjenester
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke i nødvendig grad koordinering og oppfølging av habiliteringstjenester til barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 7, 8 og 9.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav f og g.

Avviket bygger på følgende revisjonsbevis:

• Kommunen har ikke opprettet en synlig og godt kjent koordinerende enhet for re-/habiliteringstjenesten i kommunen. Dette fremkommer av dokumentasjon og bekreftes gjennom intervjuene.
• Det fremkommer gjennom intervjuer at behovet for en slik koordinerende enhet er til stede og det blir antatt at den manglende koordinerende enhet kan føre til at tjenester ikke koordineres eller ytes til rett tid.
• Det fremkommer av kommunens egen plan for habilitering og rehabilitering, vedtatt i 2002, at det er behov for og at det bør opprettes en koordinerende enhet. Dette er ikke fulgt opp.

Kommentar:
En koordinerende enhet skal kunne ta i mot henvendelser om behov for re-/habilitering og være et kontaktpunkt overfor spesialisthelsetjenesten og skal medvirke til at det er lett for brukere og samarbeidspartnere å finne frem til og komme i kontakt med det kommunale tjenestetilbudet.

Merknad 1:
Kommunen bør vurdere om det skal etableres et system som på en mer samordnet måte sikrer oppfølging av arbeidet med individuelle planer.

Merknaden er bygget på følgende revisjonsbevis:

• Det fremgår av intervjuer at utpeking/beslutning om hvem som skal inneha funksjonen som koordinator for individuelle planer kan bli noe tilfeldig og ulikt fordelt og at det ligger en fare for at noen vil kunne være tilbakeholde med å ta opp spørsmålet om individuell plan fordi det fort vil kunne medføre koordinatoransvar for nytt planarbeid.
• Av intervjuer fremkommer det at det kan oppstå uheldige episoder i møte med brukere/foreldre dersom koordineringsansvaret er uavklart.
• Gjennom intervjuer blir det gitt uttrykk for at selv om det har vært en del opplæring i forhold til arbeid med individuell plan er det behov for mer systematisk oppfølging, kanskje særlig knyttet til hva det innbærer å ha en koordinatorrolle.

Kommentar:
Det er ikke krav i forskriften om at det skal være en systemkoordinator for individuelle planer. Men i forhold til å følge opp, ha oversikt over og eventuelt fordele koordinatorfunksjon og sørge for nødvendig opplæring, bør det vurderes om det kan være hensiktsmessig at en person har et spesielt ansvar på mer overordnet systemnivå.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Informasjon i e-post fra skolefaglig rådgiver
• Virksomhetsplan for Levekårsenheten 2006
• Virksomhetsplan for Oppvekstenheten 2006
• Eksempel på individuell plan i anonymisert form
• Utkast for revidering av kvalitetsarbeid og prosedyrer for helsesøstertjenesten
• Opplæringsplan for Oppvekstenheten
• Kort orienteringsskriv fra pleie- og omsorgstjenesten
• Virksomhetsplan for Pleie og omsorg Øst 2006
• Virksomhetsplan for Pleie- og omsorg Vest 2006
• Retningslinjer for utarbeidelse av Individuelle planer i Mandal kommune av 2004
• Service-erklæring fra hjemmetjenester
• Kompetanseutviklingsplan for Pleie- og omsorgsenhetene 2006-2009
• Utdrag fra Kvalitetshåndbok for Pleie- og omsorgsetaten
• Eksempler på ulike vedtak og individuell plan
• Organisasjonskart
• Mandal kommunes årsberetning for 2004

Dokumentasjon som ble gjennomgått 19.06.06 under revisjonsbesøket:

• Til sammen journaler/brukermapper for 28 barn i ulike faser. Disse omfattet også vedtak etter sostj.l. § 4-2 og individuelle planer.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i brev av 31.03.2006 fra Fylkesmannen i Vest-Agder
• Dokumentasjon og opplysning om kontaktperson i brev av 27.04.06 og 28.04.06 fra Mandal kommune
• Diverse korrespondanse pr. e-post knyttet til avklaringer og praktisk opplegg for tilsynet og formøte.
• Endelig program for tilsynet i brev av 08.06.2006 fra Fylkesmannen i Vest-Agder

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Andersen, Lasse Svenstrup, rådgiver – revisjonsleder
Haakens, Kirsti, seniorrådgiver
Kiledal, Håkon, rådgiver