Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 18. april 2006 – 23. august 2006, tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Oslo kommune – Bydel Sagene.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble ikke funnet avvik ved systemrevisjonen, men gitt tre merknader:

Merknad 1 :
Bydelen har et forbedringspotensial i å sikre et mindre sårbart apparat (søknadskontoret) for å ivareta målgruppens behov for tjenester.

Merknad 2:
Bydelen har et forbedringspotensial i å sikre en mer samlet og fullstendig dokumentasjon på den enkelte bruker.

Merknad 3:
Bydelen har et forbedringspotensial i å tilstrebe rettsriktige avgjørelser.

Dato: 23.09.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i bydel Sagene i perioden 18. april til 13. juni 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten. Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Oslo kommune har etter bydelsreformen som ble gjennomført i 2004 15 bydeler. Det bodde 29 654 innbyggere i bydelen pr. 01.01.05. Bydelen hadde 3 426 barn i aldersgruppen 0 til 15 år. I gruppen fra 10 år til 17 år var det 973 barn/ungdommer pr. 1. januar 2005. Bydelen har valgt å organisere egen bestillerenhet for barn og ungdom. Dette for å sikre at barn og unge får nødvendige tjenester og at området blir prioritert. Bydel Sagene v/barne- og ungdomsavdelingen har over tid samarbeidet med Universitetet i Oslo om praksisnær forskning og utvikling.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.04.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 22.05.2006. Tilstede: Fra bydel Sagene, leder for søknadskontoret, Hilde Graff, leder for tiltak til funksjonshemmede Randi Haugsvold samt habiliteringsleder Kirsti-Lise Rinvik som også var bydelens kontaktperson. Fra tilsynet, Elisabeth Wang, revisor og Grete Nanna Finstad, revisor/kontaktperson.

Åpningsmøte ble avholdt mandag 12. juni 2006 kl. 11.00-11.30.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført en samtale med 6 personer tilknyttet skole, barnehage, fastlege, barnevernet og Ullevål Universitetssykehus, Barnesenteret.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. (kap. 7)

Sluttmøte ble avholdt tirsdag 13. juni 2006 kl. 14.30-15.00.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om bydelen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Det ble ikke funnet avvik i bydel Sagene. Det ble gitt tre merknader.

Merknad 1 :
Bydelen har et forbedringspotensial i å sikre et mindre sårbart apparat (søknadskontoret) for å ivareta målgruppens behov for tjenester.

Revisjonsbevis :
Det fremkom så vel i dokumentasjonen som i de gjennomførte intervjuene:

• Bydelen har en koordinerende enhet, men én saksbehandler er koordinator for ca. halvparten av barna i målgruppen (og har dessuten en lang rekke andre oppgaver).
• Det er få saksbehandlere som arbeider med å fatte vedtak.
• Løsningene er p.t. mer avhengig av personer enn av systemer.
• Bydelen har ikke en fullstendig og implementert internkontroll

Merknad 2:
Bydelen har et forbedringspotensial i å sikre en mer samlet og fullstendig dokumentasjon for den enkelte bruker.

Revisjonsbevis :

• Søknadene ligger ikke sammen med vedtakene, da sistnevnte var tatt fra et annet sted.
• Det dokumenteres ikke alltid om og når foreldre/foresatte er forelagt spørsmålet om de ønsker individuell plan. Det er videre ikke alltid dokumentert når foreldre/foresatte ikke ønsker individuell plan.
• Gjennomføring av tiltak kan være mer utførlig beskrevet i journalen.
• Bydelen har ikke en fullstendig og implementert internkontroll.

Merknad 3 :
Bydelen har et forbedringspotensial i å tilstrebe rettsriktige avgjørelser.

Revisjonsbevis :

• Det fremkommer av enkelte vedtak at bruker fyller vilkårene i lov om sosiale tjenester § 4-3 i forhold til avlastning. De aktuelle brukerne fyller ikke vilkårene i samme paragraf når det gjelder støttekontakt. Det gjelder samme krav til vilkår til disse to ytelsene.
• Utmålingen av avlastning står ikke alltid i forhold til det som beskrives som behovet i dokumentasjonen. Søknadene savnes derfor i det fremlagte.
• Det ble, ut fra den dokumentasjon som var vedlagt i en av sakene, gitt feil opplysninger knyttet til rettigheter etter fylte 18 år.
• Bydelen har ikke en fullstendig og implementert internkontroll.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.6.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 2.7.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m.
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan for bydel Sagene
• Organisasjonsplan for barn- og ungdomsavdelingen
• Prosjektrapport – Innovasjonsstudiet 2004 – Beskrivelse av habiliteringstjenesten og nye oppgaver tillagt habiliteringsleder.
• Informasjon om habiliteringstjenesten i Bydel Sagene
• Registreringsskjema – barnehabilitering vedlagt samtykkeskjema
• Spørreskjema vedrørende avlastning 2006 datert 07.02.06.
• Skjema – Individuell plan
• Henvisningsskjema – Barnehabiliteringstjenesten – Helse Øst
• Henvisningsskjema – Barne- og ungdomspsykiatrien
• Henvisningsskjema – Kongosgate Rehabiliteringssenter
• Oversikt over aktuelle plasseringsalternativer - Heldøgns omsorg for barn med funksjonshemming.

Etter e-post innkommet til Fylkesmannen den 23.05.06 fikk vi oversendt:

• Innføring av resultatenheter – saksfremlegg datert 10.11.03
• Bestillerenhet BoU fra 01.01.04 – saksfremlegg datert 13.10.03.
• Organisasjonsutvikling i bydel Sagene, Barne- og Ungdomsavdelingen, En rapport om et samarbeid med Universitetet i Oslo, Institutt for spesialpedagogikk.
• ”Barne- og ungdomsavdelingen er en lærende organisasjon” – ”Kompetanse nærmest brukeren” – Uviklingsprosjektet: Strukturert opplæringstilbud av assistenter og pedagogiske ledere. Høsten 2005/våren 2006.

Overlevert under tilsynet:

• Kvalitetshåndboken, del 2 - Prosedyrer for oppfølging av barn som er prematurt og/eller med spesielle problemer i nyfødtperioden. (datert 2004)
• Hentet fra bydelens budsjett - Tilbud til funksjonshemmete barn med behov for avlastning.
• Delegasjon av avgjøringsmyndighet, hoveddelegasjon fra bydelsdirektør til Barne- og ungdomssjef samt videredelegering. Vedtaket er iverksatt.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Dokumenter/journal knyttet til 15 barn og unge, ble gjennomgått under selve tilsynet, herunder mapper som viste overganger. Mer konkret var det dokumenter knyttet til aktuelle lovverk inne helse og sosiallovgivningen (fysioterapi, ergoterapi, helsestasjon, skolehelsetjenesten, lov om sosiale tjeneste – herunder omsorgslønn)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus datert 18.04.06.
• Program for tilsynet oversendt fra Fylkesmannen til Sagene bydel 31.05.06.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, Revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Elisabeth Wang, Revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Mari W. Haabeth, revisor, Fylkesmannen i Østfold
Grete Nanna Finstad, revisor/kontaktperson, Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Observatører:
Bente Kristin Johansen, seniorrådgiver/lege, Helsetilsynet i Oslo og Akerhus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Grethe Hoddevik, seniorrådgiver/lege, Statens Helsetilsyn