Helsetilsynet i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn med helsetjenester til personer i Bydel Alna. Tilsynet omfattet følgende områder:

• Om bydelen sikrer nødvendig helsehjelp, herunder tildeling av tjenester, og om bydelen:
  • fanger opp og vurderer nye henvendelser
  • foretar en tilstrekkelig utredning av tjenestebehovet
  • ivaretar pasientenes rett til medvirkning ved utforming av tjenester
  • fatter vedtak som tilrettelegger for tjenester
  • har forsvarlig saksbehandling
  • yter tjenester i henhold til vedtakenes innhold
  • har oversikt og fører kontroll med tjenesten

For å få undersøkt ovennevnte tema, har Helsetilsynet i Oslo og Akershus innhentet informasjon og gått gjennom dokumentasjon fra bestillerkontoret, hjemmesykepleien og Hellerud omsorgssenter.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble ikke funnet avvik i utførelsen av tjenesten, men Alna bydel mangler system som sikrer at den enkelte bruker i hjemmesykepleien får de tjenester vedkommende har behov for. Det ble funnet to avvik fra de gitte myndighetskrav:

Avvik 1:
Bydelen har ikke et system som sikrer at den enkelte bruker i hjemmesykepleien får de tjenester vedkommende har behov for.

Avvik 2:
Ikke alle brukere i hjemmesykepleien har gyldige vedtak på helsehjelp.

Dato: 03.07.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Alna i perioden 05.04.06 - 03.07.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Alna bydel er en av de største bydelene i Oslo kommune. Etter siste bydelsreform har det i Alna blitt gjennomført en omfattende evaluerings- og organisasjonsprosess, og ny organisasjonsmodell ble implementert fra 1. januar 2006. En av endringene var at hjemmetjenesten ble redusert fra fire til tre områder (resultatenheter).

Bydelen har to-nivåmodell med bydelsdirektørens ledergruppe og 30 resultatenheter.

Bydelen har tre store sykehjem med variert tilbud om plasser

Alna bydel har bestiller-utførermodell med et bestillerkontor som har delegert ansvar til å fatte alle vedtak om tildeling av helsetjenester. Bestillerkontoret og utførerenhetene (sykehjem og hjemmesykepleien) har samarbeidsmøter hver 14. dag hvor informasjon om søkere og brukere blir utvekslet. I tillegg sendes det tverrfaglig rapport 2 ganger daglig mellom hjemmetjenesten og bestillerkontoret.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.04.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.05.06.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.05.06.

• Om bydelen sikrer nødvendig helsehjelp, herunder tildeling av tjenester, og om bydelen:
  • fanger opp og vurderer nye henvendelser
  • foretar en tilstrekkelig utredning av tjenestebehovet
  • ivaretar pasientenes rett til medvirkning ved utforming av tjenester
  • fatter vedtak som tilrettelegger for tjenester
  • har forsvarlig saksbehandling
  • yter tjenester i henhold til vedtakenes innhold
  • har oversikt og fører kontroll med tjenesten

Avvik 1:
Bydelen har ikke et system som sikrer at den enkelte bruker i hjemmesykepleien får de tjenester vedkommende har behov for.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a), jf § 1-1
• Kvalitetsforskriften § 3
• Journalforskriften §§ 4 og 8
• Internkontrollforskriften § 4 g)

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av journaler til 5 brukere, fant vi manglende dokumentasjon av plan, tiltak (behandling) og oppfølging av tjenesten. Tidsregistrering og at oppdraget er utført dokumenteres, og i tillegg finnes det arbeidslister som makuleres etter bruk.
• Bydelen har ikke skriftlige prosedyrer som søker å sikre at brukere i hjemmesykepleien får dekket sine grunnleggende behov

Avvik 2:
Ikke alle brukere i hjemmesykepleien har skriftlige vedtak på helsehjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1 fjerde ledd, jf. forvaltningsloven § 23
• Internkontrollforskriften § 4 g)

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av 10 vedtak, hadde èn bruker vedtak om hjemmesykepleien som utløp 01.12.03. Brukeren hadde fremdeles tjenester i form av medikamentadministrering.
• Det kom fram i intervjuene at flere brukere ikke har fått nye skriftlige vedtak når de gamle er utløpt, selv om de fortsatt får hjemmesykepleie.

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (kvalitetsforskriften)
• Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Mål for pleie og omsorgstjenesten i bydelen
• Bydelens system for internkontroll etter helselovgivningen
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansvar og myndighetsfordeling
• Årsmelding for virksomheten for 2005
• Virksomhetsplan for 2005
• Kriterier for tildeling av tjenester
• Stillingsbeskrivelser for ledere og ansatt helsepersonell
• Oversikt over ansatte ved bestillerkontoret med tittel, stillingsstørrelse og ansettelsesdato
• Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten i området Haugerud og Trosterud med tittel, stillingsstørrelse og ansettelsesdato
• Oversikt over aktuelle ledere og bydelsoverlege
• Opplærings/ kompetanseutviklingsplan
• Oversikt over klager siste år
• Avviksmeldinger siste år

Dokumentasjon som ble gjennomgått før revisjonsbesøket:

• Journaler med vedtak til 11 brukere: 2 fra korttidsopphold, 2 fra langtidsopphold, 5 fra hjemmesykepleien og 2 som hadde fått avslag på søknad om institusjonsplass.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsynet i brev av 05.04.06
• Dokumentasjon fra bydelen i brev av 19.05.06
• Program for tilsynet i brev av 19.05.06
• I tillegg flere telefonsamtaler med kontaktpersonen for tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Egil Storås, seniorrådgiver/lege
Anita Syversen, førstekonsulent/jurist
Heidi Fugli, rådgiver/sykepleier
Gudny Fløttum, seniorrådgiver/sykepleier (revisjonsleder)