Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• saksbehandling ved tildeling av hjemmebaserte tjenester etter sosial- og helsetjenestelov
• saksbehandling ved tildeling av hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Rapporten inneholder ett avvik og to merknader. Avviket omhandler saksbehandling på vedtak om tjenester. Merknadene omhandler rettsikkerhet i forbindelse med klage og enkeltvedtakenes innhold.

Fylkesmannen/Helsetilsynet vil innledningsvis påpeke at de avvik og merknader som fremkommer i rapporten betraktes som enkle å lukke. Gjennom intervjuene kom det klart frem at de ansatte er opptatt av å ivareta brukernes interesser, noe som er et viktig grunnlag bl.a. for å få god brukermedvirkning.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tvedestrand kommune i perioden 29.08.05 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Tvedestrand kommune har organisert de reviderte tjenestene i sin Helse- og omsorgsavdeling. Kommunen har om lag 6000 innbyggere, noe som mangedobles på sommeren på grunn av turister. Kommunen består av et sentrum og flere grender både i innland og på øyer. Det er et mål å opprettholde en spredt bosetning rundt om i de forskjellige kretsene. Pleie og omsorgstjenestene er derimot for det meste sentralisert ved at de aller fleste pleie- og omsorgstilbudene ligger tett samlet ved Strannasenteret. Kommunen har likevel bofelleskap på Dypvåg (10 beboere), og fire trygdeleiligheter på Nes Verk. Hjemmebaserte tjenester gir imidlertid tilbud om tjenester i hele kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.08.05.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 18.10.05 kl. 08.30 – 09.00.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 18.10.05 kl. 14.30.

Det ble foretatt intervjuer med 5 ansatte, samt at journalene til de ti personene vi hadde fått tilsendt anonyme vedtak for, ble gjennomgått.

Avvik 1:
Saksbehandlingen følger ikke forvaltningslovens regler.

Observasjoner:

• Foreligger ikke alltid nedtegnelse av søknadsdato i saksbehandlingen. Dette er avvik fra fvl. § 11d:
  I den utstrekning en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det, skal en part som har saklig grunn for det, gis adgang til å tale muntlig med en tjenestemann ved det forvaltningsorgan som behandler saken. … Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser tjenestemannen gjør ved befaring m.m.
• Få vedtak er tilstrekkelig opplyst, noe som er avvik fra fvl. § 17:
  Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.
• Vedtak mangler vurdering/begrunnelse:
  FVL.§ 24. Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder vil be kommunen om en tilbakemelding på hvordan avviket er tenkt lukket innen 10.02.06.

Merknad 1:
Rettsikkerheten ivaretas ikke alltid ved klage på vedtak.

Observasjoner:

• Ved saksutredning i fbm. klage, inntar kommunen en uklar rolle. Det foreligger i liten grad skriftelige søknader på konkrete tjenester, noe som medfører at det blir vanskelig for tjenestemottaker å vurdere vedtaket.

Merknad 2:
Vedtakets innhold tilfredsstiller ikke alltid forvaltningslovens krav.

Observasjoner:

• Det er ofte manglende presise og informative vedtak om hjemmesykepleie. Vedtakene kan henvise til manglende dokumenter. Det er uklarhet i forhold til samtykke i forbindelse med innhenting/spredning av taushetsbelagte opplysninger.

• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.

Det vises til følgende rundskriv:

• I-1/93: Rundskriv fra sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Veiledere som har betydning for området:

• IS 1040: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten
• IS 1183: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Overordnede mål og føringer
• Kvalitetsledelse
• Stillingsbeskrivelse
• Eksempelsamling
• Oversikt over medarbeidere som er til stede på tilsynstidspunktet
• Rutiner for hjemmehjelpere ved endring i oppgaver
• Personalansvar og lederstruktur
• Prosedyre ved saksbehandling – henvendelse om tjenester
• Tildeling av tjenester
• Kartleggingsskjema ved behovsvurdering
• Målavklaring og verdier
• Klage – enkeltvedtak
• Kopier av 10 vedtak/avslag om tjenester
• Årsrapport 2004

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalene til de personene vi fikk tilsendt vedtakene for

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Varsel om systemrevisjon av 29.08.05
• Oversendelse av dokumenter fra Tvedestrand kommune av 30.09.05
• Oversendelse av program for systemrevisjon av 03.10.05

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.