Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.06 - 19.07.06 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Ringsaker kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble funnet 4 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1
Kommunen har ikke en synlig og lett tilgjengelig koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke utarbeiding av individuell plan for de brukere i målgruppen som har rett til slik plan.

Avvik 3
Kommunen sikrer ikke et tilstrekkelig avlastningstilbud for barn i målgruppen.

Avvik 4
Kommunen sikrer ikke et tverrfaglig samarbeid i utøvelsen av tjenestene til målgruppen.

Merknad
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at journalen er tilstrekkelig dekkende for å beskrive de tjenester som foregår i forhold til barn i målgruppen. Dokumentasjonen i forhold til sosiale tjenester er fragmentert.

Dato: 19.07.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i perioden 14.03.06 - 19.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten. I helseregion Øst blir det gjennomført tilsyn ved habiliteringstjenesten i hvert fylke og i 2 kommuner i hvert fylke. Tilsynet er gjennomført av et team sammensatt av representanter fra fylkesmennene og Helsetilsynene i regionen.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Det er forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten. Disse forholdene kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Ringsaker kommune er en stor landkommune. Kommunen hadde pr. 01.01.2005 31 824 innbyggere. 21% av befolkningen er i alderen 0-15 år (10 % 16-24 år). I alderen 0-15 år mottar 36,4 hjelpestønad og/eller grunnstønad pr. 1000 innbygger. Kommunen har 5,7 årsverk knyttet til helsestasjon/skolehelsetjeneste pr. 1000 innbygger. Pr. 1000 innbyggere i alderen 0-49 år mottar 0,8 avlastning.

Kommunen er organisert med 61 resultatenheter som ledes av 3 kommunalsjefer med rådmannen som øverste leder. Kommunens pleie- og omsorgstjenester er fordelt på 11 omsorgsdistrikt som er egne resultatenheter. Kommunens avlastningsbolig og helsestasjonene er egne enheter. Det er 4 helsestasjoner i kommunen. Resultatenheter som yter tjenester til barn i målgruppen er fordelt mellom de 3 kommunalsjefene.

Kommunen er i en prosess for å få tilsatt koordinator i forhold til individuell plan. Denne stillingen vil bli plassert i resultatenhet PPT/Ringsaker alternative ungdomsskole.

Søknader om avlastningstiltak behandles samlet i resultatenhet Bjønnhaug avlastningsbolig. Søknader om omsorgslønn og støttekontakt behandles i det omsorgsdistriktet søkeren er hjemmehørende i. Rehabilitering/habilitering er egen resultatenhet.

Tilsynet er avgrenset til barn i målgruppen som er knyttet til Brumunddal helsestasjon.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kap. Dokumentunderlag (kap. 7).

Formøte ble avholdt 21.03.2006.

Åpningsmøte ble avholdt 27.04.2006.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet. I tillegg ble det gjennomført en fellessamtale med representanter fra skole og PPT.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kap. Dokumentunderlag (kap 7)

Sluttmøte ble avholdt 28.04.2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  • om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1
Kommunen har ikke en synlig og lett tilgjengelig koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering.

Hjemmel :

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, annet ledd. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis :

• Blant de intervjuede var det flere ulike oppfatninger av hvor koordineringsfunksjonen er plassert i kommunen. Noen mente at funksjonen lå i rehabilitering/habiliteringsenheten, noen helsestasjonen og andre oppga at de ikke visste hvor koordineringsfunksjonen lå.
• Kommunen har ikke internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen som sikrer kjennskap og ivaretakelse av funksjonen.

Avvik 2 :
Kommunen sikrer ikke utarbeiding av individuell plan for de brukere i målgruppen som har rett til slik plan.

Hjemmel :

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, sosialtjenesteloven § 4-3a, forskrift om individuell plan § 4 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis :

• Det manglet individuell plan i de fleste brukermapper uten at det fremgår at brukerne ikke ønsker slik plan.
• Flere intervjuobjekter bekrefter at det ikke er iverksatt arbeidet med individuell plan for flere av brukerne i målgruppen.
• Kommunen har ikke sikret tilstrekkelig opplæring i forhold til utarbeidelse av individuell plan.
• Kommunen har ikke internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen som sikrer utarbeidelse av individuell plan.

Avvik 3
Kommunen sikrer ikke et tilstrekkelig avlastningstilbud for barn i målgruppen.

Hjemmel :

• Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav b og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis :

• Kommunen sikrer ikke at oppståtte avlastningsbehov kan ivaretas innen rimelig tid. Dette gjelder spesielt behov som oppstår i perioder mellom kommunens vedtaksperioder.
• Kommunen har en underkapasitet på avlastning bl.a. fordi kommunens avlastningsbolig skal dekke et vidt spekter av ulike brukere som har ulike behov, ønsker og alder.
• Foreldre/foresatte må av og til selv skaffe privat avlastning.
• Kommunen har ikke internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen som sikrer dette.

Avvik 4 :
Kommunen sikrer ikke et tverrfaglig samarbeid i utøvelsen av tjenestene til målgruppen.

Hjemmel :

• Sosialtjenesteloven § 3-2, kommunehelsetjenesteloven § 6-6a, forskrift om habilitering og rehabilitering § 7 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis :

• Samarbeid virker tilfeldig og personavhengig.
• Det er ingen kjente rutiner for hvordan samarbeid skal foregå i og utenfor ansvarsgrupper.
• Intervjuobjektene kjente i flere tilfelle ikke til aktuelle samarbeidspartnere og deres oppgaver.
• I flere tilfelle må brukerne selv kartlegge hvilke tilbud som best kan dekke behovene.
• Kommunen har ikke internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen som sikrer dette.

Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at journalen er tilstrekkelig dekkende for å beskrive de tjenester som foregår i forhold til barn i målgruppen. Dokumentasjonen i forhold til sosiale tjenester er fragmentert.

Revisjonsbevis :

• Det mangler gjensidige henvisninger i journalkildene.
• Opplysninger om aktiviteten i forhold til barnet er ofte mangelfulle og det savnes begrunnelser for de tiltak som iverksettes, eventuelt ikke iverksettes.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd .

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for kommunen.
• Videredelegeringsrundskriv
• Lederavtale
• Plan for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2002-2005
• Samarbeidsavtale mellom helsestasjons- og skolehelsetjenesten og fastlegene i Ringsaker.
• K-sak nr. 054/05 ”Opprettelse av faste stillinger for drift av familiesenter”
• F-sak nr. 282/05 ”Koordinering av arbeidet med individuell plan”.
• Brev av 09.03.06 vedr. informasjon om framdrift i arbeidet med koordinering av arbeidet med individuell plan.
• Metodebeskrivelser fra Kvalitetssystemet for Pleie- og omsorgstjenesten ”Kvaliteten”
• Funksjonsbeskrivelser for stillinger innenfor pleie- og omsorgstjenesten.
• Metodebeskrivelser fra kvalitetssystemet for helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• K-sak 043/03 ”Plan for rehabilitering og habilitering”
• Skjema for Screeningsprogram
• K-sak 31/04 ”Oppfølging av UO-prosjektet – organisering av tjenesteytende virksomhet innen pleie- og omsorg.
• Brev av 07.07.2004 fra rådmannen til re-ledere i pleie- og omsorg ”Oppfølging av OU-prosjektet – organisering av tjensteytende virksomhet innen pleie- og omsorg”
• Plan for rehabilitering og habilitering – høringsuttalelse.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 19 journaler fra Helsestasjonen og journaler/mapper for de samme barna fra pleie- og omsorg.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra fylkesmannen i Hedmark den 14.03.2006.
• Oversendelse av program for tilsynet 06.04.2006
• Kommunens oversendelse av dokumentasjon

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Helge Worren, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oslo og Akershus
Revisor Ellen Trosvik, seksjonssjef Helsetilsynet/fylkesmannen i Hedmark
Revisor Elisabeth Wang, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oslo og Akershus
Revisor Tony Heyerdahl, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oppland