Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak i helseregion Øst, gjennomført i perioden 14.03.2006 - 26.07.2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Eidskog kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble funnet 3 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1
Kommunen har ikke et system som sikrer at brukerne får et forsvarlig avlastningstilbud innen rimelig tid.

Avvik 2
Kommunen har ikke rutiner som i tilstrekkelig grad sikrer samordning av tjenester til brukere som ikke ønsker individuell plan.

Avvik 3
Kommunen sikrer ikke at personell som skal delta i gjennomføringen av habiliteringstiltak for brukerne får nødvendig opplæring og informasjon.

Merknad
Kommunen har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjonen for målgruppen.

Dato: 26.07.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i perioden 14. mars 2006 – 26.07.2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hedmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten. I helseregion Øst blir det gjennomført tilsyn ved habiliteringstjenesten i hvert fylke og i 2 kommuner i hvert fylke.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Eidskog kommune ligger lengst sør i Hedmark og grenser til Sverige. Kommunen hadde pr. 01.01.2005 6 499 innbyggere. 20 % av befolkningen er i alderen 0-15 år (9 % 16-24). Kommunen har 6.1 årsverk knyttet til helsestasjon/skolehelsetjeneste pr. 1000 innbyggere. Andelen 0-15 år som mottar grunn og hjelpestønad er 29,7. Pr. 31.12.2005 var det meldt inn 58 brukere i aldersgruppen 0-20 år til kommunens habiliteringsteam. Av disse hadde 20 personer individuell plan eller arbeidet med slik plan var startet.

Kommunen er under omorganisering. Den nye organiseringen vil bli endelig gjennomført 01.06.2006.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14. mars 2006 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20. mars 2006. Fra kommunen møtte koordinator Marianne Ziesler. Fra tilsynet møtte revisjonsleder Helge Worren og revisor Ellen Trosvik.

Åpningsmøte ble avholdt 18. april 2006.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført en fellessamtale med representanter fra Glåmdalen ped.psyk senter og enhetsledere ved to skoler.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag (kap 7).

Sluttmøte ble avholdt 19. april 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  • om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

5. Funn

Hjemmel :

• Sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2 bokstav b og forskrift om interkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav g.

Revisjonsbevis :

• Kommunen har ikke et eget avlastningstilbud, men må skaffe private avlastere eller inngå avtale med andre kommuner i hvert enkelt tilfelle.
• Tid fra mottatt søknad til vedtak fattes varierer og kan i flere tilfelle være uforsvarlig lang.
• Vedtak fattes i flere tilfelle ikke før avlastningstilbud er på plass.
• Det gis muntlig tilsagn om at avlastning vil bli gitt i forkant av formelt vedtak. Det muntlige tilsagnet er lite dokumentert.
• Kommunen har ikke et system som sikrer kontinuitet i saksbehandlingen ved langvarig fravær.
• Begrunnelse for avslag på søknad om avlastning er i flere tilfelle mangelfull.
• Kommunen har ikke har tilstrekkelig internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen.

Avvik 2:
Kommunen har ikke rutiner som i tilstrekkelig grad sikrer samordning av tjenester til brukere som ikke ønsker individuell plan.

Hjemmel :

• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 7, annet ledd jf §§ 1 og 2 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Revisjonsbevis :

• Habiliteringsplanen er under revisjon og blir i ulik grad oppfattet som forpliktende av aktørene.
• Flere av intervjupersonene ga uttrykk for at det var stor risiko for svikt i samordningen av tjenester til målgruppen.
• Dokumentasjonen viser i liten grad kompenserende tiltak der individuell plan ikke er ønsket.
• Kommunen har ikke har tilstrekkelig internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen.

Avvik 3:
Kommunen sikrer ikke at personell som skal delta i gjennomføringen av habiliteringstiltak for brukerne får nødvendig opplæring og informasjon.

Hjemmel :

• Sosialtjenesteloven § 2-3, kommunehelsetjenesteloven § 6-2 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav c.

Revisjonsbevis :

• Det finnes ingen opplæringsplan i kommunen, heller ikke i forhold til habiliteringstjenester for barn.
• Opplæringen skjer ad hoc etter initiativ fra enkeltpersoner.

Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensial i forhold til å samle og samordne dokumentasjonen for målgruppen.

Revisjonsbevis :

• Dokumentasjonen for brukerne er spredd på flere instanser, medier og systemer.
• Kjennskap til hvor dokumentasjonen finnes er mangelfull.
• Faren for svikt er tilstede når det er muligheter for at informasjon blir forlagt.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd .

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart gjeldende og nytt i forhold til omorganisering
• Delegasjonsreglement
• Rehabiliteringsplan 1999
• Samarbeidsavtale – individuell plan med Sykehuset innlandet Kongsvinger
• Delegasjonsavtale enhetsleder helse og sosial
• Økonomisk delegasjonsmyndighet
• Årsrapport 2005 for habiliteringsteamet
• Styringsgruppens tilråding for strategi for utvikling av helse og omsorg
• Habiliteringshåndbok for Eidskog kommune 2003/2004
• Rutnebeskrivelse for fys/erg
• Mal for individuell plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oversikt over avlastning og støttekontakt til barn og unge.
• Journal og saksmapper til 16 barn i målgruppen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra fylkesmannen i Hedmark til Eidskog kommunen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, Revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oslo og Akershus Ellen Trosvik, Revisor, Rådgiver, Helsetilsynet/fylkesmannen i Hedmark Elisabeth Wang, Revisor, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oslo og Tony Heyerdahl, Revisor, Helsetilsynet/fylkesmannen i Oppland