Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 17.03. 2006- 21.08.06 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Råde kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1 :
Kommunen sikrer ikke en forsvarlig koordinering av habiliteringstjenester til barn i målgruppen.

Merknad 1 :
Kommunen har et forbedringspotensial i å samordne dokumentasjonen for målgruppen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i perioden 17.03.06 – 21.08.06 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Råde kommune har 6544 innbyggere.

Kommunen er organisert etter Hovedutvalgsmodellen, med fagområdene oppvekst- og kultur, omsorg og teknikk.

Administrativt er kommunens drift og forvaltning inndelt i 7 virksomheter og sentraladministrasjon. Det er rådmannen som er den øverst administrative lederen i kommunen. Rådmannen, økonomisjef, personal -og org.rådgiver, pedagogisk rådgiver og virksomhetslederne utgjør kommunens ledergruppe.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17 mars 2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21.april.Til stede:

Fra Råde kommune : Hans Moan,, Virksomhetsleder familie, Ann Christin Werner Olsen, fagansvarlig sosial, Marita Hovden, PPT.

Fra tilsynet: Helge Worren og Marit Werner Haabeth.

Åpningsmøte ble avholdt 23 mai 2006

Intervjuer
7 personer var satt opp til intervjuet. 1 person, kommunelegen, møtte ikke opp til intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24 mai 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  • om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik : 1
Merknad : 1

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke en forsvarlig koordinering av habiliteringstjenester til barn i målgruppen.

Hjemmel :

• Lov om helsetjenester i kommunen §§ 1-3 nr.3, jfr. , forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 7 og 8, forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven. Forskrift om internkontroll § 4.

Revisjonsbevis :

• Kommunen mangler en koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering, som er synlig og lett tilgjengelig for brukere, ansatte og samarbeidspartnere.
• Individuell plan blir ikke i tilstrekkelig grad brukt som et aktivt koordinerings- og samordningsverktøy.
• Gjennom intervjuer virker initiativ og samarbeid i stor grad å være personavhengig.
• Flere medarbeidere har mangelfulle kunnskaper om andre deltjenester i forhold til målgruppen.
• Det er en utstrakt bruk av ansvarsgruppe som samarbeidsforum og samordningsinstans, men ansvarsgruppens medlemmer har ikke et tydelig mandat og en avklart rolle i forhold til bidrag/oppdrag, ledelse og myndighet.
• Kommunen har ikke en implementert og aktiv internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen, herunder avvikshåndtering.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensial i å samordne dokumentasjonen for målgruppen.

Revisjonsbevis :

• Dokumentasjonen for brukerne er spredd på flere instanser og systemer.
• Kjennskap til hvor hvilken dokumentasjon finnes, er mangelfull.
• Manglende oversikt og samordning antas å gjøre tilgangen til dokumentasjonen vanskeligere for brukerne.
• Faren for svikt er tilstede når det er muligheter for at informasjon ikke blir kjent.
• Kommunen har ikke en implementert og aktiv internkontroll i forhold til helse- og sosiallovgivningen, herunder avvikshåndtering.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.  

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd .

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt
• Slik gjør vi det i Råde: utredning, planlegging, brukermedvirkning og koordinering, kontinuitet og individualisering, delegasjon og myndighet, dokumentasjonssystemer
• Rutiner for avlastning, med oppdragsavtale som avlaster, søknadsskjema og timelistemal
• Kriterier for behandling og oppfølging fra kommunefysioterapeut
• Prosedyrer ved henvisning til kommunefysioterapeut
• Retningslinjer for saksbehandling ved enkeltvedtak ved søknader om tjenester med pleie- og omsorg
• Retningslinjer for avviksrapportering ved saksbehandling
• Retningslinjer for tildeling ved Råde bo - og servicesenter
• Retningslinjer for ”samhandling om utskrivning av somatiske pasienter fra sykehuset Østfold HF (SØ) til Råde kommune, virksomhet sykehjem og omsorgsbolig
• Individuell plan (mal og veileder)
• Oversikt over virksomheter i Råde kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journal og saksmapper til 10 barn i målgruppen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra fylkesmannen i Østfold til Råde Kommune.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, revisjonsleder, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Elisabeth Wang, revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Grete Nanna Finstad, revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Marit Werner Haabeth, revisor, Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold

Ellen M. Thorbjørnsrud, observatør, Statens Helsetilsyn.