Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 17.03.2006 - tilsyn med habiliteringstjenester til barn i.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1:
Kommunen har ikke sikret at individuell plan er gjennomført for målgruppen.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at den koordinerende enhet for habilitering er synlig og lett tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i perioden 17.mars 2006 – 21. august 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Halden kommune ligger lengst sør-øst i fylket og grenser til Sverige. Kommunen hadde pr. 01.01.2006 27.722 innbyggere. 20% av befolkningen er under 16 år. Kommunen er organisert i 4 kommunalavdelinger - helse og sosial, undervisning og kultur, støttefunksjoner og teknisk.

Kommunalavdeling Helse og sosial ledes av kommunalsjefen. Kommunalavdeling helse og sosial er organisert i 7 enheter som samlet tilbyr sosiale tjenester, barnevernstjenester, helsetjenester, forebyggende tjenester, tiltak for psykisk og fysisk funksjonshemmede, hjemmetjenester, tildeling av boliger, institusjonstjenester og dagsentervirksomhet.

Enhetene er:

• Halden sykehjem
• Enhet Idd
• Enhet Sentrum
• Enhet Karrestad
• Enhet forebyggende tjenester
• Enhet sosialtjeneste og barnevern
• Enhet Brukersenter Halden forebyggings- og rehabiliteringssenter

Tjenester ytes eter Lov om helsetjenester i kommunene, Lov om sosiale tjenester og Lov om barnevernstjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.mars 2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 24.april 2006. Fra kommunen møtte kommunalsjef Anne Berit Mehammer Evensen, kommuneoverlege Halvard Bø, konst.enhetsleder Marianne Haakestad, leder PPT Torill Jakobsen, konsulent Sissel Lund, konsulent for funksjonshemmede Aase Gimle Holtan, konsulent Lill Thøgersen, enhetsleder Øyvind Grandahl, konsulent Gina Brekke. Fra tilsynet møtte revisjonsleder Helge Worren og revisor Marit Werner Haabeth.

Åpningsmøte ble avholdt 15. mai 2006

Intervjuer
8 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført et felles møte hvor enhetsleder for barnehage, leder for PPT. enhetsleder skole og helsestasjons lege deltok.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16. mai 2006.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  • om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1: 
Merknader : 1

Kommunen har ikke sikret at individuell plan er gjennomført for målgruppen.

Hjemmel:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a
• Sosialtjenesteloven § 4-3a,
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven §4
• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 10 samt pasientrettighetsloven § 2-5.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 c, f, g

Revisjonsbevis :

• Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad oppfylt de forutsetninger som ble gitt da tidligere avvik knyttet til individuell plan ble gitt i 2005, herunder :
• opplæringen fullført i organisasjonen lokalt
• opplæring forankret i vedtatt opplæringsplan for 2006
• at behov for individuell plan til brukere som har ansvarsgruppe skal være kartlagt.
• Kommunen har oppfylt forutsetningen som ble satt i forbindelse med lukking av avvik om individuell plan i 2005 om at medarbeidere fra kommunen skal delta på eksternt kurs om individuell plan.
• Det foregår en del virksomhet for å få individuell plan , men individuell plan er mangelfullt vedtatt og iverksatt for barn i målgruppen.
• Verktøy (mal og retningslinjer) foreligger og er bl.a. tilgjengelig på nettet, men er ikke tilstrekkelig kjent blant de som skal bruke verktøyet.
• Ansvarsgruppene er sentrale arenaer for å iverksette individuelle planer for målgruppen.
• Kommunen har ikke en helhetlig internkontroll i forhold til myndighetskrav for sosial- og helsetjenesten.

Merknad 1 :
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at den koordinerende enhet for habilitering er synlig og lett tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere.

Revisjonsbevis :

• Det er ulik kunnskap om og oppfatninger av hvor koordinerende enhet for habilitering ligger.
• Det oppgis tre steder som koordinerende enhet : brukersenteret, helsestasjonen og PP-tjenesten. I noen tilfelle blir det oppgitt at det ikke finnes noen koordinerende enhet.
• Flere av de intervjuede ga uttrykk for at brukere ikke fikk tilstrekkelig og koordinert informasjon om kommunale tjenester og knyttet dette bl.a. opp mot systemer for koordinering og samarbeid.
• Kommunen har ikke en internkontroll for sosial- og helsetjenesten.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov av 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
• Lov av 1999-07-02 nr.64 Lov om helsepersonell mv. – helsepersoelloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 2002-12-20 nr 1731: om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 2004-12-23 nr 1837: om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven. (forskrift om individuell plan)
• Forskrift av 2001-06-28 nr 765: om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 2001 12-21 nr. 1385: om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
• Lov av 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 2003-04-03 nr. 450: om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten

• Forskrift av 2003-06-27 nr 792: om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (kvalitetsforskriften)

For spesialisthelsetjenesten:

• Lov av 02.07.1999 nr. 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av2000-12-01 nr. 1208 om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

FOREBYGGENDE ENHET

Tjenester og oppgaver under forebyggende enhet

1.Oversikt over tjenester og oppgaver

2. Opptrapping for psykisk helse

3. Psykiatriplan for barn- og unge

4. Rullering av psykiatriplan for barn- og unge

5. Oversikt over fastleger i Halden

6. Oversikt over helsesøstere i Halden

7. Samarbeid kommunehelsetjenesten/spesialisthelsetjenesten

8. Samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold HF og Halden Kommune

9. Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold ( rutiner for utskriving av somatiske pasienter fra Sykehuset Østfold til kommunene i Østfold )

BRUKERSENTERET

1. Organisasjonskart Kommunalavd. Helse- og sosial

2. Saksbehandling, forvaltning, team for funksjonshemmede

2.1 Flytskjema for saksbehandling

2.2 Beslutningsprosessen på enkeltvedtak

2.3 Vedtatte standarder på tjenestene: avlastning, hjemmehjelp - praktisk bistand og opplæring, hjemmesykepleie, omsorgslønn, støttekontakt

2.4 Retningslinjer for saksbehandling og tildeling av tjenestene: Hjemmehjelp - hjemmesykepleie, Praktisk bistand- og opplæring, støttekontakt, avlastning, omsorgslønn

2.5 LOST 4A, med intern-kontrollsystem

2.6 Rutiner for utarbeidelse av individuell plan, med mal for individuell plan

2.7 Søknadsskjema for tjenester/registrering av behov

2.8 Kartleggingsskjema / IPLOS registrering med avklaring av samtykkekompetanse

2.9 Samarbeidsrutiner med Rishaugen avlastningssenter

2.10 Rapport om barn og unge med behov for tjenester / januar 2006

DEL II.

• Plan for utvikling av forebyggende helse – og omsorgstjeneste 1997-2009
• Pedagogisk-psykologisk tjeneste for Halden og Aremark
• Samarbeid med frivillige
• Delegeringsreglement for Halden kommune
• Opplæringsplan 2005 med budsjett
• Brukersenteret - bemanning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journal og saksmapper til 10 barn i målgruppen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra fylkesmannen i Østfold
• Brev fra Halden kommune, datert 06.04 v/kommunalsjef Anne Berit M. Evensen, med anmodning om å få utsatt tilsynet. Ber om å få utsatt oppstart til i uke 19. ( fylkesmannen svarte pr. telefon, v/ kst. direktør Nils Egil Monstad )

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: 
Helge Worren, revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Elisabeth Wang, revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Grete Nanna Finstad, revisor, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Marit Werner Haabeth, revisor, Helsetilsynet i Østfold og Fylkesmannen i Østfold