Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 18. april 2006 – 6. september 2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Vestby.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble gitt 1 avvik ved systemrevisjonen, og gitt 1 merknad:

Avvik 1:
Kommunen har ikke et system som sikrer et forsvarlig tjenestetilbud til barn i målgruppen iht. lov om sosiale tjenester § 4-3.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at arbeidet med individuell plan blir tydeligere organisert.

Dato: 6.9.2006

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Vestby kommune i perioden 18. april 2006 – 6.september 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten. Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Vestby kommune ligger i Akershus fylke og er en landkommune syd-øst for Oslo, grensende til Østfold fylke. Antall innbyggere er pr 1.1.2006 13 159 – kilde SSB. Det er forventet en fortsatt befolkningsvekst i kommunen i årene fremover. Kommunen har i alt 10 resultatområder direkte underlagt rådmannen, av disse er det Resultatområde helse og barnevern og Resultatområde rehabilitering som i hovedsak yter tjenester til målgruppen. Organisasjonskart Helse og barnevern er datert 3.5.06 og har to seksjonsledere i tillegg til Kommunelege I i 40 % stilling.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt18. april 2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 22.mai 2006. Tilstede: Fra kommunen Rehabiliteringskoordinator Bettina Tungevaag, Ledende helsesøster Lisbeth Mller, Kommunelege I Morten Laudal. Fra tilsynet Grete Nanna Finstad, Revisor og Elisabeth Wang, Revisor.

Åpningsmøte ble avholdt mandag 6. juni 2006 kl. 10.00 – 10.30.

Intervjuer:
7 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført en samtale med 1 person fra pedagogisk-psykologisk tjeneste som også representerte skolen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 7. juni 2006 kl. 14.30 – 15.00.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1 :
Kommunen har ikke et system som sikrer et forsvarlig tjenestetilbud til barn i målgruppen iht. lov om sosiale tjenester § 4-3.

LOST § 4-3 : De som ikke kan dra omsorg for seg selv, eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på hjelp etter § 4-2 bokstav a-d (

a) Praktisk bistand og opplæring, herunder BPA

b) Avlastning

c) Støttekontakt

d) Bolig med heldøgns omsorgstjeneste)

Hjemmel:

• Lov om sosiale tjenester § 2-3
• Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 a-d, m.fl.

Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Revisjonsbevis :

• Det fremkommer av dokumentasjonen at det er erkjente avlastningsbehov uten at tjenester iverksettes innen rimelig tid og i tilstrekkelig omfang.
• Det kan ta lang tid fra vedtak fattes til tiltak gjennomføres.
• Det forefinnes ikke opplæring av avlastere.
• Det fremkommer av intervjuene at det er vanskelig å få praktisk bistand til målgruppen. Det er eksempler på at det blir vist til trygdeytelser for at slik bistand skal kunne ivaretas.
• Det beskrives i flere tilfelle omfattende og begrunnede behov for tjenester som ikke blir møtt med tilstrekkelige og adekvate tjenestetilbud.
• Kommunen har ikke en fullstendig og aktiv internkontroll for å sikre at helse- og sosiallovgivningens krav oppfylles, herunder avvikshåndtering og opplæring.

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensial i å sikre at arbeidet med individuell plan blir tydeligere organisert.

Revisjonsbevis :

• Kommunen har en koordinerende enhet for arbeidet med målgruppen, men den er ikke godt nok kjent for alle som trenger å kjenne den.
• Flere av de intervjuede etterlyser mer felles opplæring i arbeidet med individuell plan.
• Det er uenighet mellom tjenestene hvem som bør være koordinator for utarbeidelsen av den enkelte individuelle plan.
• Det er ikke tilstrekkelig avklart ansvars- og oppgavefordelingen mellom ansvarsgrupper og grupper som utarbeider individuell plan.
• Det angis sprikende oppfatninger om hvem som ivaretar ulike overganger i livsløpene til barn i målgruppen.
• Det er forskjellig i hvilken grad de ulike deltjenester er kjent med hverandres myndighetsområde og oppgaver.
• Kommunen har ikke en fullstendig og aktiv internkontroll som sikrer at helse- og sosiallovgivningens krav oppfylles, herunder avvikshåndtering og opplæring.
  

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement for Vestby kommune
• Intern delegasjon i Resultatområde Helse/barnevern
• Resultatområde Rehabilitering, Intern delegasjon
• Virksomhetsplan 2006, Rehabiliteringsavdelingen
• Virksomhetsplan for avd. Forebyggende helsetjenester
• Plan for helsestasjonsvirksomheten
• Program for skolehelsetjenesten
• Meldeskjema for ansvarsgrupper
• Henvisningsskjema for fysioterapeut
• Henvisningsskjema for ergoterapeut
• Informasjon om individuell plan utarbeidet av Sosial- og helsedirektoratet
• Rutiner fra Kvalitetshåndbok for pleie- og omsorg
• Retningslinjer for tildeling av støttekontakt, omsorgslønn, avlastning, med søknads- og registreringsskjema
• Taushetserklæring gjeldende for oppdragstakere
• Mal for anmodning om politiattest
• Arbeidsavtale med brukerstyrt personlig assistent
• Rapporteringsskjema for avlastere
• Avtale om avlastning med eksterne institusjoner
• Oppdragsavtale om omsorgslønn
• Skriv om tverretatlig tiltaksteam for barn med spesielle behov
• Informasjonsskriv til ansatte i Vestby kommune ang. bekymringsteam for barn og unge.
• Mal for individuell plan
• Veileder for utfylling av individuell plan
• Meldeskjema for ansvarsgruppemøter
• Brevmal for Socio-fagprogrammet (data)
• Rehabiliteringsavdelingens opplæringsplan
• Informasjon om koordinering av tjenester i Rehabiliteringsavdelingen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 journaler/klientrettet dokumentasjon knyttet til personer som også mottar helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten
• 15 journaler/klientrettet dokumentasjon knyttet til personer som ved tilsynet kun mottok kommunale tjenester.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus datert 18. april 2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, Revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Marit Werner Haabeth, Revisor, rådgiver, Helsetilsynet i Østfold, Fylkesmannen i Østfold
Grete Nanna Finstad, Revisor, rådgiver, Helsetilsynet i Oslo og Akserhus, Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Elisabeth Wang, Revisor, rådgiver, Helsetilsynet i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oslo og Akershus