Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus, representert ved et tilsynsteam som er felles for kommuner og helseforetak som dekkes av Helse Øst Regionalt helseforetak, gjennomførte i perioden 18. april 2006 – 11. august 2006 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Enebakk.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Målgruppen for tilsynet var avgrenset til barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Det ble funnet 2 avvik ved systemrevisjonen, og gitt en merknad:

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at tjenestene er utformet slik at nødvendig hjelp gis fra virksomheten.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke at brukerne får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud.

Merknad
Kommunen har ved sin helse- og sosialtjeneste et forbedringspotensial i å samordne og skaffe oversikt over sin brukerdokumentasjon.

Dato: 11. august 2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Enebakk kommune i perioden 18. april 2006 – 11. august 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 med habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten. Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Forskjeller i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Forliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Enebakk kommune ligger i Akershus fylke og er en landkommune syd-øst for Oslo, grensende bl.a. til Ski, Lørenskog og Rælingen kommuner. Kommunens befolkning er i hovedsak bosatt i tettstedene Ytre Enebakk og Flateby. Kommunesenteret er Kirkebygda. Antall innbyggere er pr 1.1.2006 9442 – kilde SSB. Det er forventet en fortsatt befolkningsvekst i kommunen i årene fremover.

Befolkningsstruktur 2004. Prosent

Helse- og sosialavdelingen fikk sin nåværende organisasjonsform 1.9.2005. Kommunen er organisert i en relativt flat struktur med 10 enhetsledere som er dirkete underlagt Helse- og sosialsjefen. Kommunelege I med merkantil konsulent er i stab. Enheten Helsetjenester til barn og unge og Tiltaksenheten ivaretar i hovedsak tjenestene til målgruppen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18. april 2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 11.mai 2006. Tilstede: Fra kommunen Enhetsleder Tiltaksenheten Tove Børsting Sundvoll og spesialkonsulent Jørgen Støttum. Fra tilsynet Grete Nanna Finstad, Revisor og Elisabeth Wang, Revisor.

Åpningsmøte ble avholdt mandag 29. mai 2006 kl. 10.00 – 10.30.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet. Det ble i tillegg gjennomført en samtale med 3 personer tilknyttet skole, barnehage og pedagogisk-psykologisk tjeneste.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag (kap.7).

Sluttmøte ble avholdt 30. mai 2006 kl. 14.30 – 15.00.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
  • om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen
  • om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet
  • om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
  • om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
  • om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
  • om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
  • om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter
  • om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at tjenestene er utformet slik at nødvendig hjelp gis fra virksomheten.

Hjemmel:

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. § 4.2 og § 4.3 a
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Lov av 19. juni 1970 nr 69, Forvaltningsloven kap IV og kap V
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Revisjonsbevis:

• Det forekommer at familie må tre inn som koordinatorer for individuell plan.
• Det forekommer at familie må tre inn som støttekontakt og avlastere.
• Det er flere tilfelle med utilstrekkelig avlastning.
• Det forekommer at omsorgslønn blir redusert uten at det foreligger dokumentasjon på at bistandsbehovet er endret. Dokumentasjon foreligger ikke på at endring er varslet.
• Det fremkommer ikke at foreldre samtykker i inngåelse av avtaler om bl.a. transport.
• Kommunen mangler en aktiv internkontroll.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke at brukerne får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud.

Hjemmel:

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven. Kap III og kap IV
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.

Revisjonsbevis :

• Kommunen har utpekt tiltaksenheten som den koordinerende enhet for habilitering, men den benyttes ikke etter intensjonen.
• Ansvarsgruppemøtene skal være en arena for samarbeid og koordinering, men oppnevning av gruppen, gruppens mandat og størrelse samt måten kommunens deltjenester forholder seg til ansvarsgruppemøtene på, er ikke omforent, nedfelt eller avklart.
• Flere av de intervjuede gir uttrykk for at man vet lite om andre deltjenester, også tjenester utenfor helse- og sosialtjenesten.
• Koordinering i forhold til tjenester utenfor helse- og sosialtjenesten er til dels mangelfull.
• Koordinatorrollen for individuell plan virker ikke omforent og avklart.
• Kommunen mangler en aktiv internkontroll.

Merknad
Kommunen har ved sin helse- og sosialtjeneste et forbedringspotensial i å samordne og skaffe oversikt over sin brukerdokumentasjon.

Revisjonsbevis :

• Informasjon er spredd på flere tjenester, og det er liten kunnskap om hvor hvilke opplysninger finnes.
• Det er vanskelig å få oversikt over innholdet i dokumentasjonen, som dessuten vanskeliggjør brukerens innsynsmulighet.

For alle virksomheter om fattet av tilsynet:

• Lov 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 02.07. 1999 nr. 64 om helsepersonell mv. – helsepersonelloven.
• Lov av 02.07. 1999 nr. 63 om pasientrettigheter – pasientrettighetsloven
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift av 23.12.2004 nr. 1837 om individuell plan
• Forskrift av 28.06.2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering.
• Forskrift av 2001-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften) 

For kommunene:

• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02. 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. – sosialtjenesteloven.
• Forskrift av 003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

For spesialisthelsetjenesten (tas med for å vise sammenhengen med tilsynet med spesialisthelsetjenesten innen samme tema)

• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten m.m
• Forskrift av 2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons- og klagenemnd .

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegering til enhetsledere i Helse- og sosialavdelingen, gyldig fra 1.1.2006
• Organisasjonsbeskrivelser – Tiltaksenheten
  Tjenestebeskrivelser – saksbehandling for:
  - Støttekontakt, avlastning for funksjonshemmede, brukerstyrt personlig assistanse, hjemmesykepleie, omsorgslønn.
• Notat om avlastning, tjenestesteder, datert 3.5.06
• Rutinebeskrivelse Re-/habiliteringstjenesten, udatert
• Evaluering av Re-/habiliteringsteamet, datert 10.6.03Møte i helsesøstertjenesten, formål, oppgaver mm, to beskrivelser.
• Helhetlig re-/habilitering, Re-/habiliteringsplan for Enebakk kommune 2002 – 2005, datert 26. oktober 2001.
• Opplæringsplan 2006
• Skjema for henvisning til Re-/habiliteringstjenesten og til Re-/habiliteringsteamet
• Brevmal for anmodning om politiattest jf. Lov om sosiale tjenester
• Mal for samtykkeerklæring for utveksling av nødvendig informasjon i arbeidet med individuell plan.
• Mal for individuell plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 16 journaler/klienrettet dokumentasjon knyttet til personer som ved tilsynet kun mottok kommunale tjenester
• 6 av journaler/klientrettet dokumentasjon knyttet til personer som også mottar helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus datert 8. mars 2006
• Plan for tilsynet datert 23. mai 2006.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Helge Worren, Revisjonsleder, assisterende fylkeslege, Helseavdelingen, Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Marit Werner Haabeth, Revisor, rådgiver, Sosial- og familieavdelingen, Fylkesmannen i Østfold
Grete Nanna Finstad, Revisor, rådgiver, Sosial- og familieavdelingen, Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Elisabeth Wang, Revisor, rådgiver, Helseavdelingen, Fylkesmannen i Oslo og Akershus