Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvorvidt kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• hvorvidt kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Det er gjort rede for avvik og merknader i kapittel 5, funn. Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for 6 avvik og 2 merknader. Disse er følgende:

Avvik:

• Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens krav til saksbehandling blir fulgt.
• Kommunen sikrer ikke at bruker/brukers representant rutinemessig får uttale seg før vedtak fattes.
• Overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 4A er ikke kjent for alle i virksomheten.
• Tjenesteyterne har ikke tilstrekkelig kunnskap om tvangsbegrepet i sosialtjenesteloven kapittel 4A.
• Kommunen sikrer ikke at meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner blir lovmessig håndtert.
• Kommunen sikrer ikke føring av journal i samsvar med myndighetskravene.

Merknader:
Det var ikke ens oppfatning om hva som skal rapporteres daglig.

Avholdte møter var ikke alltid dokumentert med referat og dato.

Dato: 27.09.06

Trine Evensen revisjonsleder

Ingrid Skaara Serkved revisor

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Drangedal kommune i perioden 10.03.06 - 24.05.06 og inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Ved dette tilsynet ble det i forkant holdt et møte med Sykehuset Telemark, seksjon for Voksenhabilitering. I tillegg ble det gjennomført samtale med en pårørende og en hjelpeverge.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Drangedal kommune har 4143 innbyggere. Kommunen har i 2006 rapportert om 19 personer med psykisk utviklingshemning til Sosial- og helsedirektoratet. Tilsynet omfatter 15 brukere som mottar tjenester etter reviderte lovverk.

Drangedal kommune er delt inn i enheter. Enhet for Bistand for funksjonshemmede har fra 2003 egen enhetsleder som er direkte underlagt rådmannen. Enheten omfatter Granveien 2/ bofellesskapet og Granveien 6/avlastning, Drangedal aktiviteter, brukere i Grønn omsorg, Avd. skoleveien 3E, og oppfølging av voksne brukere som bor hjemme.

Virksomheten skal starte med dataprogrammet Profil.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.03.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.05.06.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Granveien bofellesskap, der vi fikk sett hvilke opplysninger de hadde om den enkelte bruker, og hvordan denne dokumentasjonen ble oppbevart.

Sluttmøte ble avholdt 24.05.06

Tilsynet skulle undersøke

• om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens krav til saksbehandling blir fulgt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 8-1, jf. fvl. §§ 17, 24, 25, og sosialtjenesteloven § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av vedtak fattet for 7 brukere viste manglende beskrivelse av de faktiske forhold og kommunens skjønnsutøvelse.
• Kommunen manglet oppdatert prosedyre for saksbehandling
• Ved intervju fremkom det at rutinemessig kartlegging av behov ikke ble gjennomført ved fornying av vedtak.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke at bruker/brukers representant rutinemessig får uttale seg før vedtak fattes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 8-4, og § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd, bokstav e) og g).

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av dokumentasjon framgikk det ikke at bruker/brukers representant var forespurt, eller gitt mulighet til å uttale seg.
• Intervjuene bekreftet at brukerne/brukers representant ikke rutinemessig fikk uttale seg før vedtak ble fattet.
• Kommunens prosedyre for saksbehandling omhandlet ikke kommunens plikt til å rådføre seg med bruker/brukers representant.

Avvik 3
Overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 4A er ikke kjent for alle i virksomheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 4A-7, første og annet ledd og § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Ikke alle informantene kjente til hvem som er overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A i sosialtjenesteloven.
• Det fremgikk ikke klart av rådmannens interndelegering av myndighet at delegasjonen omfattet det overordnede ansvaret for sosialtjenestelovens kapittel 4A.

Avvik 4
Tjenesteyterne har ikke tilstrekkelig kunnskap om tvangsbegrepet i sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-4, jf. § 2-3, jf. § 4A-2, annet ledd, og sosialtjenesteloven § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd, bokstav c).

Avviket bygger på følgende:

• Intervjuene viste at tjenesteyterne ikke kjente til den objektive delen av tvangsbegrepet.
• Tjenesteyterne opplyste at de ikke hadde fått opplæring i sosialtjenesteloven kapittel 4A.
• Det forelå ikke dokumentasjon på at opplæring var gjennomført.

Avvik 5

Kommunen sikrer ikke at meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner blir

lovmessig håndtert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-7, første ledd og § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd, bokstav f) og g).

Avviket bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av dokumentasjon på stedet, fant vi flere utfylte meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner som ikke var sendt fylkesmannen.
• Intervjuene bekreftet at meldingene ikke var sendt videre.
• Virksomheten hadde ikke noen prosedyre for håndtering av meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Det fremgikk ved intervjuene at pårørende og hjelpeverge kunne reservere seg mot å få tilsendt meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.

Kommentar:
Beslutning om å bruke skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner skal nedtegnes straks etter at tiltaket er gjennomført. Melding om skadeavvergende tiltak skal sendes skriftlig til den faglig ansvarlige for tjenesten, Fylkesmannen, verge/hjelpeverge, og pårørende, jf. § 4A-7, første ledd. Dersom pårørende ønsker å reservere seg mot å få meldinger, kan man søke Fylkesmannen om å få til en annen ordning, jf. ”eller på den måten Fylkesmannen beslutter”. Hjelpevergen kan ikke reservere seg, da hjelpevergen er tjenestemottakerens formelle representant. I de tilfelle hjelpevergen også er pårørende må det i slike tilfelle vurderes om det skal oppnevnes egen hjelpeverge som skal ha sosialtjenesteloven kapittel 4A som særlig mandat.

Avvik 6
Kommunen sikrer ikke føring av journal i samsvar med myndighetskravene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-10, jf. helsepersonelloven § 40, jf. forskrift om pasientjournal §§ 5-8, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av dokumentasjon for 7 brukere viste at det ikke er opprettet egen journal der det var benyttet tvang.

Merknad 1
Det var ikke ens oppfatning om hva som skal rapporteres daglig.

Merknaden er bygget på følgende:

• Dagrapportene var generelt utformet.
• Det forelå ikke noen prosedyre for hva som skulle rapporteres.
• Avvik fra dagsplanene fremgikk ikke av rapportbok.

Merknad 2
Avholdte møter var ikke alltid dokumentert med referat og dato.

Merknaden er bygget på følgende:

• Gjennomgang av dokumentasjon viste manglende referatskriving fra møter i faggrupper og ansvarsgrupper.
• Ved intervjuene fremgikk det at referat fra møter ikke alltid ble skrevet.

• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81, med henvisning til lov om helsepersonell m.v. av 02.07.99 nr. 64 (helsepersonelloven) kapittel 8 om dokumentasjonsplikt, og forskrift om pasientjournal av 21.12.00 nr. 1385, som gjelder så langt den passer (jf. sosialtjenesteloven § 4A-10).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.02 nr. 1731.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt for enheten Bistand for funksjonshemmede.
• Rådmannens delegering av myndighet til enhetsleder for Bistand for funksjonshemmede.
• Ansvarsområde og interndelegering av myndighet fra Enhetsleder til ansatte i enheten.
• Turnusplan.
• Tjenestebeskrivelser for praktisk bistand, hjemmehjelp, avlastning, omsorgslønn m.m.
• Opplæringsplan og kurs for enhet Bistand for funksjonshemmede 2006.
• Instruks og arbeidsoppgaver for primærkontakt.
• 21 vedtak om tildeling av tjenester for 15 brukere.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av saksmapper for 7 tjenestemottakere.
• Gjennomgang av meldinger om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Gjennomgang av dagrapportbøker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 10.03.06 fra Fylkesmannen i Telemark med varsel om tilsyn.
• Brev av 20.04.06 fra Drangedal kommune med oversendelse av dokumentasjon.
• Brev av 02.05.06 fra Fylkesmannen i Telemark med oversendelse av program, og ønske om å få fremlagt dokumentasjon i forkant av tilsynsdagen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: rådgiver Trine Evensen, revisjonsleder, rådgiver Audhild Arnesen, revisor og rådgiver Ingrid Skaara Serkved, revisor.