Denne rapporten beskriver de merknader og avvik som ble påpekt innen de reviderte områder.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Bydelen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.
• Bydelen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap. 4A.

Funn, revisjonsbevis:
Det ble avdekket 1 merknad på område 1 og 2 avvik på område 2.

Merknad 1:
Vedtakene om tjenester etter Kap. 4 er lite konkrete når det gjelder ivaretakelse av fritidsaktiviteter og i forhold til utfordrende atferd.

Avvik 1:
Bydel Grorud har ikke et forsvarlig system for behandling og oppbevaring av meldinger om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner. Meldingene benyttes ikke i arbeidet med forebyggende tiltak og andre løsninger eller i forhold til vedtak.

Avvik 2:
Bydel Grorud sikrer ikke tilrettelegging av tjenester og tiltak overfor tjenestemottakere med utfordrende atferd.

Oslo 02.10.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved bydel Grorud i perioden 05-08.09.06.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesteloven etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Antall personer med utviklingshemning og som mottar vedtaksfestede tjenester fra bydelen er i overkant av 100.

Etter en organisasjonsgjennomgang av tjenester for funksjonshemmede i 2005, er tjenesten blitt omorganisert med mål å effektivisere personellressursene og endre samhandlingen mellom boligene og aktivitetssenteret. Tjenesten ble etter dette vedtatt redusert med 7 årsverk, jamfør bydelens egen årsmelding.

I vedtatt budsjett for 06 er det anført at budsjettet for dette året er stramt, men vil tilfredsstille krav om nødvendig minimumstilbud for alle lovbestemte tjenester.

Bydelen har nå organisert Tiltak for funksjonshemmede som egen resultatenhet under Avdeling for samfunn og nærmiljø. Bydelen driver 5 boliger for personer med utviklingshemning, noen av boligene er også for personer med andre diagnoser eller behov.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.07.06.

Åpningsmøte ble avholdt 05.09.06.

Intervjuer, 6 personer ble intervjuet.

Befaringer ble foretatt til 2 boliger/tjenestesteder, Høgda bosenter og Kaldbakken bosenter.

Sluttmøte ble avholdt 08.09.06.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Område 1:

• Om bydel Grorud sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:

• Om bydel Grorud sikrer utøvelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap. 4A.

Område 1

Det ble gitt 1 merknad, det ble ikke gitt noen avvik.

Merknad 1
Vedtakene om tjenester etter Kap. 4 er lite konkrete når det gjelder ivaretakelse av fritidsaktiviteter og i forhold til utfordrende atferd.

Merknaden er basert på følgende

• Gjennomgang av saksmapper og vedtak viser at vedtakene er lite konkrete når det gjelder ivaretakelse av fritidsaktiviteter og i forhold til utfordrende atferd.
• Avviksmeldinger grunnet underbemanning etterlyser konkretisering og tallberegning av vedtakene.
• Intervjuer og befaringer bekrefter at bemanning kan føre til redusert ivaretakelse av fritidsaktiviteter og i forhold til utfordrende atferd.

Område 2

Det ble gitt 2 avvik, det ble ikke gitt noen merknader.

Avvik 1
Bydel Grorud har ikke et forsvarlig system for behandling og oppbevaring av meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner. Meldingene benyttes ikke i arbeidet med forebyggende tiltak og andre løsninger eller i forhold til vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Lov om sosiale tjenester § 4A-7, § 4A-4 og § 4A-10.
• Internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav g og h.

Avviket er basert på følgende

• Ved intervjuer og etterspørring kan ikke bydelen redegjøre for behandling og oppbevaring av meldinger fram til nå.
• Intervjuer og befaringer bekrefter at det ikke gis tilbakemelding fra ansvarlig til tjenestestedene på innholdet i meldingene.

Avvik 2
Bydel Grorud sikrer ikke tilrettelegging av tjenester og tiltak overfor tjenestemottakere med utfordrende atferd.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Lov om sosiale tjenester § 4A-1, § 4A-4 og § 4A-5.
• Internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav c, d, f, g og h.

Avviket er basert på følgende

• Intervjuer, befaring og dokumentgranskning viser at det gjentatte ganger ikke lar seg gjøre å arbeide med forebyggende tiltak og andre løsninger grunnet lav bemanning, utstrakt bruk av vikarer og mangel på formell fagkompetanse.
• Intervjuer, befaring og dokumentgranskning viser at det er liten tid til opplæring, veiledning og oppfølging og at dette i liten grad er satt i system.
• Befaring og dokumentgranskning viser at planlagt og systematisk tiltak i henhold til godkjent vedtak gjennomføres med kun en tjenesteyter til stede, lovens formelle kompetansekrav er heller ikke oppfylt.
• Intervjuer, befaring og dokumentgranskning viser at det er svikt i deler av bydelens internkontroll når det gjelder tilrettelegging av tjenester overfor denne gruppen.
• Befaring viser at det benyttes låsing av et fryseskap i en tjenestemottakers private leilighet uten at dette er regulert gjennom lovverket.
• Dokumentgranskning og etterspørring viser at det er manglende besvarelse og dokumentasjon på oppbevaring av etterlysning fra pårørende/hjelpeverge av vedtak etter Kap. 4A.

Kommentar:
Tredje revisjonsbevis vil bli fulgt opp særskilt fra Fylkesmannen gjennom tidligere godkjent vedtak herfra.

• Lov om sosiale tjenester.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt i forkant av revisjonen:

• Prosedyre for Kap. 4A.
• Prosedyre for avviksregistrering.
• Delegasjonsfullmakter for bydelen.
• Notat om utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.
• Ulike organisasjonskart for bydelen.
• Notat om opplæring og kompetanseheving i tiltak for funksjonshemmede.
• Notat om kvalitet og internkontroll for sosial- og helsetjenestene.
• 10 anonymiserte vedtak.
• Skjema for skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Oversikt over boliger/tjenestesteder med lister over ansatte.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper for de 10 anonymiserte vedtakene.
• Sakspapirer ved de 2 boligene/tjenestestedene som hadde befaring.
• Agenda-rapport.
• Oversikt over avviksmeldinger.
• Oversikt over personalskader.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om landsomfattende tilsyn datert 1.07.06.
• Svar fra bydelen med oversendelse av dokumenter datert 03.08.06.
• Telefonsamtaler og e-post mellom revisjonsleder og kontaktperson for bydelen.
• Andre informasjonskilder:
• Byrådets budsjettforslag for 2006.
• Bydelens egne nettsider.
• Oversikt over Fylkesmannens klagesaksbehandling vedrørende Kap. 4 i LOST.
• Fylkesmannens enkeltsaker vedrørende Kap. 4A for bydelen.
• Rapport fra Fylkesmannens tilsyn i desember 2004.
• Avisutklipp vedrørende beboeres egne midler.
• Årsmelding for 2005.

I tabellen nedenfor er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Revisjonsleder, rådgiver Øivind Pedersen
Revisor, rådgiver Grete N. Finstad
Revisor, rådgiver Karianne Arnkvern