Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark gjennomførte i perioden 13.02.06 – 06.09.06 tilsyn med habiliteringstjenester til barn i Hammerfest kommune. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet i 2006 med habiliteringstjenester til barn. Det landsomfattende tilsynet omfatter helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til barn.

Tilsynet omfattet følgende områder innenfor kommunens helse- og sosialtjenester:

• Utredning av barna
• Planlegging av habiliteringstjenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstjenester

Tilsynet i Hammerfest kommune viste at barn i kommunen ble diagnostisert og fulgt opp av ulike fagpersoner. Fysio- og ergoterapiavdelingen har en sentral rolle i dette arbeidet og arbeider aktivt ut mot de ulike sektorene og tjenestetilbudene i kommunen. Helsesøstertjenesten har et system som fanger opp barna fra 0-18 år med behov for habiliteringstjenester og passer på at barna får delta på de ordinære tilbudene i helsestasjon og skolehelsetjenesten. Kommunen oppretter tidlig ansvarsgrupper og kommer fort i gang med å utarbeide individuell plan til tjenestemottakerne. Foreldre/barn deltar aktivt i habiliteringsprosessen. Rehabiliteringskoordinator har hovedansvaret for å følge opp ansvarsgruppene og at det utarbeides individuelle planer. Hun følger spesielt opp koordinatorene i ansvarsgruppen. Praksis i ansvarsgruppen viser at kommunen har rutiner for å etablere kontakt i god tid før overgang mellom de ulike livsfasene i grunnskolen og i videregående skole. Planleggingen starter vanligvis 1 år før overgangen skal skje.

Kommunen har allikevel problemer med å få til et tidlig samarbeid med den videregående skole. Problemstillingen går på hva som er pleie og omsorgsoppgaver og hva som er opplæringsoppgaver i den videregående skolen. Fysisk tilrettelegginger som teknisk etat skal iverksett tar i noen tilfeller for lang tid.

I kommunen ellers er det lav terskel for å ta kontakt mellom de fleste faggrupper.

Sektorinndelingen og det at ulike tjenester som støttekontakt, avlastning og f. eks pleie og omsorgstjenester er delegert til ulike virksomheter innenfor pleie- og omsorgssektoren gjør at man kan mister den helhetlige oversikten. Dette medfører store utfordringer i å koordinere tjenestene til barna. Det har vist seg vanskelig å skaffe støttekontakt. Det er ikke rutiner for å vurdere alternative tiltak i ventetiden.

Kommunens sikrer nødvendig opplæring og har system som fanger opp opplæringsbehov innenfor virksomhetene. Hver virksomhet sørger for at nødvendig kompetanse blir tilført/ivaretatt ved intern og ekstern opplæring både ved nyansettelse og underveis i forhold til barnas behov. I avlastningsenhetene var det høy bevissthet på at personalets personlige egenskaper og kompetanse var sammenfallende med barnets hjelpebehov.

Avvikene behandles internt i egen virksomhet. Når forhold som f. eks. fysisk tilrettelegging i hjemmet eller på skolen ikke fungerer er det uklart hvordan disse dette skal løses.

Ved tilsynet ble det ikke avdekket noen avvik. Det ble gitt to merknader.

Merknad 1:
Kommunen kan forbedre samarbeidet med fastlegene.

Merknad 2:
Ansvaret for styring av tverrfaglig og tverretatlig habilitering og rehabilitering kan gjøres tydligere i kommunen.

Dato: 08.09.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med habiliteringstjenester i Hammerfest kommune i perioden 8. februar – 6. september 2006 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2006 i området habiliteringstjenester til barn og omfatter kommunale helse- og sosialtjenester og spesialisthelsetjenesten.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Mangler i organisering, omfang og faglig innhold i tjenestene, og mangler i samhandling og koordinering av tjenester internt i kommunene og med spesialisthelsetjenesten, kan føre til at barn med langvarige og koordinerte behov ikke fanges opp, utredes og gis tilbud om adekvat oppfølgning. Barn er særlig utsatte og sårbare. Svikt i habiliteringstjenestene kan få alvorlige konsekvenser for deres utvikling. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Rapporten er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Hammerfest kommune har 9261 innbyggere pr. 1. januar 2005. Av disse er 1771 barn i alderen 0 – 19 år. Kommunen har registrert 20 barn med medfødte eller tidlig ervervet utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet. Avdelingene følger også mange andre barn med spesiell behov, men disse faller utenfor målgruppen for dette tilsynet.

Kommunen har organisert sin habiliteringstjeneste til barn i avdeling for pleie – og omsorgstjenester. Rehabiliteringskoordinator i 100 % stilling er organisatorisk plassert i avdeling for pleie og omsorg, under ledelse av sektorleder. Kommunen har utarbeidet en søknadsprosedyre og felles mal for individuell plan. Årsrapporten 2004 beskriver at 20 barn og ungdommer har fått individuell plan.

Rehabiliteringskoordinator er kommunens adresse for brukere og tjenesteapparat i forhold til habilitering og rehabilitering (koordinerende enhet). Høsten 2005 ble koordineringsteamet for funksjonshemmede barn og unge fra 0-18 år etablert. Teamet består av representanter fra skoleadministrasjonen, helsesøster, sektorleder for pleie- og omsorg, ergo/fysioterapitjenesten, PPT og rehabiliteringskoordinator. Teamets oppgaver er å sørge for samordning, planlegging og tiltak for personer som har behov for langvarige tjenester fra hjelpeapparatet.

Teamet skal styrke samhandlingen mellom tjenesteyter, pasient og pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene. Det er ikke laget retningslinjer for hvem som skal gjøre hva av det praktiske arbeidet.

Rehabiliteringskoordinator har ansvar for igangsetting av det tverrfaglige samarbeidet, både innenfor kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten. Målsettingen for arbeidet er at den funksjonshemmede skal gjenvinne, bevare eller utvikle funksjons og mestringsevne for å oppnå selvstendighet og livskvalitet på egne premisser. Brukerne skal sikres medvirkning.

Kommunen har i mai 2006 tilsatt en støttekontakt koordinator i 50 % stiling som behandler søknader om støttekontakt. Hun skal rekruttere støttekontakter og veilede dem. Vedtak om støttekontakt fattes av støttekontaktutvalget som er sammensatt av representanter fra ulike kommunale servicetjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Telematikk møte/formøte ble avholdt 1. september fra kl. 13.00 – 15.00 med PPT, skoler og barnehage.

Åpningsmøte ble avholdt 23.03.06 kl. 09.30 – 10.00

Intervju ble gjennomført 5. og 6. september 2006. 11 ansatte ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 6. september 2006 fra kl. 14.00 – 14.45.

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at barn med medfødte eller tidlig ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet får forsvarlige og koordinerte habiliteringstjenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at barna får en forsvarlig utredning, herunder
• om barn som blir diagnostisert i spesialisthelsetjenesten ved fødselen eller i nyfødtperioden får oppfølging i kommunen

• om barn med senere oppdaget og/eller uavklart habiliteringsbehov blir fanget opp og utredet

• om barn og foreldre blir gitt anledning til å medvirke i forbindelse med utredningen

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at det blir foretatt en koordinert og individuell utredning av behov og koordinert planlegging av habiliteringstjenester, herunder
• om individuell plan blir benyttet for å sikre målrettede og individuelt tilpassede habiliteringstjenester
• om aktuelle kommunale deltjenester samarbeider med hverandre og med spesialisthelsetjenesten i planlegging av habiliteringstjeneste
• om barn og foreldre medvirker i utredning og planlegging av habiliteringstjenester

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at planlagte habiliteringstjenester blir gjennomført, regelmessig evaluert og endret ved behov, herunder
• om barn og familie medvirker i forbindelse med gjennomføring og evaluering
• om personell har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter

• om kontinuitet i habiliteringsprosesser blir opprettholdt ved overganger
• om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstjenesten i forbindelse med gjennomføring og evaluering

På de tilsynte områder ble det funnet mye positivt som er omtalt i sammendraget.

Merknad 1:
Kommunen kan forbedre samarbeidet med fastlegene.

Merknaden bygger på følgende:

• Ved gjennomgang av skriftlig dokumentasjon og i intervju kom det fram at fastlegene i liten grad deltar i ansvarsgruppene.
• Fastlegen får i liten grad beskjed når barn henvises fra helsestasjonen til lokalsykehuset.
• Det fremgikk i intervju at det var mye uformell kontakt mellom helsesøstrene, helsestasjonslegen og fastlegene.
• Det fremkom i intervju at ansvarsfordeling mellom leger knyttet til helsestasjon og skolehelsetjeneste og fastleger i oppfølgingen av barn med habiliteringsbehov ikke var synliggjort i internkontrollsystemet. Kommunen hadde ingen skriftlig rutine som beskriver samarbeidet mellom fastlegen og helsestasjonen.
• I intervju og ved journalgjennomgang fremkom det at helsestasjonslegen henviste barn med uavklarte nevrologiske symptomer til spesialisthelsetjenesten.
• Det framkom i intervju at fastlegene ikke mottar systematisk melding om endringer i behandling.
• Det fremkom i intervju at fastlegen ikke informerte helsestasjon og skolehelsetjenesten om behovet for tverrfaglige og tverretatlige tiltak som fastlegen mente var nødvendig.

Merknad 2:
Ansvaret for styring av tverrfaglig og tverretatlig habilitering og rehabilitering kan gjøres tydeligere i kommunen.

Merknaden bygger på følgende:

• Det fremkom i intervju at de ulike kommunale sektorene i tjenesten ikke er godt nok kjent med hverandres fagfelt og organiseringen av tjenestene i den enkelte sektor. Dette medfører at ressurser ikke alltid blir utnyttet til beste for tjenestemottaker.
• Det fremkom i intervju og ved gjennomgang av skriftlig dokumentasjon at koordinator for habilitering og rehabilitering ikke har totalansvar for styringen av det tverrfaglige og tverretatlige habiliteringsansvaret.
• I intervju og ved gjennomgang av skriftlig dokumentasjon kom det frem at ansvar og myndighet til rehabiliteringskoordinator og koordineringsteamet ikke er entydig definert. Hvem har helhetlig ansvar for at brukerne får det tjenestetilbudet de har behov for? Hvem har ansvar for at samarbeidsrutinene fungerer mellom nivåene? Hvem tar saken når det blir konflikt mellom 1. og 2. linjetjenesten i forhold til hvem som skal gjøre hva? Hvem skal de melde avvik til når sektorene ikke leverer den tjenesten de skal? Oppgaver og ansvar er fordelt på ulike personer i ulike sektorer. Det er ikke tydelig nok hvem som har beslutningsansvar for hva.

Hvordan skaffer kommunen oversikt over områder i habiliteringstjenesten hvor det er fare for svikt eller når enkelte sektorer ikke bidrar med nødvendig fagkompetanse?

Helsesøstrene deltok i få ansvarsgrupper. Ledende helsesøster var med i koordineringsteamet for funksjonshemmende barn og unge sammen med skoleadministrasjonen, sektor for pleie- og omsorg, ergo/fysioterapitjenesten, PPT og rehabiliteringskoordinator.

I tillegg ble det avdekket problemer med spesialisthelsetjenesten og fylkeskommunen som Hammerfest kommune ikkje kan lastes for, men som trenger en løsning for at barna/ungdommene skal få forsvarlige tjenester.

• I intervjusituasjonen og ved dokumentgjennomgang kom det fram opplysninger om at habiliteringstjenesten/barneavdelingen ikke orienterte fastlegen og pleie og omsorgstjenesten om endringer i medisinbruken når de hadde kontakt med tjenestemottakeren.
• I intervjusituasjonen og ved dokumentgjennomgang kom det fram opplysninger om at fylkeskommunen ved videregående skole ikke deltar tidlig nok i f. eks. habiliteringsprosessen ved overganger fra grunnskolen til videregående skole når det gjelder å få tilrettelagte tiltak i skolen og etter skoletiden. Skoletiden var 15 – 20 timer pr. uke. Ungdommene hadde behov for oppfølging utover undervisningstiden i skolen.

Det var uenighet om kva som er opplæring/undervisning og hva er pleie og omsorg som kommunen har ansvar for. Kommunen tok et år før overgangen initiativ til å planlegge overgangen, mens videregående skole ikke tok kontakt med kommunen like før skolen starter.

• LOV 1984-03-30 nr. 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene (kul)
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sotjl.)
• LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell mv. (hlspl.)
• LOV 1999 – 07-02 nr. 61: Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. (spesialisthelsetjenesteloven)
• LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR-2000-12-01 nr. 1208: Forskrift om prioritering av helsetjenester, rett til nødvendig helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, rett til behandling i utlandet og om dispensasjons og klagenemnd.
• FOR 2001-06-28 nr 765: Forskrift om habilitering og rehabilitering (re- /habiliteringsforskriften)
• FOR 2004-12-23 nr 1837: Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)
• FOR 201-12-21 nr. 1385: Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)
• FOR-2003-04-03 nr. 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- g skolehelsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Skjema/oversikt barn og unge med medfødte eller ervervede utviklingsforstyrrelser eller skader i nervesystemet.
• Oversikt over vedtak i PLO- tjenesten vedrørende hvem som har fått støttekontakt
• Hammerfest kommune – organisasjonskart for kommunen, sektor for helse- og pleie og omsorg.
• Plan for habilitering og rehabilitering 2006 – 2011.
• Årsrapport 2004 og 2005 – Hammerfest kommune.
• Delegasjonsreglement for Hammerfest kommune.
• Stillingsbeskrivelse for Re-/habiliteringskoordinator .
• Retningslinjer for ansvarsgruppemøter.
• Retningslinjer for koordineringsteamet for funksjonshemmede barn og unge i Hammerfest kommune.
• Modell for koordinering av tjenester for funksjonshemmede barn og unge fra 0-18 år.
• Søknadsskjema om pleie- og omsorgstjenester.
• Søknadsskjema-, mal for-, og samtykke erklæring for individuell plan.
• Oversikt over fagkompetansen i kommunen i pleie og omsorgstjenesten, ergo og fysioterapitjenesten og helsestasjonen.
• Oversikt over gjennomgått opplæring i sektor for pleie- og omsorgstjenester og sektor for helse fra 2004 – 2005.
• Diverse skjema for støttekontaktvirksomheten; registreringsskjema for nye støttekontakter, taushetserklæring for støttekontakter, rapporter fra støttekontakter, intervjuskjema for godkjenning av støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• asientjournal/brukermapper for 19 tjenestemottakere, (brukermapper fra avlastningsenheten, legejournal, fysioterapijournal, ulike vedtak vedrørende støttekontakt og avlastning og helsekort fra helsestasjon).
• Gjennomgang av møtereferater fra ansvarsgrupper for tjenestemottagerne og individuelle planer for tjenestemottakerne i gruppen.
  For barn i målgruppen har:
  10 individuell plan
  Fire har det siste halve året fått innvilget IP, men planene var ikke ferdig utarbeidet.. PPT var koordinator.
  Fem har ikke individuell plan fordi foreldrene ikke ønsker dette enda.

Alle barn i målgruppen har ansvarsgrupper. 

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet/Fylkesmannen:

• Brev fra tilsynsmyndighetene av 8 februar 2006 vedrørende varsel om tilsyn med kommunens helse- og sosialtjenester til barn med behov for omfattende og langvarige tiltak og tjenester. Detaljert plan for tilsynet og verifikasjoner.
• E- post av 23. februar 2006 til rådmannen kommune vedrørende telematikkmøte med representanter fra barnehage, skoler og PPT.
• E- post 28. februar 2006 fra sektorleder Arvid Isaksen om at kontaktperson for tilsynet er ledende helsesøster Gro Hågensen.
• E- post av 14. mars 2006 fra Arvid Isaksen til Fylkesmannen v/ Målfrid Ovanger om utsettelse av tilsynsbesøket til 5. og 6. september 2006.
• Hammerfest kommunes oversendelse av dokumentasjon til tilsynet av 24.03.2006.
• Helsetilsynet i Finnmarks oversendelse av program for tilsynsdagene av 11.07.2006.
• Helsetilsynet i Finnmarks oversendelse av revidert program for tilsynsdagene av 21. august 2006.
• E- post av 21.august 2006 telematikkmøte- oppringingsnummer og oversikt over hvem som deltar på møtet.
• E-post av 1. september 2006 fra Bodil Nergård endring av intervjupersoner fra avlastningsenheten.
• E- post av 4. september 2006 oversendelse av årsrapport 2005 fra Hammerfest kommune.
• Brev av 11. september 2006 oversendelse av foreløpig tilsynsrapport.
• Brev av ……..2006. Tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport fra Hammerfest kommune
• Brev av ………… 2006 oversendelse av endelig tilsynsrapport

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Tilsynet ble utført av:
Revisjonsleder/fylkessykepleier Målfrid Ovanger, Helsetilsynet i Finnmark
Revisor/rådgiver Gry Bogetun, Fylkesmannen i Finnmark
Revisor/ass. fylkeslege Caroline Olsborg, Helsetilsynet i Troms
Revisor/juridisk rådgiver Lasse Svenstrup Andersen, Fylkesmannen i Aust Agder