Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om Nannestad kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om Nannestad kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Funn, revisjonsbevis:

Det ble gitt 2 merknader på det første området. På det andre området ble det avdekket 1 avvik.

Avvik 1, område 2:
Nannestad kommune har ikke tilstrekkelige systemer til å sikre at det ikke brukes tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Merknad 1, område 1:
Tildeling og revurdering av tjenester etter sosialtjenesteloven Kap 4 er vanskelig å etterprøve, og er i stor grad preget av muntlighet.

Merknad 2, område 1:
Det er ikke klart hvem som har avgjørelsesmyndighet.

Dato: 17.10.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nannestad kommune i perioden 27. – 29.09.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. 

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Nannestad kommune er organisert etter en modell med rådmann, en stab bestående av 3 seksjoner og Offentlig servicekontor, med hver sin leder. Under rådmannen er det 3 områdeledere med ansvar for i alt 16 avdelinger. Tjenester til mennesker med utviklingshemning er underlagt Område Bistand og omsorg, under ledelse av bistand- og omsorgssjef Kari Homble. Hun fungerer også som overordnet faglig ansvarlig for Kap 4A, selv om det ikke er fattet noe formelt vedtak i kommunen om dette.

En av de 4 avdelingene som tilhører dette området, Avdeling for støttetjenester for voksne ledes av avdelingsleder Gunn Frøydis Holtet. Tjenesten omfatter 6 tjenester, med hver sin fagansvarlige; Konsulenttjeneste for funksjonshemmede, Myrstad bokollektiv, Myrstad barnebolig, Boveiledertjenesten, Psykisk helsevern og Aktivitetssenteret.

Nannestad kommune har ingen vedtak etter Kap 4A, men har sendt noen meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner overfor en tjenestemottaker.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.08.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.09.06.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Vargveien 23. Ansatte på stedet og en tjenestemottaker deltok sammen med tilsynsmyndigheten.

Sluttmøte ble avholdt 29.09.06.

Område 1:
Om Nannestad kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om Nannestad kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Avvik 1, område 2:
Nannestad kommune har ikke tilstrekkelige systemer til å sikre at det ikke brukes tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-3 jf § 4A-4 og § 4A-7 jf § 4A-5.
• Sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd jf internkontrollforskriften §§ 4 og 5.

Avviket er basert på følgende:

• Det er ikke kjent og klart hvem som er overordnet faglig ansvarlig for Kap 4A, og hvilket ansvar som er lagt til stillingen.
• Det foreligger ikke skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig i kommunen.
• Det foregår ingen systematisk opplæring av de ansatte om Kap 4A.
• Det foreligger ingen opplæringsplan for ansatte i tjenesten.
• Tjenesteyterne har ikke tilstrekkelig kunnskap til å kunne identifisere bruk av tvang og makt i tjenesten.
• Ledere og tjenesteytere har ikke tilstrekkelig kunnskap om hvilke prosedyrer som skal følges etter bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Det er ikke utarbeidet rutiner for bruk av meldinger ved skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Det er opplyst at det har vært brukt tvang og makt overfor en tjenestemottaker tre ganger i 2006 uten at det er nedtegnet og sendt melding i henhold til lovkrav.
• Nannestad kommune har ikke internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter Kap 4A er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Merknad 1, område 1:
Tildeling og revurdering av tjenester etter sosialtjenesteloven Kap4 er vanskelig å etterprøve, og er i stor grad preget av muntlighet.

Merknaden er basert på følgende:

• Innholdet i vedtakene gir i liten grad opplysninger om hva det er søkt om og faktagrunnlaget for vurderingen.
• Det foreligger i liten grad samlet skriftlig informasjon om den enkelte tjenestemottaker.
• Tjenestene er riktig hjemlet, men i flere saker er feil lovgrunnlag oppgitt i standardteksten.
• Innhenting av informasjon, drøfting og avgjørelse av saker skjer i ulike fora. Hvilket forum som saken tas opp i, er avhengig av sakens kompleksitet.

Merknad 2, område 1:
Det er ikke klart hvem som har avgjørelsesmyndighet.

Merknaden er basert på følgende:

• Det foreligger ikke delegasjon av vedtaksmyndighet fra rådmannen.
• Hvordan vedtaksmyndigheten er fordelt fremgår heller ikke av annen skriftlig dokumentasjon.
• Det fremgår av intervjuene at det ikke er klart og kjent i organisasjonen hvem som har vedtaksmyndighet i forhold til de ulike tjenestene i Kap 4.

Positive forhold:
I en ellers vanskelig økonomisk situasjon for kommunen, har man vært opptatt av å skjerme og prioritere denne målgruppen, samt å gi tjenestemottakerne et godt tilbud.

• Lov om sosiale tjenester
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift om individuell plan
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Lov om forvaltningsmåten i forvaltningssaker
• Lov om helsetjenesten i kommunen

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Nannestad kommune.
• Delegasjonsreglement vedr. ansvar for å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven kapitel 4.
• Oversikt over ansatte som sorterer under Bistand og omsorg, avdeling Støttetjenester for voksne funksjonshemmede, herunder Aktivitetssenteret, Boveiledertjenesten, Myrstad Bokollektiv og Myrstad Barnebolig og Avlastning.
• Opplæringsplan for ansatte ved Myrstad bokollektiv og barnebolig.
• Forslag til introduksjonsmappe ved Boveiledertjenesten.
• Varslingsrutiner ved dødsfall i Boveiledertjenesten.
• Kopi av 14 anonymiserte enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d jf. § 4-3.
• Skjema for melding om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller etter tidligere lov Kap 6A.
• Opplæringsplan/miljøregler overfor en tjenestemottaker.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper i 3 av de saker hvor vi hadde fått tilsendt vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d. I de øvrige 11 sakene ble vi presentert for permer der opplysninger om den enkelte tjenestemottaker var samlet.
• Stillingsbeskrivelse for konsulent for funksjonshemmede og avdelingsleder i bistand og omsorg ble oversendt Fylkesmannen den 28.09.06.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen om landsomfattende tilsyn datert 14.08.06.
• Telefaks fra Eidsvoll kommune av 18.09.06, 19.09.06, 21.09.06 og 28.09.06, vedlagt dokumenter.
• Telefonsamtaler mellom revisjonsleder og kontaktperson for tilsynet, vedrørende: Etterlysning av dokumenter, program for tilsynet, utvelgelse av intervjupersoner, plan for befaring i boliger ved Vargveien 23 samt varsel om at Fylkesmannen ville ha fremlagt for granskning 14 saksmapper/dokumenter vedrørende tjenestemottakere hvor vi hadde mottatt anonymiserte enkeltvedtak om tjenester.

Andre informasjonskilder:

• Fylkesmannens egne dokumenter, som Kap 4A-saker og tilsynsrapporter.
• Opplysninger hentet ut fra kommunens internettsider.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Terje Hermansen, revisjonsleder,
Anne-Lisa Endal, revisor,
Karianne Arnkværn, revisor,
Anne-Lise Kristensen, observatør.