Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A

Det er under tilsynet avdekket 1 avvik:

Avvik 1
Rakkestad kommune sikrer ikke at forvaltningslovens krav til saksbehandling blir fulgt når det tildeles praktisk bistand og opplæring etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2.

Dato: 30.10.06

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Rakkestad kommune 7. – 8. september 2006 gjennomført av Fylkesmannen i Østfold. Tilsynet er en del av det planlagte tilsynet som Fylkesmannen skal gjennomføres i 2006, og er en del av et landsomfattende tilsyn gitt i oppdrag av Statens helsetilsyn

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer oppfyllelse av bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Rakkestad kommune har ca 7400 innbyggere. Kommunen har inndelt sin virksomhet i sentralledelse og tre områder; oppvekst og kultur, teknisk, miljø og landbruk og helse og omsorg. Hvert område ledes av kommunalsjefer som sammen med rådmannen utgjør kommunens sentralledelse. Tjenester til personer med utviklingshemming er lagt til område helse og omsorg under seksjon pleie og omsorg. Seksjonen er inndelt i flere enheter, herunder enhet for miljøarbeidertjeneste og hjemmehjelptjeneste. I denne enheten finnes det tre tjenestesteder, Lundborg, Gudimstua, og Kleven, der personer med utviklingshemming bor i kommunale boliger og mottar tjenester fra kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.04.06. Oversikt over dokumenter som virksomheten har oversendt i forbindelse med revisjonen er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.09.06

Intervjuer ble gjennomført 07.09.06 og 08.09.06.

8 personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.09.06

I dette tilsynet retters oppmerksomheten mot om kommunen sikrer at forholdene legges tilrette for tjenesteyting med minst mulig bruk av tvang og makt, jf. § 4A-4, første punktum, og om brukernes tjenestetilbud etter § 4-2 bokstav a-d endrer seg i samsvar med endringer i brukers behov.

Når tilsynet skal avklare om kommunen ”sikrer” sine tjenester, menes at tilsynet både skal undersøke hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den faktisk gir de resultater som lovgivningen krever.

Tilsynet omfatter følgende områder:

Område 1:
Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A

Område 1
Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Avvik 1
Rakkestad kommune sikrer ikke at forvaltningslovens regler om saksbehandling blir fulgt når kommunen tildeler tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2.

Avvik fra følgende krav i lov og forskrift:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1 jf. forvaltningsloven §§ 16,17 og §§ 24,25, jf. forskrift om internkontroll § 4 annet ledd .

Kommentar:
Reglene i sosialtjenesteloven § 8-1, jf. Forvaltningslovens bestemmelser i lovens kap. IV, skal sikre at tjenestemottakerne får tjenester på et forsvarlig nivå. Dersom kommunen ikke har et internkontrollsystem som sikrer at saksbehandlingsreglene blir fulgt, svekker dette tjenestemottakernes rettsikkerhet og det er fare for at tjenestetilbudet til tjenestemottakerne ikke blir endret i samsvar med endringer i behov. Spesifiserte, skriftlige vedtak med grunnlag i individuelle vurderinger av den enkelte tjenestemottakers behov og funksjonsvurdering, skal legge grunnlaget for hvilke tjenester tjenestemottakene mottar.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av journaler med tilhørende vedtak går det frem at vedtak om praktisk bistand og opplæring etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4.2 bokstav a er lite spesifikke og gir i liten grad anvising om hva man konkret skal få bistand til.
• Ved gjennomgang av vedtak går det frem at flere vedtak bygger på søknad som er utformet av kommunen, og som ikke er underskrevet eller forelagt bruker selv, pårørende eller hjelpeverge.
• Vedtakene inneholder i liten grad opplysninger om hva som er grunnlaget for utmålingen av tjenestene. Flere av søknadene mangler kartlegginger av bistandsbehov.

Område 2
Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kap. 4A.

Det ble ikke avdekket avvik på dette området

• Lov om sosiale tjenester av 13.12.91, kapittel 4 og 4A
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgssektoren

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart og organisering av tjenestene
• Stillings- og ansvarsbeskrivelser PRO
• Arbeidsbeskrivelse for primærkotakt
• Rutiner for dag-/kvelds-/nattevakt
• Rutiner praktiske gjøremål – ukeplan for beboer
• Opplæringsplan 2005 – 2006
• Gjennomført opplæring i 2005 og 2006
• Oversikt over tjenestesteder og ansatte med stillingsandel, tittel, utdanning og funksjon
• Prosedyrebeskrivelser:
  - Melding om skadeavvergende tiltak
  - Kopi av vedtak om tvang i systematisk tiltak
  - Avvikshåndtering
  - Andre prosedyrer aktuelle for utviklingshemmede
• Enkeltvedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 jf. 4-2
• Tjenestebeskrivelse bolig/tjenester i bolig
• Kriterier for ”kan” tjenester
• Kriterier for tildeling a støttekontakt
• Prosedyre for håndtering av søknad, vurderingsbesøk og tiltaksplan (ses i sammenheng med vedtak)
• Prosedyre for individuell plan og samarbeid med hjelpeverge

Dokumenter som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av saksmapper/journaler
• Gjennomgang av brukerpermer m.m

Det ble gjennomført befaring/besøk på to tjenestesteder.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Revisjonsvarsel ble sendt fra Fylkesmannen 05.04.06
• Oversendelse av dokumenter fra kommunen mottatt 08.05.06
• Diverse korrespondanse pr. telefon og pr e-post
• Program for tilsynet ble sendt ut i brev datert 22.05.06
• Oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 03.10.06

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Atle Grønstøl, revisjonsleder
Astrid Sponheim Hunderi, revisor