Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel. 4A.

Det ble gitt to avvik og en merknad.

Funn og observasjoner:

Avvik 1
Kommunens saksbehandling og vedtak er ikke i samsvar med forvaltningslovens saksbehandlingsregler

Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene er fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester det er søkt om og hvilken utredning som er gjort. I fremlagte dokumenter fremkommer det ikke hvilke vurderinger som gjøres, verken i forhold til type tjenester eller omfang. Kommunen sikrer ikke at tjenestemottaker og hjelpeverge får anledning til å medvirke ved fornyelse av vedtak. Skriftlige vedtak er fattet flere måneder etter at tjenesten er gitt.

Avvik 2
Åmot kommune sikrer ikke at det fattes vedtak i situasjoner der det benyttes tvang og makt på en systematisk måte.

Det er benyttet låsemekanismer på skapdør uten at det er fattet vedtak om dette. Det brukes heldekkende skadeforebyggende spesialklær (kjeledress) uten at det er fattet vedtak om dette.

Kommunen har ikke formelt utpekt en bestemt person som er gitt myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven kap 4A og kommunen har ikke operative rutiner for å hindre lovstridig bruk av tvang og makt.

Merknad 1
Kommune har et forbedringspotensial når det gjelder utarbeidelse og anvendelse av individuell plan

Merknaden bygger på at det er forskjellige oppfatninger blant ansatte om tjenestemottakerne har individuell plan, hvem som er ansvarlig for å utarbeide den enkelte plan, hvor den befinner seg og formålet med planen.

Dato: 29.09.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åmot kommune i perioden 20.06.06 – 29.09.06. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyn sine landsomfattende tilsyn i 2006. Statens helsetilsyn vil utarbeidet en samlerepport.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Åmot kommune har 4 348 innbyggere (pr. 01.01.06). Kommunens innbyggertall har vært stabilt de siste årene. Andel barn og unge 0-17 år: 20,1 % (landet: 23,6 %). Andel eldre over 80 år: 6,8 % (landet: 4,6 %). Andel innbyggere med vestlig innvandrerbakgrunn: 2,0 % (landet: 2,2 %). Andel innbyggere med ikke vestlig innvandrerbakgrunn: 2,7 % (landet: 5,4 %). Andel innbyggere i tettbygde strøk: 45 % (landet: 77 %).

Det er registrert 23 utviklingshemmede i kommunen. De fleste av disse mottar en eller flere tjenester.

Kommunen har organisert sine tjenester i en flat struktur med virksomhetsledere dirkete underlagt rådmannen. Koordinator for funksjonshemmede er underlagt virksomhetsleder for helse og sosial, og behandler saker som gjelder støttekontakter og avlastning. Virksomhetsleder for hjemmetjenester har ansvar for øvrige tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4. Hjemmetjenesten er organisert i tre arbeidslag, hvorav arbeidslag 2 har ansvar for tjenester til funksjonshemmede.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.06.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.08.06.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved et bofellesskap.

Sluttmøte ble avholdt 30.08.06.

Område 1:
Om Åmot kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om Åmot kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Område 1

Avvik 1
Kommunens saksbehandling og vedtak er ikke i samsvar med forvaltningslovens saksbehandlingsregler

Avviket bygger på følgende observasjoner

• Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene er fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester det er søkt om og hvilken utredning som er gjort.
• I fremlagte dokumenter fremkommer det ikke hvilke vurderinger som gjøres, verken i forhold til type tjenester eller omfang.
• Kommunen sikrer ikke at tjenestemottaker og hjelpeverge får anledning til å medvirke ved fornyelse av vedtak.
• Skriftlige vedtak er fattet flere måneder etter at tjenesten er gitt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2, jf § 8-1 og § 8-4.
• Forvaltningsloven §§ 16, 17 og 23
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav e, g og h.

Kommentarer:
Etter sosialtjenesteloven § 8-1 gjelder forvaltningslovens bestemmelser ved tildeling av tjenester. Forvaltningsloven stiller krav om at tjenestemottakeren eller dennes representant, skal varsles før det treffes vedtak, at saken skal utrede for vedtak treffes og vedtak skal fattes ved tildeling av tjenester. Disse reglene gjelder også om det er fornyelse av tidligere vedtak som er gått utløpt på dato. Internkontrollforskriften stiller krav om at virksomheten skal sikre seg at lover og forskrifter overholdes.

Merknad 1
Kommune har et forbedringspotensial når det gjelder utarbeidelse og anvendelse av individuell plan

Merknaden bygger på at det er forskjellige oppfatninger blant ansatte om tjenestemottakerne har individuell plan, hvem som er ansvarlig for å utarbeide den enkelte plan, hvor den befinner seg og formålet med planen.

Område 2

Avvik 2
Åmot kommune sikrer ikke at det fattes vedtak i situasjoner der det benyttes tvang og makt på en systematisk måte.

Avviket bygger på følgende:

• Det er benyttet låsemekanismer på skapdør uten at det er fattet vedtak om dette.
• Det brukes heldekkende skadeforebyggende spesialklær (kjeledress) uten at det er fattet vedtak om dette.
• Kommunen har ikke formelt utpekt en bestemt person som er gitt myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven kap 4A.
• Kommunen har ikke operative rutiner for å hindre lovstridig bruk av tvang og makt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 4A-6, 4A-7 og 4A-8
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav g og h.

Kommentarer:
Sosialtjenesteloven kap 4A åpner for at det i enkelte tilfeller kan brukes tvang og makt ovenfor utviklingshemmede tjenestemottakere. Det stilles imidlertid konkrete krav til saksbehandling og fatting av vedtak før planlagt tvang kan anvendes. Systematisk bruk av tvang skal ikke forekomme før vedtak fattet og er stadfestet av fylkesmannen. I følge internkontrollforskriften skal kommunen ha rutiner som sikrer at tjenestene utføres i tråd med lover og forskrifter.

Det ble ikke gitt noen merknader på område 2.

Virksomheten har et internkontrollsystem der de fleste rutinene ble etablert i 2000 og 2001. Disse er samlet i en Kvalitetshåndbok. Evaluering av rutinene er satt til 2003 uten at det går frem at det er foretatt noen evaluering. Enkelte rutiner er for tiden under revisjon. Det føres avvik i forhold til medisinhåndtering, men det er ført få avviksmeldinger i forhold til de øvrige rutinene eller i forhold til lovkrav. Tilsynets erfaring er at rutinene i liten grad benyttes i det daglige arbeidet, både ved saksbehandling og ved utføring av tjenester, og rutinene er generelt lite kjent blant de ansatte. Som en konsekvens av dette brukes internkontrollsystemet i liten grad til kvalitetsforbedrende arbeid.

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
• Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonskart for Helse og sosial

• Oversikt over ansatte i Helse og sosial
• Oversikt over utviklingshemmede i kommunen.
• Delegasjonsreglement
• Opplæringsplan
• Prosedyrer og skjema vedrørende de aktuelle tjenester
• Stillingsbeskrivelser
• Faktabeskrivelser for hjemmetjenesten og ressurssenter for helse og sosial
• Turnus og vaktplan for bofellesskap
• De fire siste vedtakene for beboerne i bofellesskap

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper og journaler for 6 av tjenestemottakerne
• Tjenestens kvalitetsperm (rutinehåndbok)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev fra fylkesmannen datert 20.06.06.
• Svar fra Åmot kommune datert 06.07.06 med første oversendelse av dokumenter
• Telefonsamtaler og e-post korrespondanse mellom revisjonsleder og henholdsvis rådmann og kontaktperson i kommunen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Nils Chr. Faaberg, revisjonsleder
Seksjonssjef Ellen Trosvik, revisor
Rådgiver Lars Erik Kvaale, revisor
Rådgiver Marianne Cae, revisor