Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjeneste-loven kapittel. 4A.

Det ble gitt 4 avvik og en merknad.

Funn og observasjoner:

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig opplæring til sine ansatte.

Kommunen har ikke gjeldende eller oppdatert opplæringsplan. Ansatte uttrykker behov for økt kompetanse for å utøve tjenestene. Det er ikke gitt spesifikk opplæring i tvang og makt.

Avvik 2
Kommunens saksbehandling og vedtak er ikke i samsvar med forvaltningslovens saksbehandlingsregler

Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene er fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester det er søkt om og om dette er i samsvar med behovet. Det er foretatt reduksjon av tjenester uten at det er foretatt individuell vurdering. I flere saker fremkommer det ikke hvilke vurderinger som gjøres, verken i forhold til type tjenester eller omfang. Kommunen sikrer ikke at tjenestemottaker og hjelpeverge får anledning til å medvirke ved fornyelse av vedtak. I flere tilfeller er skriftlige vedtak fattet flere måneder etter at tjenesten er gitt.

Avvik 3
Kommunen gir ikke til enhver tid tjenester i tråd med vedtak som er fattet.

Reell bemanning i et bofellesskap er ikke alltid tilstrekkelig til å fylle opp vedtak om ett personale tilstede (en til en bemanning) for dem som har vedtak om det. Kommunen har ikke rutiner som til sikrer nødvendig bemanning.

Avvik 4
Grue kommune har ikke fattet vedtak om tvang og makt i alle tilfeller hvor det er påkrevd.

Dør og skapdør er i ett tilfelle stengt uten at det er fattet vedtak om dette. Matmengde og tilgang på mat for en person reguleres uten at det er fattet vedtak om dette. Kommunen har ikke formelt utpekt en bestemt person som er gitt myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven kap 4A. Det er ikke gitt spesiell opplæring vedrørende bruk av tvang og makt og kommunen har ikke operative rutiner for å hindre lovstridig bruk av tvang og makt.

Merknad 1
Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder utarbeidelse og anvendelse av individuell plan

Flere av tjenestemottakerne har habiliteringsplaner som ikke er evaluert på flere år. Etter sosialtjenesteloven § 4-3a, jf forskrift om individuell plan, har brukere med langvarige og sammensatte behov, krav på individuell plan. Individuell plan erstatter således tidligere habiliteringsplaner. Manglende individuell plan kan få konsekvenser for å gi et helhetlig tilbud og å sikre forsvarlige tjenester.

Dato: 31.10.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grue kommune i perioden 20.06.06 – 31.10.06. Revisjonen inngår som en del av Statens Helsetilsyn sine landsomfattende tilsyn i 2006. Statens helsetilsyn vil utarbeidet en samlerapport.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Grue kommune har 5218 innbyggere (pr. 01.01.06). Kommunens innbyggertall har vært synkende de siste årene. Andel barn og unge 0-17 år: 18,9 % (landet: 23,6 %). Andel eldre over 80 år: 8,2 % (landet: 4,6 %). Andel innbyggere med vestlig innvandrerbakgrunn: 1,5 % (landet: 2,2 %). Andel innbyggere med ikke-vestlig innvandrerbakgrunn: 3,3 % (landet: 5,4 %). Andel innbyggere i tettbygde strøk: 39 % (landet: 77 %).

Det er registrert 42 utviklingshemmede i kommunen. De fleste av disse mottar en eller flere tjenester.

Kommunen har organisert sine tjenester i en flat struktur med enhetsledere dirkete underlagt rådmannen. Tjenester for funksjonshemmede var tidligere en egen enhet, men er planlagt lagt inn under enhet for Helse og familie. Pr i dag er tjenestene midlertidig lagt inn under enhet for Sosiale tjenester. Tjenesten ledes i dag av to bokonsulenter (teamledere) som har ansvar for to bofellesskap hver. Teamlederne har også ansvar for behandling av saker som gjelder avlastning og støttekontakter. I hvert bofellesskap er det en miljøterapeut som ivaretar den daglige ledelsen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.06.06.

Åpningsmøte ble avholdt 06.09.06.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved ett bofellesskap.

Sluttmøte ble avholdt 15.09.06.

Område 1:
Om Grue kommune sikrer at tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede tjenestebehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2:
Om Grue kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d overfor utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven Kap 4A.

Område 1:

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig opplæring til sine ansatte.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke fremlagt gjeldende eller oppdatert opplæringsplan.
• Under intervju gir flere ansatte uttrykk for økt kompetansebehov for å utøve tjenestene.
• Under intervju opplyses det at det ikke gitt spesifikk opplæring i tvang og makt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-3
• Internkontrollforskriftens § 4 bokstav c.

Kommentarer:
Etter sosialtjenesteloven § 2-3 skal kommunen sikre tilstrekkelig opplæring for sine ansatte. Ved arbeid med utviklingshemmede, både generelt og der det kan oppstå situasjoner der det må brukes tvang og makt, må tjenesteutøverne ha konkret kompetanse til dette.

Avvik 2
Kommunens saksbehandling og vedtak er ikke i samsvar med forvaltningslovens saksbehandlingsregler

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av dokumenter er det ikke mulig å se at saksbehandlingsreglene er fulgt, herunder hvorvidt tjenestemottakerne blir tildelt tjenester det er søkt om og om dette er i samsvar med behovet
• Under dokumentgjennomgang og under intervju kommer det frem at det er foretatt reduksjon av tjenester uten at det er foretatt individuell vurdering.
• I flere saker fremkommer det ikke hvilke vurderinger som gjøres, verken i forhold til type tjenester eller omfang.
• Kommunen sikrer ikke at tjenestemottaker og hjelpeverge får anledning til å medvirke ved fornyelse av vedtak.
• Skriftlige vedtak er i flere tilfeller fattet flere måneder etter at tjenesten er gitt

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2, jf § 8-1 og § 8-4.
• Forvaltningsloven §§ 16, 17 og 23.
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav e og g.

Kommentarer:
Etter sosialtjenesteloven § 8-1 gjelder forvaltningslovens bestemmelser ved tildeling av tjenester. Forvaltningsloven stiller krav om at tjenestemottakeren eller dennes representant, skal varsles før det treffes vedtak, at saken skal utredes før vedtak treffes og vedtak skal fattes ved tildeling av tjenester. Disse reglene gjelder også om det er fornyelse av tidligere vedtak som er utløpt på dato. Internkontrollforskriften stiller krav om at virksomheten skal sikre seg at lover og forskrifter overholdes.

Avvik 3
Grue kommune gir ikke til enhver tid tjenester i tråd med vedtak som er fattet.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervju opplyses det at reell bemanning i et bofellesskap er ikke alltid tilstrekkelig til å fylle opp vedtak om ett personale (en til en bemanning) til dem som har vedtak om det.
• Kommunen har ikke rutiner som sikrer nødvendig bemanning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2 bokstav a og § 8-1.
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav g.

Kommentarer:
Når et vedtak er fattet, følger det av lovens bestemmelser at tjenestemottakeren har rett på de tjenestene vedtaket omfatter. Kommunen kan derfor ikke redusere tjenesteomfanget uten at det er fattet vedtak om det og den plikter å ha tilstrekkelig med bemanning til å dekke innvilgede tjenester.

Merknad 1
Grue kommune har et forbedringspotensial når det gjelder utarbeidelse og anvendelse av individuell plan

Merknaden bygger på:

• Flere av tjenestemottakerne har habiliteringsplaner som ikke er evaluert på flere år. Etter sosialtjenesteloven § 4-3a, jf forskrift om individuell plan, har brukere med langvarige og sammensatte behov, krav på individuell plan. Individuell plan erstatter således tidligere habiliteringsplaner. Manglende individuell plan kan få konsekvenser for å gi et helhetlig tilbud og å sikre forsvarlige tjenester.

Område 2:

Avvik 4
Grue kommune har ikke fattet vedtak om tvang og makt i alle tilfeller hvor det er påkrevd.

Avviket bygger på:

• Dør og skapdør er stengt uten at det er fattet vedtak om dette.
• Matmengde og tilgang på mat reguleres uten at det er fattet vedtak om dette.
• Kommunen har ikke formelt utpekt en bestemt person som er gitt myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven kap 4A.
• Det er ikke gitt spesiell opplæring vedrørende bruk av tvang og makt.
• Kommunen har ikke operative rutiner for å hindre lovstridig bruk av tvang og makt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-7, jf rundskriv 10/2004 pkt 4.7.2 og §§4A-4 og 4A-8
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav g pkt.

Kommentarer:
Sosialtjenesteloven kap 4A åpner for at det i enkelte tilfeller kan brukes tvang og makt ovenfor utviklingshemmede tjenestemottakere. Det stilles imidlertid konkrete krav til saksbehandling og fatting av vedtak før planlagt tvang kan anvendes. Systematisk bruk av tvang skal ikke forekomme før vedtak er fattet og er stadfestet av fylkesmannen. I følge internkontrollforskriften skal kommunen ha rutiner som sikrer at tjenestene utføres i tråd med lover og forskrifter.

Det ble ikke gitt noen merknader under område 2.

Etter sosialtjenesteloven § 2-1 plikter kommunen å ha et internkontrollsystem som skal sikre forsvarlige tjenester etter lovens § 4-2.

Fylkesmannen kan ikke se at kommunen har et fungerende internkontrollsystem med oppdatert dokumentasjon. Kommunens organisasjon, delegering og oppgavefordeling er ikke tydelig beskrevet, og fylkesmannen har inntrykk av at det mangler tydelige rutiner innefor sentrale deler av sosialtjenesten. Flere av kommunens prosedyrer overleveres muntlig og baseres på etablert praksis. Når kommunen er under omorganisering og flere sentralt plasserte personer innfor tjenestene har permisjon eller er/har vært sykemeldt, vil et internkontrollsystem bidra til å sikre forsvarlige tjenester.

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
• Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonskart for kommunen

• Utredninger og vedtak vedrørende pågående omorganisering.
• Delegasjonsreglement (ikke vedtatt)
• Opplæringsplan
• Virksomhetsplan for utviklingshemmede (1990)
• Turnus og vaktplan for et bofellesskap
• De fire siste vedtakene for beboerne i et bofellesskap
• Oversikt over utviklingshemmede i kommunen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper og journaler for 3 av tjenestemottakerne
• Utfyllende dokumenter vedrørende stillingsbeskrivelser og rutinebeskrivelser.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev fra fylkesmannen datert 20.06.06.
• Svar fra Grue kommune datert 17.07.06 med oversendelse av dokumenter
• Telefonsamtaler og e-post korrespondanse mellom revisjonsleder og kontaktperson i kommunen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Nils Chr. Faaberg, revisjonsleder
Rådgiver Lars Erik Kvaale, revisor
Rådgiver Marianne Cae, revisor