Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

hvorvidt kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser

hvorvidt kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Det er gjort rede for avvik og merknader i kapittel 5, funn. Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for 4 avvik. Disse er følgende:

Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens krav til saksbehandling blir fulgt.

Kommunen har ikke dokumentasjon for at diagnosen psykisk utviklingshemning er stilt etter ICD 10-diagnosesystem F 70-79.

Overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 4A er ikke kjent for alle i virksomheten.

Kommunen sikrer ikke at tvangsbegrepet (subjektive og objektiv del) i sosialtjenesteloven kapittel 4A er tilstrekkelig kjent blant de tilsatte.

Dato: 01.11.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Siljan kommune i perioden 08.03.06 – 15.06.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Ved dette tilsynet ble det i forkant holdt et møte med Sykehuset Telemark, seksjon for Voksenhabilitering. I tillegg ble det gjennomført samtale med en hjelpeverge. En pårørende var også innkalt, men møtte ikke.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Siljan kommune har 2300 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert i 4 enheter med hver sin kommunalsjef som er direkte underlagt rådmann. Det overordnet faglige ansvaret for tjenestene til personer med psykisk utviklingshemning har sosial– og barnevernsjef.

Siljan kommune har i 2006 rapportert om 13 psykisk utviklingshemmede til Sosial- og helsedirektoratet. Den ene av disse personene er bosatt i annen kommune hvor den andre kommunen fatter vedtak og yter tjenester, men hvor Siljan kommune er økonomisk ansvarlig. Denne personen omfattes ikke av tilsynet. To personer er bosatt i kommunal leilighet med heldøgns bemanning. Det daglige ansvaret i boligen er det boveileder som har.

Fem personer er under 16 år og bor hjemme med sine foreldre. De øvrige fem bor enten i egen leilighet eller sammen med familie/hjelpeverge. Sosialkontoret er tillagt ansvaret for å fatte vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4. En av hjemmekonsulentens oppgaver er å følge opp tjenester som hjemmeboende mottar.

Tilsynet var usikker på om alle 12 personene som er innrapportert har diagnosen psykisk utviklingshemning. Vi gjennomgikk derfor samtlige journaler til de 12 brukerne, og ut fra denne gjennomgangen fant vi ikke dokumentasjon for at diagnosen psykisk utviklingshemning er stilt etter ICD 10-diagnose systemet F 70-79.

Kommunen har imidlertid et tverrfaglig og fleksibelt tjenestetilbud, og kommunens ressursplan er innrettet slik at den kan tilpasses brukernes endrede behov.

Kommunen har ikke fattet vedtak om bruk av tvang etter sosialtjenesteloven kapittel 4A.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.03.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.06.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i bofellesskapet, der vi fikk sett hvilke opplysninger de hadde om den enkelte bruker, og hvordan denne dokumentasjonen ble oppbevart.

Sluttmøte ble avholdt 15.06.06.

Tilsynet hadde til hensikt å undersøke

• om kommunen sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2, bokstav a-d, i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser
• om kommunen sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i sosialtjenesteloven kapittel 4A

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at forvaltningslovens krav til saksbehandling blir fulgt.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 8-1, jf. forvaltningsloven §§ 17, 24, 25 og sosialtjenesteloven § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av vedtak fattet for 6 brukere viste manglende beskrivelse av de faktiske forhold i 4 vedtak og manglende beskrivelse av kommunens skjønnsutøvelse i 9 vedtak. 4 av vedtakene manglet også konkret utmåling.
• Kommunen manglet prosedyre for saksbehandling.

Avvik 2
Kommunen har ikke dokumentasjon for at diagnosen psykisk utviklingshemning er stilt etter ICD 10-diagnosesystem F 70-79.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 4A-2, første ledd.

Avviket bygger på følgende:

• De 12 personene er innrapportert til Sosial- og helsedirektoratet som psykisk utviklingshemmede.
• Framlagt dokumentasjon viste ikke at tjenestemottakerne hadde fått diagnosen psykisk utviklingshemning etter ICD 10-diagnosesystem F 70-79.
• Tjenestemottakerne omtales som psykisk utviklingshemmede uten at diagnosen er stilt.

Kommentar:
Det følger av sosialtjenesteloven § 4A-2 første ledd at kapittel 4A kun kommer til anvendelse overfor mennesker som har diagnose psykisk utviklingshemning. Sosial- og helsedirektoratet har uttalt at det er diagnosesystemet ICD-10 som skal ligge til grunn for diagnostikk av psykisk utviklingshemmede. (Rundskriv IS-10/2004 – pkt. 4.2.2.1).

Avvik 3
Overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 4A er ikke kjent for alle i virksomheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 4A-7, første og annet ledd og § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Ikke alle informantene kjente til hvem som er overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A i sosialtjenesteloven.
• Det var nedfelt i delegasjonsreglementet hvem som er overordnet faglig ansvarlig for kapittel 4A.

Avvik 4
Kommunen sikrer ikke at tvangsbegrepet (subjektive og objektiv del) i sosialtjenesteloven kapittel 4A er tilstrekkelig kjent blant de tilsatte.

Avvik fra følgende myndighetskrav: sosialtjenesteloven § 4A-4, jf. § 4A-2, annet ledd, jf. § 2-3, og sosialtjenesteloven § 2-1, annet ledd, jf. internkontrollforskriften § 3 og § 4, annet ledd, bokstav c).

Avviket bygger på følgende:

• Intervjuene viste liten kjennskap til tvangsbegrepets objektive del.
• Ikke alle i tjenesten kjenner til rutiner for bruk av skjema for skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
• Det forelå ikke dokumentasjon på at opplæring i sosialtjenesteloven kapittel 4A var gjennomført for alle siden 2003.
• Det inngås avtaler om begrensninger i personlige goder med noen tjenestemottakere, men tilbaketrekking av samtykke respekteres ikke.

• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81 med henvisning til lov om helsepersonell m.v. av 02.07.99 nr. 64 (helsepersonelloven) kapittel 8 om dokumentasjonsplikt, og forskrift om pasientjournal av 21.12.00 nr. 1385, som gjelder så langt den passer (jf. sosialtjenesteloven § 4A-10).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.02 nr. 1731.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart.
• Utdrag av målstyring.
• Arbeidsområder for avdeling for sosial- og barnevern.
• Delegeringsreglementet av 12.01.05.
• Turnusplan for bofellesskapet.
• Ansatte i avdelingen for sosial og barnevern.
• Kommunens opplæringsplan for 2006-09. Godkjent i kommunestyret 21.06.06.
• Oversikt over personer som har gjennomgått eksterne kurs fra 1999 til d.d.
• Opplæringsplan for nytilsatte – bofellesskap.
• Veiledningsgrupper – personal bofellesskap.
• Oversikt over møtestruktur i avdelingen.
• Oversikt over deltagere på eksterne kurs.
• Rutiner for kapittel 4A om bruk av tvang i bofellesskapet for funksjonshemmede.
• Veiledning i utfylling av melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner, og skjemaer for utfylling.
• Hovedskjema for risiko- og sårbarhetsanalyse i bofellesskapet. Overgrep mot klienter m/avtaler som vedlegg.
• Retningslinjer for tiltaksteam for voksne.
• Serviceerklæringer.
• Retningslinjer for avlastningstiltak, støttekontakt, vaktmestertjenester til hjemmeboende, m/rapporteringsskjema fra de ulike tiltakene, og evaluering fra bruker.
• Skjema for utfylling om ønske om individuell plan m/ informasjonsbrosjyre.
• 1 melding om bruk av skadeavvergende tiltak i nødsituasjon med vedlegg og notat.
• 27 vedtak om tildeling av tjenester.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av all dokumentasjon for 12 tjenestemottakere med bl.a. hensikt å finne utredninger som tilsa at de 12 hadde diagnosen psykisk utviklingshemning. Dette gjaldt dagsplaner, rapporter, uttalelser fra ppt, legeerklæringer, kartlegginger, og rapporter.
• Gjennomgang av perm kapittel 4A tvang, som inneholdt informasjon om lovverk, og skjema for melding om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner m/veiledning for utfylling.
• Gjennomgang av dagplaner m/rapportering.
• Gjennomgang av rapportbok for urolig atferd.
• Avviksmeldinger.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 08.03.06 fra Fylkesmannen i Telemark med varsel om tilsyn.
• Brev av 10.05.06 fra Siljan kommune med oversendelse av etterspurt dokumentasjon.
• Brev av 30.05.06 fra Fylkesmannen i Telemark med oversendelse av program, og ønske om å få framlagt dokumentasjon under tilsynsbesøket.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Trine Evensen, revisjonsleder, rådgiver Audhild Arnesen, revisor og rådgiver Ingrid Skaara Serkved, revisor