Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Helsemessig og sosial beredskap
• Smittevern

Hensikten med et oppdatert planverk er at virksomheten har gått gjennom de forberedelser som er nødvendig i forhold til de mest aktuelle kriser / katastrofer som kommunen må planlegge for. Et oppdatert planverk vil si den enkelte aktør hva som er forventet av dem, og vil være nyttig for samarbeidspartnere som eventuelt skal bistå. For at en plan kan ansees innenfor lovkravet må den inneholde entydige varslingslister, den må være kjent av aktørene, den må være basert på en oppdatert og lokal risiko- og sårbarhetsanalyse, den må være øvet og ha tydelige henvisninger til samarbeidende virksomheter.

Det ble ved tilsynet påpekt 2 avvik. Verken plan for helsemessig og sosial beredskap eller smittevern tilfredsstiller disse kravene.

Dato: 18.10.06

Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege revisjonsleder

Fylkesberedskapssjef Jan Aastø revisor

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Froland kommune i perioden 16.03.2006 — 1810.06 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Froland kommune hadde ved inngangen til 2.kvartal 2006 4778 innbyggere. Kommunen dekker et areal på 643 kvkm, tilsvarende 7 % av fylkets areal. 35 % bor i tettbygd strøk. Nidelva, som er regulert, har et relativt langt løp gjennom kommunen. Ved overløp blander Nidelva seg med Rorevann, som er vannforsyningen til ca 60 000 abonnenter i Arendal og Grimstad kommuner.

Kommunen har ingen store industrivirksomheter. RV 9 går gjennom kommunen i ca 3,5 mil, veien er gjennomfartsvei fra kysten til Setesdal. Kommunen har 6 % av fylkets landbruksareal som er i drift. Den har ingen kystlinje og ingen høyfjellspartier. Gullknapp småflyplass er lokalisert i nærheten av et større byggefelt, og grenser inntil et mye brukt turområde både sommer og vinter. Det foreligger planer for forlengelse av rullebanen for å kunne ta ned større fly og dermed tas i bruk for rute- og/eller chartertrafikk.

Kommunen har etablert legevaktsamarbeid med Arendal, og det er ca 10 km fra kommunesenter til Sørlandet sykehus, Arendal, der legevakten er lokalisert.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.3.2006

Formøter er avholdt i form av planleggingsmøter mellom beredskapsavdelingen hos Fylkesmannen og kommunens kontaktperson.

Åpningsmøte ble avholdt 5.9.2006.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 5.9.2006.

Tilsynet er utført i et samarbeid mellom Fylkesmannens beredskapsavdeling og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tema for tilsynet er beredskapsplaner, forebyggende beredskap, og helsemessig og sosial beredskap. Det har vært spesielt fokuser på om planverket er operativt, om det er kjent og øvd (dvs implementert), basert på lokale risiko- og sårbarhetsanalyser (hensiktsmessig og funksjonelt), og om det er et integrert, enhetlig og helhetlig planverk. Smittevem og beredskap innenfor institusjonsomsorgen ble brukt som eksempler innenfor helsemessig og sosial beredskap.

Aktuelt lovverk:

• Lov om helsetjenesten i kommunene, kap. 1, §1-5 (beredskapsplan)
• Lov om helsemessig og sosial beredskap

Avvik 1:
Plan for helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke lovens krav

Dette avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det går ikke klart frem av kommunenes beredskapshåndbok når den er utarbeidet og oppdatert.
• ROS-analysen mangler opplysninger om når den ble utarbeidet og eventuelt oppdatert. V’ Det finnes telefonnummer som ikke lenger er i bruk (stikkprøve, ikke alle er gjennomgått)
• Første helsepersonell, kommunelege 1, er nr 22 i rekken i varslingslisten. Listen omfatter bare ledere og nøkkelpersonell i kommunen. Oversikt over personell som kan beordres etter lov om helsemessig og sosial beredskap mangler.
• Det går ikke frem av prosedyrene hvem som beslutter at varsling skal iverksettes, og i hvilket omfang. Heller ikke hvem som står for selve varslingen.
• Det er ikke dokumentert at planen har vært øvet. Etter utsagn var siste øvelse iår 2000.
• Planen er ikke utarbeidet i samarbeid med angjeldende personell i kommunen
• Det er utarbeidet gode instrukser for brannvem, opplæring og øvelse, på sykehjemmet
• Det mangler henvisninger til samarbeidende instanser som sykehus og legevakt med angivelse av oppgavefordeling, og det er ikke bekreftet at disse er kjent med kommunens planer

Kommentar:
Froland kommune synes å være oversiktlig og lett å gjøre seg kjent med. Når personell kjenner hverandre godt er det ofte lett å få til samhandling når det behøves. Likevel, personell slutter og nye kommer til. Det er ikke gitt alle å være like kjent i kommunen. Dermed øker avhengigheten av en detaljert, handlingsrettet plan. En skal heller ikke undervurdere betydningen en detaljert plan vil ha overfor samarbeidspartnere (brannvesenet, sykehuset, legevakt, sivilforsvar o.a). ROS-analysen tar hensyn til de hendelser med de største og mest alvorlige følgene for befolkningen. Hendelsenes aktualitet er tillagt noe mindre betydning. Vi mener denne prioriteringen bør diskuteres i kommunen.

Det var forskjell mellom intervjuedes oppfatning og planen når det gjaldt ROS-analysens prioriteringer, samtidig ga intervjuede uttrykk for lite kjennskap til planprosessene og bakgrunnen for at planene er som de er. Kommunen bør vurdere å forankre planen hos fagpersonell i større grad enn hva som synes å være tilfelle nå.

Aktuelt lovverk:

• Lov om vern mot smittsomme sykdommer med forskrifier

Avvik 2:
Smittevernplanen tilfredsstiller ikke lovens krav

Avviket baserer seg på følgende observasjoner

• ROS-analyse i forhold til smittevern mangler
• Tiltakskort mangler
• Varslingsliste mangler
• Planen er ikke utarbeidet i samarbeid med annet helsepersonell (helsesøster, pleie/omsorg) som heller ikke har nødvendig kjennskap til den
• Planen er ikke øvd

Kommentar:
Planen bærer, slik den fremstår, mer preg av å beskrive aktuelle sykdommer, forskjellige aktørers ansvarsområde mv, enn en operativ plan som man slår opp i når hendelsen har skjedd, for derigjennom å utløse de rette ressurser på en effektiv og målrettet måte.

Generelt:
Plan for helsemessig og sosial beredskap og smittevernplan er instrumenter til bruk når “uhellet” er ute. Det beste beredskapsarbeidet er det forebyggende arbeidet, for å redusere risiko for at noe skjer, og for å begrense konsekvensen av eventuell skade. Et virkemiddel i dette arbeidet er kommunelegens medvirkning i planprosesser. I henhold til kap 4 i kommunehelsetjenesteloven skal alle planer som kan ha helsemessig konsekvens forelegges medisinsk faglig rådgiver for uttalelse. En lokalt forankret risikoanalyse vil si noe om hvor risiki er størst, hvilket igjen kan gi kommunen mulighet til å påvirke, og redusere disse. Sårbarhetsanalysen vil gi mulighet for å planlegge for skadereduserende tiltak slik at man ikke fremstår som så sårbar, og/eller konsekvensene av en hendelse kan reduseres gjennom forebyggende tiltak.

• Lov om statlig tilsyn med virksomhetene
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer med tilhørende forskrifter
• Lov om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplan 2005-2017 (høringsutkast av 30.3.2006)
• Budsjett 2006 og økonomiplan 2006-2009
• Kommunens overordnede internkontroll HMS revidert 1.1.2004
• Beredskapshåndbok, utskrift av 25.8.2006
• Herefoss og Mykland HV-område, sivil katastrofeplan av 18.12.2000
• Beredskapsplan for Arendalsvassdraget datert 13.3.1996
• NVE’s faktaark om flomvarsling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kartdelen av kommuneplanens langsiktige del
• Dokumentasjon av Brannsikkerhet for Froland alders og sykehjem
• Internkontroll, Dokumentasjon av brannsikkerhet for Froland alders og sykehjem, 2003
• Overordnet styringskort for Froland kommune 2006 — 2009
• Internkontrollhåndbok
• Kvalitetssikringsperm, hjemmesykepleie og hjemmhjelpere

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel 16.3.2006
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen 25.8.2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege
Hallvard Kile, rådgiver

Fra Fylkesmannens beredskapsavdeling deltok:
Jan Aastø, beredskapsrådgiver