Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn, med vekt på

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning
• Samhandling mellom de ulike tjenesteområdene

Det ble under tilsynet påvist ett avvik og gitt to merknader:

Avvik 1:
Asker kommune har ikke som hovedregel å yte omsorgslønn fra søknadstidspunktet.

Avviket er et brudd på lov om sosiale tjenester § 4-2 e, jfr. gjeldende forvaltningpraksis, jfr. lovtolkning i brev fra Sosial- og helsedepartementet til Fylkesmannen i Østfold av 08.01.01 med kopi til alle landets fylkesmenn, samt brev fra Sosial- og helsedirektoratet til Fylkesmannen i Troms av 29.06.06.

Revisjonsfunn:

• Det fremkom ved gransking av tilsendt og fremlagt dokumentasjon at kommunen som hovedregel yter omsorgslønn fra vedtaksdato.
• De samme opplysningene ble bekreftet i intervjuer.

Merknad 1:
Fremlagt dokumentasjon i form av retningslinjer for tildeling og utmåling av omsorgslønn, viser at retningslinjene ikke understreker og vektlegger individuell vurdering.

Revisjonsfunn:

• Retningslinjene understreker aldersgrense og timetall i forhold til vurdering og fastsetting av omsorgslønn. Det fastslås at omsorgslønn som hovedregel ikke innvilges der den omsorgstrengende er under 5 år. Det er satt en øvre grense for kompensasjon til 115 beregnede timer pr. mnd., og omsorgslønn utbetales ikke ved 10 eller færre beregnede timer pr. mnd.

Merknad 2:
Bestillerenheten har en praksis med hensyn til delegering av ansvar og myndighet. Denne praksisen er ikke nedfelt skriftlig, noe som kan medføre usikkerhet i forhold til ansvars- og myndighetsområde for den enkelte.

Revisjonsfunn:

• De enkelte vedtak undertegnes i stor grad kun av saksbehandler. Det ble opplyst i intervju at seksjonsleder hadde et visst lederansvar uten at dette var nedfelt skriftlig.
• Kommunen har for øvrig reglement for delegering av myndighet fra rådmann til leder for tjenesteytende resultatenhet.

Dato: 20.11.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Asker kommune i perioden 30.06.06 – 20.11.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Asker kommune har tre kommunalsjefer direkte under rådmannen, hvorav en kommunalsjef dekker områdene helse/sosial og bistand/omsorg. Kommunalsjefen er overordnet ulike resultatenhetsledere på sine fagområder. Kommunen er i en omstillingsperiode, og stillingene som kommunalsjef vil falle bort fra nyttår. Resultatenhetene som organisatoriske enheter vil bli styrket, og resultatenhetslederne vil rapportere direkte til rådmann og hans stab. Pleie- og omsorgstjenestene er organisert i 5 resultatenheter, med 2 hjemmetjenestesoner (sør + nord), avlastnings-/omsorgsboliger samt to sykehjem. Bestillerenheten er egen resultatenhet. Kommunen benytter en privat aktør i hjemmetjenesten, samt har inngått et interkommunalt samarbeid om privat sykehjem beliggende i Røyken kommune. Kommunen ønsker endring i modellen med ren bestiller- og utførertjeneste da dette ikke fungerer optimalt.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.06.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.09.06.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.09.06.

Saksbehandling ved søknad om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn, med vekt på

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning
• Samhandling mellom de ulike tjenesteområdene

Tilsynet la i tillegg vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om brukermedvirkning, koordinering av tjenestene og individuelt tilpassede tjenestetilbud som er forutberegnelige og trygge.

Det ble under tilsynet påvist ett avvik og gitt to merknader.

Avvik 1:
Asker kommune har ikke som hovedregel å yte omsorgslønn fra søknadstidspunktet.

Avviket er et brudd på lov om sosiale tjenester § 4-2 e, jfr. gjeldende forvaltningsmessig praksis, jfr. den lovfortolkning som fremgår av brev fra Sosial- og helsedepartementet til Fylkesmannen i Østfold av 08.01.01 med kopi til alle landets fylkesmenn, samt brev fra Sosial- og helsedirektoratet til Fylkesmannen i Troms av 29.06.06.

Revisjonsfunn:

• Det fremkom ved gransking av tilsendt og fremlagt dokumentasjon at kommunen som hovedregel yter omsorgslønn fra vedtaksdato
• De samme opplysningene ble bekreftet i intervjuer

Merknad 1:
Fremlagt dokumentasjon i form av retningslinjer for tildeling og utmåling av omsorgslønn, viser at retningslinjene ikke i tilstrekkelig grad vektlegger individuell vurdering. Retningslinjene understreker aldersgrense og timetall i forhold til vurdering og fastsetting av omsorgslønn.

Revisjonsfunn:

• Det fremgår av retningslinjer for tildeling og utmåling av omsorgslønn vedtatt av kommunestyret 01.06.04 at det som hovedregel ikke gis omsorgslønn der den omsorgstrengende er under 5 år
• Det er satt en øvre grense for kompensasjon på 115 beregnede timer pr. mnd.
• Ved 10 eller færre beregnede timer pr. mnd. utbetales ikke omsorgslønn

Merknad 2:
Bestillerenheten har en praksis med hensyn til delegering av ansvar og myndighet. Denne praksisen er ikke nedfelt skriftlig, noe som kan medføre usikkerhet i forhold til ansvars- og myndighetsområde for den enkelte.

Revisjonsfunn:

• De enkelte vedtak undertegnes i stor grad kun av saksbehandler. Det ble opplyst i intervju at seksjonsleder hadde et visst lederansvar uten at dette var nedfelt skriftlig.

Kommentar:
Kommunen har for øvrig reglement for delegering av myndighet fra rådmann til leder for tjenesteytende resultatenhet. Kommunen oppga at det tidligere var utarbeidet delegasjonsreglement for bestillerenheten, men kunne ikke fremlegge dette for tilsynet.

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Virksomhetsplan 2006
• Resultatvurdering 2005
• System for internkontroll
• Administrativ prosedyre registrering av avvik
• Delegering av myndighet fra kommunestyret til rådmannen
• Reglement for ledere av tjenesteytende resultatenheter
• Beskrivelse av resultatenhetene innen sektor helse- og sosial
• Beskrivelse av Bestillerenheten med målsetting og organisering
• Brosjyre Bestillerenheten, omsorgstjenester
• Administrativ prosedyre for saksbehandling ved Bestillerenheten
• Oversikt over ansatte i Bestillerenheten
• Retningslinjer for tildeling og utmåling av omsorgslønn, praktisk bistand og opplæring, brukerstyrt personlig assistanse
• Avklaring av (notat) og retningslinjer for tildeling av individuell avlastning og avlastning i institusjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Revisjonsteamet gjennomgikk 30 saksmapper for personer som mottok sosiale tjenester i form av praktisk bistand og opplæring, brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester samt omsorgslønn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 30.06.06 – Varsel om tilsyn
• 23.08.06 – Brev fra kommunen med oversikt over tilgjengelige personer
• 01.09.06 - Oversendelse av etterspurt dokumentasjon
• Perioden 01.09.06 - 07.09.06 – Ulike E-poster mellom kontaktperson Hanne Larson og revisor Kristin Marie Knutson
• 07.09.06 – Oversendelse av program for tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Førstekonsulent Kristin Marie Knutson
Førstekonsulent Signe-Else Bjørnstad
Rådgiver Arnfinn Løvik (revisjonsleder)
Førstekonsulent Karianne Åsheim deltok som observatør.