Samandrag
1. Innleiing
2. Skildring av verksemda – særlege tilhøve
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomførte tilsyn med habiliteringstenester til barn i Sandnes kommune 07. – 08. september 2006. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale sosial- og helsetenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn i alderen 0 - 18 år med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet.

Tilsynet omfatta følgjande område i dei kommunale sosial- og helsetenestene:

• Utgreiing av barn
• Planlegging av habiliteringstenester
• Gjennomføring og evaluering av habiliteringstenester

Helsestasjonen i Lura bydel har rutinar for oppfølging av nyfødde med medfødde tilstandar og barn med uavklarte tilstandar som blir fanga opp på seinare tidspunkt. I samband med utgreiing av barna blir det ved behov innhenta vurderingar frå andre deltenester i kommunen. Det blir og samarbeidd med spesialisthelsetenesta om utgreiing og oppfølging når det er behov for dette. Det blir teke omsyn til foreldra og lagt til rette for at dei kan medverke i samband med utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestetilbod. Tolk blir nytta ved behov. Førebuing og planlegging av overgangar startar 1 ½ - 1 år i førevegen.

Kommunen har sett i verk tiltak som skal sikre samhandling og koordinering av tenester til barn og unge og vaksne med behov for tiltak frå forskjellige resultateiningar.

Samordningstenesta får melding om barn som har behov for langvarige og koordinerte tenester og utpeikar koordinator for ansvarsgruppe og individuell plan. Samarbeidsmøte eller individuellplan-grupper blir nytta til å planlegge og evaluere tiltak.

Innan dei områda som tilsynet omfatta, blei det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik. Det blei gjeve ein merknad.

Merknaden er:
Sandnes kommune bør vurdere fleire tiltak for å intensivere arbeidet med utarbeiding av individuelle planar for barn i målgruppa, og for å sikre at det blir gjort ei samordna evaluering av tenestene.

Dato: 27. oktober 2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med habiliteringstenester til barn i Sandnes kommune, Lura bydel, i perioden 07. – 08. september 2006. Tilsynet er gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland og er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2006 med habiliteringstenester til barn. Dette omfattar kommunale helse- og sosialtenester og spesialisthelsetenester. Målgruppa for tilsynet er barn i alderen 0 – 18 år med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva nevrologiske tilstandar eller skadar i nervesystemet.

Tilsynet med Sandnes kommune, Lura bydel, inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomfører i inneverande år.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga, som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester etter sosialtenestelova, som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Skilnad i organisering, omfang og fagleg innhald i tenestene, og manglar i samhandling og koordinering av tenester internt i kommunane og med spesialisthelsetenesta, kan føre til at barn med behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje blir fanga opp, utgreidde og får tilbod om adekvat oppfølging.

Barn er særleg utsette og sårbare. Svikt i habiliteringstenestene kan få alvorlege konsekvensar for utviklinga til barna. Statens helsetilsyn har difor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta, og Helsetilsynet i fylket som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Rapporten er utarbeidd i fellesskap og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek i vare ulike krav i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje avvik frå lovgjevinga innan dei områda tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgjevinga blir overhalden

Denne rapporten omhandlar merknad som er påpeikt under revisjonen og gjev difor ikkje fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt arbeid innan dei områda tilsynet omfattar.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men som tilsynsstyresmakta likevel finn grunn til å påpeike som aktuelle forbetringsområde.

Sandnes kommune har nær 60 000 innbyggjarar. Aldersgruppa 0 – 18 utgjer om lag 30 % av folketalet. Kommunen har organisert tenestene i ein to-nivå modell med i alt 82 resultateiningar. Fem kommunalsjefar har eit overordna ansvar for ulike einingar.

Tilsynet med kommunens habiliteringstenester (helse og sosial) omfatta følgjande resultateiningar:

Resultateining ”Samordningstenesta” rapporterer til kommunalsjef for administrative tenester. Denne eininga tildeler tenester etter sosialtenestelova § 4 -2 og har ansvar for rekruttering, opplæring og oppfølging av private avlastarar. Eininga har og eit overordna ansvar for individuelle planar så som utpeiking av koordinatorar og oversikt over kven som har og kven som har behov for/ønske om individuell plan.

Resultateiningane ”Helsestasjonstenester” og ”Avlastning” (bustad), rapporterer til kommunalsjef oppvekst barn.

Resultateiningane ”Fysio- ergoterapi” og ”Omsorg ” (fire distrikt), rapporterer til kommunalsjef levekår.

I tillegg er det ein kommunalsjef for oppvekst skole og ein kommunalsjef for kultur- og byutvikling. Kommunalsjefane rapporterer til rådmannen.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt til kommunen 20. april 2006.

Opningsmøte blei halde 7. september 2006.

Intervju: 20 personar blei intervjua

Sluttmøte: blei halde den 8. september 2006.

Oversyn over dokument som Sandnes kommune har sendt oss i samband med førebuing av tilsynet, og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er lista opp i kapittel 7.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerleg forbetring sikrar at barn med medfødde, tidleg manifesterte eller tidleg erverva utviklingsforstyrringar eller skadar i nervesystemet får forsvarlege og koordinerte habiliteringstenester.

• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at barna får ei forsvarleg utgreiing. Dette omfatta også:
• om barn som blir diagnostiserte i spesialisthelsetenesta ved fødselen eller i nyføddperioden får oppfølging i kommunen
• om barn med seinare oppdaga og/eller uavklarte habiliteringsbehov blir fanga opp og utgreidde
• om barn og foreldre får høve til å medverke i utgreiinga
• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at det blir utført ei koordinert og individuell utgreiing av behov og om planlegging av habiliteringstenester blir koordinert. Dette omfatta også:
  • om individuell plan blir nytta for å sikre målretta og individuelt tilpassa habiliteringstenester
  • om aktuelle kommunale deltenester samarbeider med kvarandre og med spesialisthelsetenesta i planlegging av habiliteringstenester
  • om barn og foreldre medverkar i utgreiing og planlegging av habiliteringstenester
• Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at planlagde habiliteringstenester blir gjennomførte, regelmessig evaluerte og endra ved behov. Dette omfatta også:
  • om barn og familie medverkar i gjennomføring og evaluering
  • om personell har tilstrekkelege kunnskapar og eigenskapar
  • om kontinuitet i habiliteringsprosessar blir oppretthaldne ved overgangar
  • om kommunen samarbeider med barnehabiliteringstenesta i samband med gjennomføring og evaluering

Innan dei områda som dette tilsynet omfatta, blei det ikkje avdekt forhold som gav grunnlag for å påpeike avvik.

Det blei gjeve ein merknad:

Merknad:
Sandnes kommune bør vurdere fleire tiltak for å intensivere arbeidet med utarbeiding av individuelle planar for barn i målgruppa, og for å sikre at det blir gjort ei samordna evaluering av tenestene.

Merknaden byggjer på følgjande:

Då tilsynet med Lura bydel blei gjennomført var det fire barn i målgruppa som sto på venteliste for å få utarbeidd individuell plan. I påvente av å få slik plan blir tenestene samordna og evaluerte i samarbeidsmøte. Avtaler som blir gjort i samarbeidsmøte er like forpliktande som avtaler som t.d. inngått i samband med revidering av individuelle planar.

Enkelte deltenester blir evaluerte til andre tider enn tidspunkt for revisjon av den individuelle planen eller tidspunkt for samordningsmøte. Melding om eventuelle endringar i tildelte tenester, blir i somme tilfelle ikkje formidla til samarbeidande deltenester før møte i samordningsgruppe eller individuell plangruppe.

Kommentar:
Tilsynet var avgrensa til Lura bydel. Opplysningar som blei gjevne ved tilsynet kan tyde på at problemet med å finne og fordele koordinatorfunksjonen for individuelle planar har eit større omfang, og at det også gjeld andre barn enn dei som er i målgruppa for dette tilsynet. Retten til å få individuell plan er ein pasientrett jf. lov om pasientrettigheter § 2-5. Det følgjer av allminnelege forvaltningsrettslege prinsipp at når kommunen har avgjort at vilkår for å få individuell plan er oppfylte, så skal det også utarbeidast slik plan. For at planen skal oppfylle formålet, oversiktlege, føreseielege og samanhengande tenester, føreset dette at plandokumentet blir utarbeidd innan rimeleg tid og utan ugrunna opphald.

Tilsynet har elles merka seg at:
Alle resultateiningane som var involverte i tilsynet, gav uttrykk for stor arbeidsmengd. Det blei gjennomgåande gjeve uttrykk for at tenestene var sårbare i høve til å imøtekome etterspurnad og behov for tenester.

Helsestasjonen i Lura bydel har rutinar for oppfølging av nyfødde med medfødde tilstandar og barn med uavklarte tilstandar som blir fanga opp på seinare tidspunkt. I samband med utgreiing av barna blir det ved behov innhenta vurderingar frå andre deltenester i kommunen. Det blir og samarbeidd med spesialisthelsetenesta om utgreiing og oppfølging når det er behov for dette. Fastlege har ansvar for oppfølging av barn som treng tenester over tid. Det blir teke omsyn til foreldra og lagt til rette for at dei kan medverke i samband med utgreiing, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestetilbod. Tolk blir nytta ved behov. Førebuing og planlegging av overgangar startar 1 ½ - 1 år i førevegen.

Kommunen har sett i verk tiltak som skal sikre samhandling og koordinering av tenester til barn/unge og vaksne med behov for tiltak frå forskjellige resultateiningar. Samordningstenesta får melding om barn som har behov for langvarige og koordinerte tenester og utpeikar koordinator for ansvarsgruppe og individuell plan. Samarbeidsmøte eller individuellplan-grupper blir nytta til å planlegge og evaluere tiltak.

Utviklingsavtale med resultateiningsleiar, regelmessige møte og månadleg resultatrapportering til kommunalsjef, blir nytta for å følgje med i tenestene og fange opp risiko for svikt.

• Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 23. desember 2004 nr.1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Dokumentasjon frå Sandnes kommune send over i samband med førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Resultateining fysio- og ergoterapi
  Resultatvurdering 2005
  Avtale om delegert mynde
  Funksjonsomtale
  Serviceeklæring
  Kompetanseplan
  Rutinar for tilvising til fysioterapivurdering
  Oversikt over diverse treningstilbod
• Omsorgstenester
  Serviceerklæring heimesjukepleie
• Omsorgsdistrikt Vest, funksjonsomtale
  Årsrapport 2005, sone B, distrikt Vest
  Prosedyre saksgang ved kontakt om tenester,
  Kompetanseplan 2006
• Omsorgsdistrikt Sør, organisasjonskart
  Kompetanseplan 2006
  E-post med opplysningar om ansvar og mynde
• Omsorgsdistrikt Nord, organisasjonskart
  E-post med informasjon tenester til barn i målgruppa for tilsynet
• Fritidstenester, organisasjonskart
  Serviceerklæring fritidskontakt,
  ettermiddagsgruppe
  Presentasjon av tilrettelagt kultur- og fritidstilbod
  Oversikt over gruppeaktivitet hausten 2006-08-24
  Brosjyre om kultur- og fritidsgruppe for barn
  Diverse aktivitetsprogram
• Resultateining helsestasjonstenester
  Organisasjonskart
  Informasjon og oversikt over kommunens helsestasjonar
  Informasjon om ressurshelsestasjonen
  Funksjonsomtale
  Oversikt over helsestasjonslegar
  Oversikt over skolehelsesøstre og skolelegar
  Resultatvurdering 2005
  Kompetanseplan 2006- 2007
• Samordningstenesta
  Mynde i høve til tildeling av tenester
  Prosedyre søknadsbehandling
  Visjon og målsetting
  Informasjonsskriv
  Organisasjonskart servicekontoret
  Serviceerklæringar personleg assistent, omsorgsløn, avlasting, aktivitetstilbod
  Prosedyre for behandling av søknad om støttekontakt
  Retningsliner ved tildeling av tenester etter kapittel 4 i sosialtenestelova
  Oversikt over avlastarar i kommunen
  Heilheitleg modell for samordning og koordinering
  Prosedyre ansvarsgrupper
  Retningsliner individuelle planar
  Resultatvurdering 2005
  Kompetanseplan 2005
• Resultateining sosiale tenester
  Organisasjonskart
  Resultatvurdering 2005
  Kompetanseplan 2006
• Sandnes kommunes heilheitlege modell for samhandling og koordinering
• Resultateining avlastingstenesta
  Resultatvurdering 2005

Dokumentasjon levert og/ eller sendt pr e-post:

• Oversikt private avlastarar for barn i målgruppa
• Oversikt over deltakarar i koordinerande gruppe og mottaksgruppe, funksjon og yrke
• Omsorg Øst, omtale og oversikt over kontaktpersonar
• E-post 05. juli med namn på tilsette i avlastningsbustaden
• E-post 6. juli med oversikt over fysio- og ergoterapeutar som arbeider med barn i bydelane Lura og Trones
• E-post 7. august, melding om forfall til tilsynet
• E-post 10. august melding om forfall til tilsynet frå privat avlastar

Korrespondanse mellom Sandnes kommune og Helsetilsynet og Fylkesmannen i Rogaland:

• Melding om tilsyn, brev 20.april 2006 frå Fylkesmannen i Rogaland
• Dokumentasjon frå Sandnes kommune, brev av 01. juni 2006 med vedlegg
• Program for tilsynet, brev 7. juli 2006 frå Fylkesmannen i Rogaland
• Brev 15. august 2006 frå Fylkesmannen til Sandnes kommune med spørsmål om å få uttale frå barnehage/ skole om samarbeid med helse- og sosialetaten i kommunen.
• Brev 15. august 2006 frå Fylkesmannen til 4 fastlegar ved Lura og Riska legesenter med førespurnad om korleis samarbeidet om habilitering av barn er organisert i kommunen.
• Brev 25. august 2006 frå Fylkesmannen i Rogaland med korrigert program for tilsynet.

Oversyn over andre instansar som Fylkesmannen i Rogaland har fått informasjon frå i samband med førebuing av tilsynet:

• Telefonsamtale med fastlegane Ole A. Osmundsnes, Anne Grethe Huseby og Oddny Bilstad.
• Brev av 1. september 2006 til Fylkesmannen i Rogaland frå PPT-sjef.
• Udatert notat frå leiar for styrkt barnehagetilbod.
• Oversikt pr. 8. februar 2006 over barn i målgruppa tilviste til Stavanger Universitetssjukehus, avdeling Barnehabilitering Østerlide i 2005.

Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet:

Journalar frå helsestasjonen, ergo- og fysioterapitenesta, søknader og vedtak om tildeling av støttekontakt, avlasting og omsorgstenester, referat frå ansvarsgruppemøte og individuelle planar for barn i målgruppa i Lura bydel blei gjennomgått. Alle opplysningar låg ikkje føre i alle journalar/klientmapper.

Det blei sett etter:

• om informasjon, evt. meldingar/rapportar frå barneavdeling/barnehabiliteringstenesta låg føre,
• om undersøkinga og eventuelle tiltak før tilvising til spesialisthelsetenesta gjekk fram,
• om det var gjort ei samordna utgreiing av behov for kommunale tenester,
• om fastlege var informert og medverka i planlegging, gjennomføring og oppfølging
• om planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester var samordna,
• om overgangar var planlagt, og om tenester blei planlagt og evaluert i samarbeid med spesialisthelsetenesta,
• om barn og foreldre medverka ved planlegging, gjennomføring og evaluering av tenester,
• om det ved behov var nytta tolk.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over personar som blei intervjua.

Tilsynet blei utført av:
Fosse, Grethe, ass. fylkeslege
Robøle, Anne Grete, underdirektør, leiar
Tjøsvoll, Rune, rådgjevar
Wangen, Anne Eli, fylkessjukepleiar
Tvedt, Agnes Lea, rådgjevar
Gjennestad, Lillian, rådgjevar