Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Barn i grunnskolealder med rett til tjenester fra to eller flere av områdene skole, barnevern, helse og sosial, herunder:

• om kommunen sikrer igangsetting av koordinerende arbeid for barna i målgruppen
• om kommunen sikrer gjennomføring av koordinerte tjenester og samhandling mellom tjenesteyterne
• om kommunen sikrer evaluering og oppfølging av tjenestene

Tilsynet har avdekket forhold som tilsier at de systematiske tiltakene for å yte samordnede og forsvarlige tjenester til barn med sammensatte behov ikke er tilstrekkelige.

Fylkesmannen har på bakgrunn av hva tilsynet omfattet, gitt avvik på tvers av fagområder. Revisjonsbevisene inneholder de konkrete funnene som avvikene bygger på, og som må rettes opp før avvikene kan lukkes.

Ved tilsynet ble det påpekt 3 avvik:

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke koordinerte tjenester til alle barn og unge i målgruppen

Avvik 2:
Kommunen ivaretar ikke rettssikkerheten til alle barn og unge med sammensatte behov.

Avvik 3:
Kommunen sikrer ikke at alle barn og unge som har rett til individuell plan, får dette.

Dato: 16.11.06

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Askim kommune i perioden 23.05. – 24.05.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold i inneværende år.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven, barneverntjenester etter barneverntjenesteloven og skole etter opplæringslova som er underlagt tilsyn fra fylkesmannen.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med alt helsevesen i fylket etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 og skole etter lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa § 14-1.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold har oppnevnt et felles revisjonsteam for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport. Oppfølging av eventuelle avvik vil bli samordnet fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold.

Formålet med systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kommunen ledes av rådmannens lederteam bestående av tre personer. Disse har fordelt de 28 underliggende virksomhetene ( Servicetorg, Utviklingsenhet, Administrasjonsenhet, Økonomienhet samt 24 virksomheter på kommunens tjenesteområder) mellom seg.

Virksomheten ”Familiens hus” består av Helsesøstertjenesten, Barneverntjenesten, Psykisk helseteam, PP-tjenesten, Fysio- og ergoterapitjenesten, Åpen barnehage og Familiegruppa. Hver av disse tjenestene har en faglig leder. Skolene er egne virksomheter med rektorene som virksomhetsledere. Sosiale tjenester er også egen virksomhet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.03.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.05.06.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7. Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.05.06.

Barn i grunnskolealder med rett til tjenester fra to eller flere av områdene skole, barnevern, helse og sosial, herunder:

• om kommunen sikrer igangsetting av koordinerende arbeid for barna i målgruppen
• om kommunen sikrer gjennomføring av koordinerte tjenester og samhandling mellom tjenesteyterne
• om kommunen sikrer evaluering og oppfølging av tjenestene

Fylkesmannen har på bakgrunn av hva tilsynet omfattet, gitt avvik på tvers av fagområder. Revisjonsbevisene inneholder de konkrete funnene som avvikene bygger på, og som må rettes opp før avvikene kan lukkes.

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke koordinerte tjenester til alle barn og unge i målgruppen

Avvik fra:

• Lov om barneverntjenester §§ 4-5 og 4-16
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 5
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 5

Revisjonsbevis:

• Barneverntjenesten utfører ikke systematisk oppfølging i forhold til alle barn det er iverksatt tiltak for, jf. barneverntjenesteloven §§ 4-5 og 4-16, dvs. at kommunens systemer for oppføling av barn det er iverksatt tiltak for ikke følges opp til enhver tid, jf. informasjon gitt i intervjuer og i kommunens tilsvar til foreløpig rapport.
• Det er ikke utarbeidet rutine for samarbeid mellom skolehelsetjenesten og fastlegene, jf. forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd.
• Samarbeid er på tidspunktet for tilsynsbesøket i stor grad avhengig av enkeltpersoner i systemet, ikke basert på nedfelte systemer, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 5 og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 5

Avvik 2:
Kommunen ivaretar ikke rettssikkerheten til alle barn og unge med sammensatte behov.

Avvik fra:

• Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa kap. 5 Spesialundervisning

Revisjonsbevis:

• Ikke alle enkeltvedtak er så klare og fullstendige at det ikke er tvil om hva slags opplæringstilbud eleven skal få, jf. opplæringslova §5-3 og merknader til denne i Ot.prp. nr. 46(1997-98), jf. vedtak i dokumentasjon oversendt Fylkesmannen
• Kommunen benytter de standardiserte kategoriene ”lite, middels og stort” behov for spesialundervisning i stedet for årstimetall og praktiserer en nedre grense for tildelingen, jf. opplæringslova §5-3 og merknader til denne i Ot.prp. nr. 46(1997-98) og § 5-1

Avvik 3:
Kommunen sikrer ikke at alle barn og unge som har rett til individuell plan, får dette.

Avvik fra:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 6-2a
• Lov om sosiale tjenester § 4-3a
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven § 6

Revisjonsbevis:

• Ikke alle som har rett til og bedt om individuell plan, har fått dette på tidspunktet for tilsynsbesøket, jf. informasjon fra intervjuene.

• Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
• Lov om barneverntjenester av 17.07.1992 nr. 100 (barnevernloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.12.2005 nr. 1584.
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.04.1984 nr. 15 (tilsynsloven)
• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66 (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov om pasientrettigheter av 02.07.1999 nr. 63 (pasientrettighetsloven)
• Lov om helsepersonell av 02.07.1999 nr. 64 (helsepersonelloven)
• Forskrift om habilitering og rehabilitering av 28.06.2001 nr. 765
• Forskrift om pasientjournal av 21.12.2001 nr. 1385
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 03.04.2003 nr. 450
• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven av 23.12.2004
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.1967 nr 00

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Askim kommune – Håndbok – Reglementer og delegeringer vedtatt i Askim bystyre 28.10.03 – sist endret 02.02.06
• Fullmakt til leder for virksomhet Familie og levekår datert 27.12.02
• Fullmakt til leder for virksomhet Familiens hus datert 04.01.05
• Endring i fullmakt datert 04.01.05
• Fullmakt til virksomhetsledere i Askim kommune gjelder området refusjoner og tilskuddsordninger datert 07.12.05
• Oversikt over ansatte med relevante arbeidsoppgaver i forhold til tema for tilsynet fra sosiale tjenester, skole, PPT, skolehelsetjenesten og barneverntjenesten
• Rutiner for arbeid med elever med sammensatte psykososiale problemer (udatert)
• Rutiner for bruk av nettverksgrupper/ansvarsgrupper (udatert)
• Maler for vedtak og tiltaksplaner i barneverntjenesten
• Dokumenter fra 5 saker som gjelder barn med sammensatte behov

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutinehåndbok Virksomhet for sosiale tjenester
• Sosiale tjenester – Målkart 2006
• Sosiale tjenester – Virksomhetsplan 2006
• Sosiale tjenester – Årshjul 2006
• Sosiale tjenester – Årsmelding 2005
• Kompetanseplan for virksomhet sosiale tjenester 2006 – 2009
• Sosiale tjenester - Oversikt over medarbeidersamtaler 2006
• Sosiale tjenester - Oversikt over personalmøter og fagmøter våren 2006
• Tre Individuelle planer
• Tverrfaglige grupper i Familiens Hus
• Sjekkliste for tverrfaglig jobbing i Familiens Hus med merknader
• Familiens Hus – Virksomhetsplan 2006
• Familiens Hus – Årsmelding 2005
• Familiens Hus – Kompetanseplan 2005 og 2006
• Koordinerende team (Endret 05.04.06)
• Mandat – Koordinerende team Individuelle planer
• Personlig koordinator
• Diverse skjemaer og maler for arbeid med Individuell plan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt fra fylkesmannen til kommunen 20.03.06
• Dokumentasjon fra Askim kommune mottatt 27.04.06
• Dokumentasjon fra Askim kommune oversendt i brev av 28.04.06
• Oversendelse av dagsorden for tilsynet 08.05.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tor Frigård, rådgiver område utdanning
Solveig Hagelskjær, rådgiver område helse/helsetilsynet i Østfold
Karin Oraug, rådgiver område sosial og familie/barnevern
Kari Riiser, rådgiver område sosial og familie/sosial, revisjonsleder