Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
• Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
• Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sostjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. To merknader ble påpekt:

Merknad 1
Kommunen har ikke utarbeidet rutiner og system som sikrer at det gis generell informasjon om helse og sosiale tjenester til innbyggere som kan ha behov for det.

Merknad 2
Det kommer ikke tydelig fram av vedtakene hvilke faktiske forhold og individuelle vurderinger som ligger til grunn for beslutningene.

Dato: 05.12.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sola bo- og hjemmetjenester og Bestillerkontoret, Sola kommune i perioden 22.05.2006 – 05.12.2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogaland gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Sola kommune har om lag 20 000 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i de tre tjenesteområdene oppvekst, levekår og kultur- og samfunnsutvikling. Tjenesteområdet levekår har åtte virksomheter hvor to av virksomhetene organiserer og utfører hjemmesykepleie- og hjemmehjelpstjeneste, nemlig Tananger bo- og hjemmetjenester og Sola bo- og hjemmetjenester. Sola kommune har et eget Bestillerkontor som er en stabsfunksjon hos kommunalsjef for levekår. Bestillerkontoret behandler søknader og fatter vedtak om hjemmesykepleie- og hjemmehjelpstjeneste.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.05.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.11.2006.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 02.11.2006.

Tilsynet var rettet mot hvordan kommunen sikrer tildeling av nødvendig helsehjelp i form av hjemmesykepleie og sosiale tjenester i form av praktisk bistand/hjemmehjelp, til eldre:

1. Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
2. Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
3. Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sostjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

 5. Funn  

Merknad 1
Kommunen har ikke utarbeidet rutiner og system som sikrer at det gis generell informasjon om helse og sosiale tjenester til innbyggere som kan ha behov for det.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det kom frem under intervju at kommunen ikke har utarbeidet skriftlig informasjonsmateriell om tjenestetilbud.
• Det finnes informasjon om tjenestetilbudet kun på kommunens internettsider.
• Det kom frem under intervju at det var usikkerhet om hvem i kommunen som er tillagt ansvar for å informere om helse- og sosiale tjenester.
• For brukere som allerede får eller søker tjenester gis det informasjon om aktuelle tjenester.

Kommentar:
Merknaden må ses i sammenheng med sosialtjenestelovens § 4-1 og kommunehelsetjenesteloven § 2-1, 2.ledd. Bestemmelsen i sosialtjenesteloven gir kommunen plikt til å gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Bestemmelsen i kommunehelsetjenesteloven sier at helsetjenesten skal gi den som søker eller trenger helsehjelp de opplysninger vedkommende trenger for å ivareta sin rett. Videre går det fram av internkontrollforskriften § 4a at det skal gå klart fram hvordan ansvar, oppgaver og myndighet i virksomheten er fordelt.

Merknad 2
Det kommer ikke tydelig fram av vedtakene hvilke faktiske forhold og individuelle vurderinger som ligger til grunn for beslutningene.

Merknaden er bygget på følgende:

• Gjennomgang av 10 vedtak om hjemmesykepleie og 10 vedtak om hjemmehjelp, ble det i begrunnelse av vedtaket brukt tilnærmet likelydende formulering. Det ble heller ikke i vedtaket vist til hvilke opplysninger/ dokument vedtaket bygger på, jf fvl. §§ 24 og 25, 2.ledd.

Kommentar:
Vedtak om hjemmesykepleie og hjemmehjelp er enkeltvedtak etter forvaltningslovens regler. Av forvaltningslovens bestemmelser går det fram at enkeltvedtak skal begrunnes. I begrunnelsen skal det nevnes de faktiske forhold vedtaket bygger på. Dersom de faktiske forhold er beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Sola kommune har utarbeidet et helhetlig kvalitetssystem for driften av kommunen. Arbeidet med kvalitet er organisert gjennom kvalitetsråd og kvalitetsteam for å sikre at alle utfører sine arbeidsoppgaver i overensstemmelse med vedtatte krav og standard til tjenester og produkter. Kvalitetssystemet finnes i KERBAS, en elektronisk kvalitetsdatabase som inneholder både en overordnet del, dokumentasjonsdel og internkontrollsystem. Basen dekker områdene HMS, informasjonssikkerhet, beredskap og tjenesteutvikling. Kommunen beskriver i sitt kvalitetssystem at registrering og oppfølging av uønskede hendelser er viktige elementer i kommunens forbedringsarbeid.

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten er sentral for styringen av de tjenestene det ble ført tilsyn med. På bakgrunn av funn på de reviderte områder har tilsynet merket seg at kvalitetssystemet i varierende grad er kjent og tatt i bruk i kommunen. Rapportering av uønska hendelser (RUH) er en viktig del av kvalitetssystemet. Gjennom intervju kom det fram at RUH ble i varierende grad brukt i avdelingene og blant de ansatte. Flere uttalte at det var høy terskel for å rapportere avvik. Det kom også fram at det ble gitt lite tilbakemelding på rapportering av uønska hendelse, og hendelsene ble ikke systematisk gjennomgått i virksomheten for læring og kvalitetsforbedring. Etter tilsynets vurdering har kommunen fortsatt en jobb å gjøre for å implementere kvalitetssystemet og gjøre det levende i hele virksomheten.

• Lov om sosiale tjenester (1991)
• Lov om helsetjenesten i kommunene (1982)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (1967)
• Lov om helsepersonell (1999)
• Lov om pasientrettigheter (1999)
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten (2003)
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (2003)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan
• Lederavtale
• Delegasjonsreglement revidert 30.03.04, og som nå er under revisjon
• Sak 03/00896 som beskriver kommunens to-nivå modell og rådmannsnivåets oppgaver, og som ble vedtatt i formannskapet 02.10.03.
• Sola kommune – årsrapport 2005
• Målsetting for pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over ansatte i hjemmetjensten i Sola bo- og hjemmetjenster
• Beskrivelse av virksomhetens internkontroll, kvalitetssystemet KERBAS WEB
• Opplæringsplan for Tananger bo- og hjemmetjenester
• Kommunens informasjon om tjenestene på internett
• Serviceerklæringer om de ulike tjenestene
• Egensøknad om pleie og omsorgstjenester og søknad om individuell plan
• Saksutredningsmal – Bestillerkontoret Sola kommune og registreringskort IPLOS
• Rutiner for saksbehandling
• Mal for vedtak om praktisk bistand
• Mal for saksframlegg ved klagebehandling
• Avtale som regulerer ansvars- og samarbeidsforhold mellom bestillerkontoret og hjemmebaserte tjenester
• Kriterier for pleie- og omsorgstjenester
• Egenbetalingssatser for pleie- og omsorgstjenester
• Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak
• Informasjon om TES, som er et planleggingsverktøy for hjemmetjenesten som skal sikre forsvarlige tjenester i forhold til enkeltvedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 10 siste vedtakene som ble fattet om hjemmesykepleie fra 01.10.06 og bak i tid.
• De 10 siste vedtakene som ble fattet om hjemmehjelp fra 01.10.06 og bak i tid.
• De 5 siste vedtakene hvor det gis avslag fra 01.10.06 og bak i tid.
• Referat fra sentralteam – kvalitet fra 26.05.05 og 18.10.06.
• Agenda og saksdokumenter for møte i virksomhetens kvalitetsteam 15.11.06.
• Mal for saksbehandling med rutinebeskrivelse, utarbeidet ved Bestillerkontoret 04.09.06.
• Fullmaktsplan for avdeling pleie- og omsorg.
• Kopi av 36 RUH-meldinger fra de siste 2 månedene.
• Rapport SO5 fra Iplos, fra perioden 01.01. – 01.11.06.
• Brosjyren ”Nyttige fakta om Sola kommune 2006”.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Rogaland:

• Brev av 22.05.06 fra Fylkesmannen i Rogaland til Sola kommune med melding om tilsyn
• Brev fra Sola kommune av 19.06.06 med etterspurt dokumentasjon
• Brev fra Sola kommune av 25.09.06 med ytterligere dokumentasjon
• Brev fra Fylkesmannen i Rogaland av 04.10.06 med program for tilsynsbesøket
• Brev fra Fylkesmannen i Rogaland av 24.10.06 med korrigert program for tilsynsbesøket
• E-poster fra Fylkesmannen i Rogaland av 14.09., 04.10., og 24.10.06
• E-poster fra Sola kommune av 05.10., 06.10., og 24.10.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Agnes Lea Tvedt rådgiver/sykepleier, revisjonsleder
Kirsti Baardsen Svalestad seniorrådgiver/jurist, revisor
Helge A. Haga rådgiver/sosionom, revisor