Fylkesmannen i Troms gjennomførte 13. og 14. november 2006 tilsyn med praktisk bistand og opplæring etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a) til personer over 67 år i Bjarkøy kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble påpekt 3 avvik. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

1. Avvik
Bjarkøy kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtak inneholder en konkretisering av hvilken praktisk bistand og opplæring som tjenestemottakeren er innvilget hjelp til.

2.  Avvik
Bjarkøy kommune sikrer ikke at underretning om enkeltvedtak vedrørende praktisk bistand og opplæring gir opplysning om retten til å se sakens dokumenter.

3.  Avvik
Bjarkøy kommune har ikke et oppdatert system av prosedyrer for å sikre at mottakere av praktisk bistand og opplæring får tilfredsstilt de grunnleggende behov ved utøving av denne tjenesten.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bjarkøy kommune i perioden 07.06.06 – 14.11.06. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Bjarkøy er kommunen i Troms med lavest folketall. Befolkningen bor på 5 øyer. På Bjarkøy ligger kommunens sykehjem. På Sandsøy ligger et bo- og servicesenter.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.06.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13. november 2006.

Intervjuer:
6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14. november 2006.

Tilsynet omfattet tildeling, iverksetting og oppfølging av praktisk bistand og opplæring etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a) til tjenestemottakere over 67 år.

Tilsynet påpeker 3 avvik:

1. Avvik
Bjarkøy kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtak inneholder en konkretisering av hvilken praktisk bistand og opplæring som tjenestemottakeren er innvilget hjelp til.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven §§ 23 og 27, jf. sosialtjenesteloven § 8-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

• I flere av de enkeltvedtak tilsynet gjennomgikk var tjenestetilbudet kun konkretisert som ”alminnelig renhold”, ”tyngre renholdsoppgaver” og lignende.
• Det foretas en nærmere gjennomgang av hvilke oppgaver hjemmehjelpen skal ivareta, men dette fastsettes ikke i de skriftlige enkeltvedtak.
• Kommunens metodebeskrivelse inneholder ikke retningslinjer for konkretisering i enkeltvedtak av praktisk bistand og opplæring.

Kommentar:
Det materielle innhold i et tjenestetilbud vil gå fram av konklusjonen i det enkeltvedtak som blir fattet. Rettsikkerhetshensyn tilsier derfor at det må stilles krav om klar definisjon av de enkelte sosiale tjenester, slik at ytelsens innhold og omfang klart går frem av den skriftlige underretningen. Begrepet ”praktisk bistand og opplæring” må derfor konkretiseres i forhold til om det dreier seg om gulvvask, hjelp til å stå opp og legge seg, snømåking osv.

Et korrekt utformet vedtak vil være av avgjørende betydning for at tjenestemottaker skal kunne ivareta sine interesser i forhold til klagerett. Dersom konkretiseringen kun foretas i avtaleskjema, kan det skape usikkerhet i forhold til hva som er en del av enkeltvedtaket som kan påklages.

En konkretisering av hjelpetilbudet i enkeltvedtaket, innebærer ikke at det ikke vil være adgang til å yte annen hjelp i konkrete situasjoner. Det må også i utførelsen av hjelpe- og omsorgsarbeid være ett visst rom for skjønn.

2. Avvik
Bjarkøy kommune sikrer ikke at underretning om enkeltvedtak vedrørende praktisk bistand og opplæring gir opplysning om retten til å se sakens dokumenter.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 27 tredje ledd, jf forvaltningsloven §§ 18 og 19.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ingen av de gjennomgåtte enkeltvedtak inneholdt informasjon om innsynsretten etter forvaltningsloven.

3. Avvik
Bjarkøy kommune har ikke et oppdatert system av prosedyrer for å sikre at mottakere av praktisk bistand og opplæring får tilfredsstilt de grunnleggende behov ved utøving av denne tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kvalitetsforskriften § 3, jf lov om sosiale tjenester § 2-1. Forsvarlighetskravet, jf lov om sosiale tjenester § 4-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

• Det foreligger et skriftlig kvalitetssystem for pleie- og omsorgstjenesten, men dette er i hovedsak knyttet til sykehjemmet og helsetjenester.
• Prosedyrer for ansatte som yter praktisk bistand og opplæring er begrenset til sjekklister for hvorvidt tjenesten er ytt.

Kommentar:
Tilsynet viser til veileder IS-1201 (”Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene”) fra Sosial- og helsedirektoratet.

De 16 punktene i kvalitetsforskriften lister opp eksempler på viktige, grunnleggende behov som skal sikres. Dette er ikke en uttømmende liste over alle forhold som skal legges til rette i pleie- og omsorgstjenestene. Kommunen må vurdere om det er behov for ytterligere prosedyrer som er knyttet til utøving av praktisk bistand og opplæring etter lov om sosiale tjenester.

Tilsynet vil understreke at det er avgjørende at de ansatte involveres i utarbeiding av prosedyrer (gjennom kvalitetsgrupper eller lignende), er kjent med hvilke prosedyrer som foreligger og gir tilbakemeldinger knyttet til kontroll av resultatet av prosedyrene og evt. korrigering av disse. 

• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sotjl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven (kvalitetsforskriften)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart med notat
• Handlingsplan for eldreomsorgen (2003-2006)
• Melding om formannskapets vedtak 0054/06 – ”Endring av praksis administrativ saksbehandling – delegasjon”
• Skjematisk oversikt over pleie- og omsorgsavdelingens saksområder
• Opplæringsplan for pleie- og omsorgsavdelingen, høsten 2006 og våren 2007
• ”Orientering om kommunens tjenestetilbud til eldre og uføre”
• Søknadsskjema
• Notat av 26.09.06 vedrørende vedtak etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a)
• 4 anonymiserte enkeltvedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 journaler (søknader, vedtak, journalnotat mv.).
• Skjema: ”Oppnevning av nærmeste pårørende for beboere ved Bjarkøy sykehjem/ brukere registrert i hjemmesykepleien”
• Skjema: ”Orientering om vederlag / egenbetaling for sosiale tjenester”
• Vedtaksmal – ”Vederlag/egenbetaling for sosiale tjenester”
• ”Orientering om kommunens informasjons- og veiledningsplikt overfor pasient og pårørende”
• Metodebeskrivelse: ”Rutiner og oppgavefordeling i forbindelse med saksbehandling”
• Perm; ”Kvalitetssikring – pleie- og omsorgstjenesten”
• Skjema: ”Avtale om kommunal hjemmehjelp”

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Troms til Bjarkøy kommune av 27.10.06 – Detaljert plan for tilsynsbesøk.