Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte 16. og 17. november 2006 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar over 18 år med langvarige og samansette behov i Midsund kommune.

Midsund kommune har ein organisasjon med to nivå som består av 11 einingar og rådmannen. Rådmannen har ein eigen stab som har til formål å utvikle, støtte og følje opp einingane. Rådmannen har og eit toppleiarteam, med leiarar frå staben.

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

For å undersøke forskjellige delar av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov var det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppføljing. Under kvar fase blei det lagt særleg vekt på å avklare om kommunen føljer opp regelverket om: brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting.

Oppstartfasen
I oppstartfasen blei det vurdert om kommunen: fangar opp og vurderer nye kontakter, planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg og fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak.

Iverksettingsfasen
I iverksettingsfasen blei det vurdert om kommunen omset planer og vedtak til konkrete, tilrettelagde tenester og tiltak.

Oppfølgingsfasen
I oppfølgingsfasen blei det vurdert om kommunen sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag, om ein sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Målet for tilsynet var både å sjå om kommunen faktisk innfrir lovkrava i ulike fasar av tenesteytinga, og korleis dette blir gjort. Det er og eit mål at tilsynet skal medverke til å forbetre kvaliteten i helse- og sosialtenestene.

Målgruppa for dette tilsynet er vaksne personar som har varige og varierte behov for fleire type tenester som er omfatta av både sosial- og helselovgjevinga. Desse personane har behov for tenester som er meir omfattande enn det som vanlegvis er definert som pleie- og omsorgstenester. Samhandling med tenestemottakaren er eit sentralt tema for tilsynet. Tilsynet omfattar følgjande tenesteområde i kommunen:

• Heimetenester ( somatisk heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse ( lege-, psykiatri- og fysioterapitenester)
• Sosiale tenester

Det blei avdekka to avvik og ein merknad i tilsynet.

Avvik 1
Midsund kommune si koordinering av rehabilitering/habiliteringsverksemd tilfredstillar ikkje krav til synleg, etablert og ålment kjend funksjonell eining

Avvik 2
Kommunen sikrar ikkje at brukarar som har behov for individuell plan får det

Merknad
Kommunen har eit forbetringspotensiale ved utforming av vedtak

Dato: 0.12.2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Midsund kommune i perioden 05.10.2006- 17.11.2006, gjennomførd av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal. Revisjonen inngår som ein del av den planlagte tilsynsverksemda for Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal. Det vert gjennomført tilsyn med tre kommunar i Møre og Romsdal i 2006 innan sosial- og helsetenester til vaksne med langvarige og samansette behov.

Formålet med tilsynet er å vurdera om verksemda oppfyller lovkrav innan dei tema tilsynet omfattar. Se nærare omtale av dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester etter sosialtenesteloven som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er mellom dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med samansette og langvarige behov.

Fylkesmannen, som er ansvarleg for tilsyn med sosiale tenester, og Fylkeslegen, som er ansvarleg for tilsyn med helsetenester, har oppnemnt eit felles tilsynslag til å gjennomføre dette tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli samordna frå Fylkesmannen og Helsetilsynet si side.

Tilsynet er utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer forhold som kan bli betre.

Midsund kommune ligg i Romsdal og har ca 1901 innbyggjarar. Midsund er ein øykommune med 5 øyar og ligg sør -vest for Molde. Kommunen er inndelt i 11 einingar med einingsleiarar direkte under rådmannen. Helse- og sosialtenestene er sett saman av helsetenester, pleie- og omsorgstenester og sosiale tenester som er inndelt i 4 einingar. Helsetenesta dekkjer områda legetenester, helsesøster- og jordmortenester, psykiatrisk helsevern og fysioterapi. Pleie- og omsorgstenesta er inndelt i 2 deltenester som er heimetenester og sjukeheimen. Heimebasert omsorg omfattar heimesjukepleie, heimehjelp, drift av bukollektiv for eldre og drift av 32 omsorgsbustader. Sosialtenesta omfattar administrasjon av sosialavdelinga.

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Administrativ organisering
• Delegering av mynde til einingsleiarane – tilvising
• Årsmelding 2005 og 2004
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for 2004 til 2008
• Opptrappingsplan for psykisk helse 2000 til 2006
• Økonomiplan 2007 til 2010
• Prosjekt vedr. problemstillingar som gjelder kommunens eldreomsorg og botjeneste – arbeidsopplegg og ressursar (ressursfordeling, -fordeling og –vurdering)

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev frå Helsetilsynet datert 05.10.2006
• Epost frå kommunen med etterspurt dokumentasjon datert 31.10.2006
• Program for tilsynet, brev frå Helsetilsynet datert 07.11.2006

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 05.10.2006

Opningsmøte vart halde 16.11.2006

Intervjuer

9 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

9 intervju,10 pasientjournalar, 6 psykisk helse journalar, 7 journal - heimeteneste, 6 journal for fysioterapi, 3 klientmappe. I tillegg fekk tilsynet innsyn i diverse administrative rutinar eks vis; internkontroll, utfylte avviksskjema, personalhandbok, delegasjon, tilvisning, serviceerklæringar, kompetanseplan for PLO 2004 –2007, årsmelding for 2004 og 2005 for HESO- tenesta. Kart tegnet i intervju som skildrar heimetenesta pr dags dato.

Sluttmøte vart halde 17.11.2006

Tilsynet har sett på tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov som involverer store delar av den kommunale helse- og sosiallovgivinga. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt vekt på at kommunen skal følgje opp regelverket om

• Brukarmedverknad
• Samordning mellom dei ulike tenestene
• Forsvarleg tenesteyting

For å undersøke dei ulike delene av kommunale tenester til personar med langvarige og samansette behov er dei aktuelle problemstillingane sette opp langs ei tidsline: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fangar opp og vurderer nye førespurnader om tenester
• Føretek tilstrekkeleg og samordna utgreiing av behovet for tenester
• Tek avgjerde/fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omset avgjerder og vedtak i konkrete og tilrettelagte tenester

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever ein føreseieleg og trygg kvardag
• Sikrar at nye eller endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Tilsynet omfattar føljande einingar:

• Eining - Heimetenesta ( somatisk heimesjukepleie, hjemmehjelp)
• Eining - Helse ( lege-, psykiatri- og fysioterapitenester)
• Sosiale tenester v/sosialleiar
• Eining sjukeheim

Gjennom intervju og dokumentasjon kom det fram at det var høgt sjukefråvær og ofte skifte av leiarar i heimetenestene. Det skapte ekstra arbeidspress på dei som var igjen, og fleire ga uttrykk for at mangel på stabile leiarar gav manglande oversikt over arbeidsprosessar.

Internkontrollsystemet og avvikshandteringa i sosial- og helsetenesta kan forbetras.

Avvik 1
Midsund kommune si koordinering av rehabilitering/habiliteringsverksemd tilfredstillar ikkje krav til synleg, etablert og ålment kjend funksjonell eining

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om helsetjenester i kommunene, § 1-3
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, § 8,2.ledd, § 11
• Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav a, f, g

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• Kommunen har ikkje koordinerande eining for habilitering-/rehabiliteringsverksemda
• Ein finn uklare ansvarsforhold når det gjeld formidling av naudsynte hjelpemiddel

Avvik 2
Kommunen sikrar ikkje at brukarar som har behov for individuell plan får det

Avvik frå føljande myndigheitskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 6 – 2a
• Lov om sosiale tjenester § 4-3a
• Forskrift om individuell plan

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• Felles retningslinjer og forståing for arbeidet med IP manglar
• Kommunen har ikkje felles rutinar for oppfølging av IP
• Felles infomateriale og praksis for å gi info manglar
• Ved intervju kom det fram at ein tenestemottakar ikkje har fått IP når han har bedt om slik plan

Merknad
Kommunen har eit forbetringspotensiale ved utforming av vedtak

Merknaden er basert på føljande observasjonar:

• Vedtak om støttekontakt og heimehjelp er ikkje klart timeavgrensa
• Søknadstidspunkt er ikkje alltid dokumentert

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal i deltok:
Revisor, rådgivar/jurist Gro Malen Brønnestad
Revisor, rådgivar Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleiar, rådgivarVigdis Rotlid Vestad