Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte 13. og 14. november 2006 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar over 18 år med langvarige og samansette behov i Haram kommune.

Haram kommune har ein organisasjon med to nivå og 11 einingar, der det er lagt vekt på å førebu leiargruppa i strategi- og endringsarbeid. I samband med dette har leiinga gjennomgått leiarprogram over fleire år.

Haram kommune har 6 satsingsfelt fram til 2009 som består av å utvikle fagspesifikk kompetanse, leiing og rettleiing, organisasjon og endring, medarbeidarskap og samhandling, brukarkontakt og brukardialog og tilslutt verktøy og prosess.

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda.

For å undersøke forskjellige delar av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov var det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging. Under kvar fase blei det lagt særleg vekt på å avklare om kommunen føljer opp regelverket om: brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting.

Oppstartfasen
I oppstartfasen blei det vurdert om kommunen: fangar opp og vurderer nye kontakter, planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg og fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak.

Iverksettingsfasen
I iverksettingsfasen blei det vurdert om kommunen omset planer og vedtak til konkrete, tilrettelagde tenester og tiltak.

Oppfølgingsfasen
I oppfølgingsfasen blei det vurdert om kommunen sikrar tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag, om ein sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Målet for tilsynet var både å sjå om kommunen faktisk innfrir lovkrava i ulike fasar av tenesteytinga, og korleis dette blir gjort. Det er og eit mål at tilsynet skal medverke til å forbetre kvaliteten i helse- og sosialtenestene.

Målgruppa for dette tilsynet er vaksne personar som har varige og varierte behov for fleire type tenester som er omfatta av både sosial- og helselovgjevinga. Desse personane har behov for tenester som er meir omfattande enn det som vanlegvis er definert som pleie- og omsorgstenester. Samhandling med tenestemottakaren er eit sentralt tema for tilsynet. Tilsynet omfattar følgjande tenesteområde i kommunen:

• Heimebasert omsorg ( somatisk heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse ( lege-, ergoterapi-, psykiatri- og fysioterapitenester)
• Sosial (sosialkontor og tenester til rusmisbrukarar)

Det blei avdekka tre avvik i tilsynet

Avvik 1
Haram kommune si koordinering av rehabilitering/habiliteringsverksemd tilfredstillar ikkje krav til synleg, etablert og ålment kjend funksjonell eining

Avvik 2
Kommunen sikrar ikkje at personar med vedtak om tildeling av støttekontakt får sett i verk tiltaket til rett tid

Avvik 3
Kommunen sikrar ikkje at alle vedtak blir fatta i samsvar med lova sine krav om sakshandsaming

Dato: 20.12.2006

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Haram kommune i perioden 05.10.2006- 14.11.2006, gjennomførd av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal. Revisjonen inngår som ein del av den planlagte tilsynsverksemda for Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal. Det vert gjennomført tilsyn med tre kommunar i Møre og Romsdal i 2006 innan sosial- og helsetenester til vaksne med langvarige og samansette behov.

Føremålet med tilsynet er å vurdera om verksemda oppfyller lovkrav innan dei tema tilsynet omfattar. Se nærare omtale av dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenesteloven som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er mellom dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med samansette og langvarige behov.

Fylkesmannen, som er ansvarleg for tilsyn med sosiale tenester, og Fylkeslegen, som er ansvarleg for tilsyn med helsetenester, har oppnemnt eit felles tilsynslag til å gjennomføre dette tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli samordna frå Fylkesmannen og Helsetilsynet si side.

Tilsynet er utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer forhold som kan bli betre.

Haram kommune, ligg på Sunnmøre, og har vel 8700 innbyggjarar. Kommunen er inndelt i 11 deltenester med einingsleiarar direkte under rådmannen og helse- og sosialtenestene er inndelt i 4 av desse deltenestene; Sosiale tenester, Helsetenester, Omsorgsdistrikt indre og Omsorgsdistrikt ytre. Sosiale tenester omfattar butenesta, avlastningstenesta, sosialkontoret, skule-dagaktivisering, flyktningekonsulent og ruskonsulent. Helsetenesta omfattar psykiatritenesta, legetenesta, ergoterapi, fysioterapi og tannhelsetenesta. Omsorgsditrikt indre er inndelt i heimebasert omsorg, sjukeheim, kjøkken og aktivitetsavdeling. Omsorgsditrikt indre er inndelt i 2 einingar heimebasert omsorg, 2 einingar omsorgssenter og aktivitetsavdeling.

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart Haram kommune
• Delegasjonsreglement
• Overordna styringskort
• Styringskort helse
• Styringskart for helsetenester
• Styringskort for sosiale tenester
• Styringskart for sosiale tenester
• Styringskort for indre omsorgseining
• Organisasjonskart for indre omsorgsditrikt
• Balansert målstyring – styringskort for ytre omsorgseining
• Organisasjonskart for ytre omsorgsdistrikt
• Samtykkeerklæring
• Rutiner for individuell plan
• Retningslinjer for tildeling av heimehjelp
• Retningslinjer for tildeling av heimesjukepleie
• Prosedyre – mottak av ny brukar i psykiatritenesta
• Rutine for ergoterapeut i fht henvisning og saksgang
• Prosedyre - mottak av ny pasient til fysioterapi
• Arbeidsbeskrivelse for miljøterapeut i psykiatritenesta
• Arbeidsbeskrivelse for psykiatrisk sjukepleiar i psykiatritenesta
• Arbeidsbeskrivelse for psykiatrisk sjukepleiar I i psykiatritenesta
• Arbeidsbeskrivelse for sjukepleiar I i heimebasert omsorg
• Arbeidsbeskrivelse for for avd.leiar i heimebasert omsorg
• Arbeidsbeskrivelse for avd.leiar sosialkontor
• Handlingsplan for rusmiddelarbeid 2004 – 2007
• Plan for psykisk helsearbeid 2004 – 2006
• Prosedyre for samhandling ved medikasjon av brukar i psykiatritenesta
• Ansattinformasjon
• Oversikt over meldte kompetansebehov
• Kompetanseprogram 2006 - 2009
• Kokmmunikasjonsstrategi 2005 – 2006
• Søknadsskjema for pleie- og omsorgstenester og for kommunal bustad
• Referat fra møte i RIR(Rusteam innan rusomsorg), 16.01, 21.05, 23.06, 15.09, 27.10.04 og 30.03, 27.04, 12.01, 27.05, 07.09, 24.10, 12.12.05 og 30.01, 13.03, 03.04, 08.05 og 19.06.06, Søknad om midlar til lavterskel butilbod for rusmisbrukarar, Søknad om midlar til RIR
• Invitasjonskurs, Studietur til Kristiansund
• Budsjett for kursmidler 2005, prosjekt 2005 (RIR)
• Årsrapport for Ressursteamet innan Rusomsorg , 2004, 2005
• Tilskot til bustadsosialt arbeid
• Uttale vedr. rapporter fra Helse-Midt-Norge
• Referat frå møte mellom legar og RIR 08.12.04
• Arbeidsavtale – leiaravtale -mal

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev frå Helsetilsynet datert 05.10.2006
• Brev frå kommunen med etterspurt dokumentasjon datert 24.10.2006
• Program for tilsynet, brev frå Helsetilsynet datert 07.11.2006

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 05.10.2006

Formøte vart halde 09.11.2006

Opningsmøte vart halde 13.11.2006

Intervjuer
11 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

10 pasientjournalar, 8 klientmapper frå sosialkontoret, 5 journalar frå psykiatrisk helseteneste, 4 journalar frå ergoterapeut, 3 journalar frå fysioterapi og 5 journalar frå heimebasert omsorg. I tillegg fekk tilsynet innsyn i nytt databasert journalsystem, (Profil) der nokre journalar frå ergoterapi, fysioterapi og psykiatrisk helseteneste blei gjennomgått. Det blei også framlagt avviksrapportar Dalebu samlokaliserte bustader.

Tilsynsteamet fekk omvisning på den nye sjukeheimen/kulturhuset i Brattvåg.

Sluttmøte var halde 14.11.2006

Tilsynet har sett på tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov som involverer store delar av den kommunale helse- og sosiallovgivinga. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt vekt på at kommunen skal følgje opp regelverket om

• Brukarmedverknad
• Samordning mellom dei ulike tenestene
• Forsvarleg tenesteyting

For å undersøke dei ulike delene av kommunale tenester til personar med langvarige og samansette behov er dei aktuelle problemstillingane sette opp langs ei tidsline: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fangar opp og vurderer nye førespurnader om tenester
• Føretek tilstrekkeleg og samordna utgreiing av behovet for tenester
• Tek avgjerde/fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omset avgjerder og vedtak i konkrete og tilrettelagte tenester

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever ein føreseieleg og trygg kvardag
• Sikrar at nye eller endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Tilsynet omfattar føljande einingar:

• Omsorgsdistrikt ytre (heimebasert omsorg)
• Omsorgsdistrikt indre (heimebasert omsorg)
• Helsetenester(legetenesta, ergoterapi,fysioterapitenesta, psykiatritenesta)
• Sosialtenester (sosialkontoret, ruskonsulent)

Avvik 1
Haram kommune si koordinering av rehabilitering/habiliteringsverksemd tilfredstillar ikkje krav til synleg, etablert og ålment kjend funksjonell eining

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om helsetjenester i kommunene, § 1-3
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, § 8,2
• Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• Det var uklar dokumentasjon om kva som var koordinerande eining
• Ved intervju framkom det ulik forståing om kommunen hadde koordinerande eining
• Ved intervju var det ulike oppfatningar om kven som var leiar for denne eininga
• Avvikshandtering var lite implementert som felles omgrep i dei ulike tenesteområda

Avvik 2
Kommunen sikrar ikkje at personar med vedtak om tildeling av støttekontakt får sett i verk tiltaket til rett tid

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
• Kvalitetsforskriften § 3
• Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• Ved intervju framkom det at kommunen ikkje greier å skaffe nok støttekontaktar
• Ved intervju framkom det at det var gjort vedtak om støttekontakt, men at brukarar ikkje hadde fått slik hjelp
• Avvikshandtering var lite implementert som felles omgrep i tenesta

Avvik 3
Kommunen sikrar ikkje at alle vedtak blir fatta i samsvar med lova sine krav om sakshandsaming

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester § 8-1, jf forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll § 4, 2. ledd, c, f, g, h

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• Ved verifikasjon fann ein vedtak som var datert og fatta opp til mange månader etter at tiltaka var satt i verk
• Ved intervju framkom at vedtak blei fatta i etterkant av at tiltak var i sett i verk
• Ved intervju kom det fram at ved utløp av vedtaksperiode blei nytt vedtak som forlenga tenestetilbodet ikkje grunngjeve
• Det blir ikkje alltid fatta vedtak ved tildeling av tenester

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i deltok:
Revisor, jurist Gro Malen Brønnestad
Revisor, rådgivar Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleiar, rådgivar Vigdis Rotlid Vestad