Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved søknader om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn med vekt på:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning
• Samhandling mellom de ulike tjenesteområdene

Under tilsynet ble det påvist ett avvik og ingen merknader.

Avvik 1:
Bydel Bjerke har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer korrekt behandling av alle innkomne klager.

Avviket er brudd på forvaltningslovens § 33, lov om sosiale tjenester § 8-6 og internkontrollforskriften § 4.

Revisjonsfunn:

• Gjennom den tilsendte dokumentasjonen framkom det at registrerte klager ikke var behandlet som klager.
• Det framkom gjennom intervjuer at det er manglende kompetanse og behov for økt opplæring i klagesaksbehandling.

Merknader: Ingen merknader.

Dato: 21.12.2006

Søren Rysstad revisjonsleder

Signe-Else Bjørnstad revisor

Arnfinn Løvik revisor

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i bydel Bjerke i perioden 15.08 - 22.12.06

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Bjerke er en bydel i Oslo med ca. 25.000 innbyggere. I år 2005 ble det utført ca 850 årsverk i bydelen. Ca 1100 personer har fast ansettelse i bydelen.

Bydelen er organisert med en bydelsdirektør og to assisterende bydelsdirektører. Den er organisert gjennom resultatenhetsmodellen med to myndighetsnivåer, med direkte ledelseslinjer mellom tjenesteytende resultatenheter og bydelsdirektør.

Med etableringen av søknadskontoret er det opprettet en bestiller/utfører modell. I alt er det 12 resultatenheter, der bl.a. søknadskontoret, bolig- og dagtilbud og hjemmetjenesten er slike resultatenheter.

Fylkesmannens representanter fikk opplyst at søknadskontorets resultatsjef opptrer selvstendig i forhold til den løpende drift. Hun har resultatansvar overfor bydelsdirektøren i forhold til bydelens vedtatte planer og budsjett. Bydelsdirektøren er resultatsjefens nærmeste overordnede, men assisterende bydelsdirektør er hennes hovedkontaktperson.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.08.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.10.06.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet, hvorav en ble intervjuet over telefon den 24.10.06. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.10.06.

Saksbehandling ved søknader om praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn, med vekt på:

• Innhenting av opplysninger
• Saksutredning
• Behovsvurdering
• Råd og veiledning
• Samhandling mellom de ulike tjenesteområdene

Tilsynet la i tillegg vekt på å avkiare om bydelen følger opp regelverket om brukermedvirkning, koordinering av tjenestene og individuelt tilpassede tjenestetilbud som er forutberegnlige og trygge.

Under tilsynet ble det påvist ett avvik. Det ble ikke gitt noen merknader.

Avvik 1:
Bydel Bjerke har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer korrekt behandling av alle innkomne klager.

Avviket er brudd på forvaltningsloven § 33, lov om sosiale tjenester § 8-6 og intemkontrollforskriften § 4.

Revisjonsfunn:

• Gjennom den tilsendte dokumentasjonen framkom det at registrerte klager ikke var behandlet som klager. For eksempel var en klage blitt omdefinert til ny søknad.
• Det kom fram gjennom intervjuer at det er manglende kompetanse og behov for økt opplæring i klagesaksbehandling.

Kommentar:
På slutt møte kom det fram at bydelen er opptatt av å finne en dataløsning, der både ledere og saksbehandlere kan ra bedre oversikt over innkomne og ubehandlede klagesaker.

Merknad: Ingen merknader.

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Årsmelding bydel Bjerke 2005
• Virksomhetens målsetting og søknadskontorets målformulering. Bydel Bjerke sin økonomiplan for 2006 — 2009 med budsjett for 2006
• Oversikt over intemkontrollen for tjenesten
• Delegasjonsreglement og dokumentasjon på delegering av vedtaksmyndighet
• Opplæringsplaner
• Prosedyre for saksbehandling av søknader om avlastning og støttekontakt samt serviceerklæring for søknadskontoret
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om praktisk bistand og opplæring.
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 8 siste sakene om brukerstyrt personlig assistanse.
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om søknad om plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om omsorgslønn
• Stillingsbeskrivelser
• Oversikt over personell med navn og stilling for den enkelte i eller i tilknytning til enheten som behandler saker om sosiale tjenester - område avlastning og støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Revisjonsteamet gjennomgikk 35 saksmapper for personer som mottok sosiale tjenester i form av praktisk bistand og opplæring, brukerstyrt personlig assistanse, plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester og omsorgslønn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 15.08.06 - Varsel om tilsyn
• 04.09.06 - Oversendelse av etterspurt dokumentasjon
• 03.10 til 16.10.06 telefonkontakt mellom revisjonsleder Søren Rysstad og kontaktperson, teamleder søknadskontoret Torhild Kristiansen og resultatsjef for søknadskontoret Maja Katzenmajer.
• 16.10.06 - Oversendelse av program for tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Søren Rysstad (revisjonsleder)
Rådgiver Signe-Else Bjørnstad (revisor)
Rådgiver Arnfinn Løvik (revisor)
Førstekonsulent Karianne Åsheim deltok som observatør