Adressa til verksemda:	Bergen kommune, Byrådsavdeling for helse og omsorg,
Tidsrom for tilsynet:	02.05. – 11.07.2006
Kontaktperson i verksemda:	Helse- og sosialrådgiver Johan L. Olsen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Praktisk bistand og opplæring, Lov om sosiale tjenester § 4-2a, jf § 4-3

Fylkesmannen avdekket to avvik:

• Bergen kommune sikrer ikke at brukere av hjemmetjenestene til enhver tid får de tjenestene de har krav på i henhold til vedtak
• Bergen kommune begrenser tjenestetilbudet til personer som har rett på tjenester fra kommunen ved ikke å gi vedtak på innkjøp av varer / handling.

Fylkesmannen fant videre grunn til å gi fire merknader:

• Det fremgår ikke av kommunens vedtak om tildeling av tjenester hva tjenestemottakeren skal betale for tjenestene. Dagens ordning med opplysning om husstandens nettoinntekt i vedtaket, koblet til vedlagt info om kommunens satser/tabell for egenbetaling, sikrer ikke at prisen på tjenestene blir forstått av alle. Egenbetaling bør fremgå i tildelingsvedtaket selv om det på et senere tidspunkt fattes et særskilt vedtak om betaling.
• Det fremgår ikke av kommunens vedtak om tildeling av tjenester hvor tjenestemottakeren kan rette henvendelser om egenbetalingen. Den som skal ta imot henvendelsene bør videre ha kompetanse til å vurdere hvilke henvendelser som vil kunne nedtegnes i en formell klage og gi kunne gi informasjon om dette. Det bør det sikres at klager ved behov får hjelp til å skrive klagen.
• Det fremgår ikke av Bergen kommunes styrende dokumenter at kommunen stiller krav til nødvendig opplæring av hjemmehjelpere som utfører oppdrag for kommunen. Kommunen skal sikre slik opplæring selv om kommunen ikke har arbeidsgiveransvar for disse.Det fremgår heller ikke at vedtatt Kompetanseplan for helse- og omsorgstjenestene 2005 – 2008 også omfatter hjemmehjelpere i Bergen hjemmetjenester KF.
• Kommunens serviceerklæring omfatter ikke tjenesten opplæring i praktisk hushold. Dette er en tjeneste som kommunen er forpliktet til å tilby, og som bør synliggjøres i kommunens informasjonsmateriell.

Dato: 11.07.06

Astrid Moldestad revisjonsleder

Berit Fjugstad revisor

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bergen kommune, Fyllingsdalen pleie og omsorg i perioden 02.05.– 11.07.2006.Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Ved tildeling av praktisk bistand /hjemmehjelp har Bergen kommune valgt å skille forvaltning og drift (bestiller- utførerorganisering). Saksbehandling av søknader skjer ved forvaltningsenheter som er lokalisert i bydelene, ved dette tilsynet i Fyllingsdalen. 96% av tjenestene (hjemmehjelp) utføres av et kommunalt foretak, Bergen Hjemmetjenester KF. Det kommunale foretaket ble etablert i 2005.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.05.2006.Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.06.2006.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.06.2006.

Tilsynet undersøkte om tildeling av praktisk bistand og utøving av praktisk bistand skjer i samsvar med bestemmelsene i sosialtjenesteloven og forskrifter til denne, og med bestemmelsene i forvaltningsloven. Dette innebærer blant annet at det ble undersøkt om den enkeltes hjelpebehov blir dekket og om saksbehandlingsreglene ved tildeling av tjenester og endring av tjenestetilbudet blir fulgt.

Avvik 1:
Bergen kommune sikrer ikke at brukere av hjemmetjenestene til enhver tid får de tjenestene de har krav på i henhold til vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3 jf § 4-2a

Kommentar:
De som er helt avhengig av praktisk hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på forsvarlig hjelp. Vedtaket skal angi hvilke tjenester den enkelte har krav på og hvor ofte tjenestene skal gis. Dette vil gi tjenestemottakerne et rettskrav på de tjenestene som er angitt i vedtaket.

Avviket bygger på følgende:

• I fremlagte vedtak angis, foruten tildelte tjenester og hyppighet, også en beregnet tid for utføring av tjenestene. Det opplyses i intervjuer med ansatte i det kommunale foretaket at hjemmehjelperne er instruert om å avslutte oppdraget når den beregnete tiden i vedtaket er utløpt.
• Fremlagt dokumentasjon (konkret endringsskjema /avviksmeldinger fra foretaket til forvaltningsenheten) viser at beregnet tid i enkelte vedtak ikke er tilstrekkelig til å få utført de tildelte tjenestene.

Avvik 2:
Bergen kommune begrenser tjenestetilbudet til personer som har rett på tjenester fra kommunen ved ikke å gi vedtak på innkjøp av varer/ handling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-2a

Kommentar:
Sosialtjenesteloven angir i § 4-2 de tjenester kommunen er forpliktet til å tilby innbyggerne,
herunder tjenesten praktisk bistand og opplæring (jf § 4-2 bokstav a). Praktisk bistand
omfatter innkjøp av varer eller handling. Dette fremgår av merknader til bestemmelsen, gitt i
rundskriv I-1/93 fra Sosialdepartementet. Den som er avhengig av hjelp for å få handlet inn,
har krav på slik hjelp fra kommunen. Kommunen vil kunne ta betalt for denne og andre
tjenester etter samme bestemmelse, innenfor de rammer som er gitt i § 8-4 annet ledd i
forskrift av 04.12.1992 til lov om sosiale tjenester.

Avviket bygger på følgende:

• Det er opplyst i intervju at forvaltningsenheten i Fyllingsdalen ikke fatter nye vedtak om tjenesten innkjøp av varer /handling.
• Det er opplyst i intervju at kommunen har mottatt søknader om denne tjenesten og at kommunen da har informert om at denne tjenesten ikke tilbys av kommunen.
• Det fremgår av kommunens serviceerklæring at behovet for hjelp til handling avhjelpes med å skaffe søkeren oversikt over butikker som mot betaling kan levere varer på døren.

Merknader:

• Det fremgår ikke av kommunens vedtak om tildeling av tjenester hva tjenestemottakeren skal betale for tjenestene. Dagens ordning med opplysning om husstandens nettoinntekt i vedtaket, koblet til vedlagt info om kommunens satser/tabell for egenbetaling, sikrer ikke at prisen på tjenestene blir forstått av alle. Egenbetaling bør fremgå i tildelingsvedtaket selv om det på et senere tidspunkt fattes et særskilt vedtak om betaling.
• Det fremgår ikke av kommunens vedtak om tildeling av tjenester hvor tjenestemottakeren kan rette henvendelser om egenbetalingen. Den som skal ta imot henvendelsene bør videre ha kompetanse til å vurdere hvilke henvendelser som vil kunne nedtegnes i en formell klage og gi kunne gi informasjon om dette. Videre bør det sikres at klager ved behov får hjelp til å skrive klagen.
• Det fremgår ikke av Bergen kommunes styrende dokumenter at kommunen stiller krav til nødvendig opplæring av hjemmehjelpere som utfører oppdrag for kommunen. Kommunen skal sikre slik opplæring uavhengig av om kommunen har arbeidsgiveransvar for disse eller ikke. Det fremgår heller ikke at vedtatt Kompetanseplan for helse- og omsorgstjenestene 2005 – 2008 også omfatter hjemmehjelpere i Bergen hjemmetjenester KF.
• Kommunens serviceerklæring omfatter ikke tjenesten opplæring i praktisk hushold. Dette er en tjeneste som kommunen er forpliktet til å tilby, og som bør synliggjøres i kommunens informasjonsmateriell.

6. Regelverk

• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 4. desember 1992 om vederlag for sosiale tjenester og for opphold i institusjon mv
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, samt dokumentasjon hentet fra kommunens nettsted:

• Årsmelding 2005 Bergen kommune
• Organisasjonskart Bergen kommune
• Organisasjonskart Byrådsavdeling for helse og omsorg
• Organisasjonskart Fyllingsdalen forvaltningsenhet
• Organisasjonskart Bergen hjemmetjenester KF
• Byrådsak 171/04 Framtidig organisering av hjemmetjenesten i Bergen kommune datert 30.06.04
• Byrådsak 352/05 Kvalitetskrav og kvalitetsoppfølging av pleie og omsorgstjenestene datert 07.11.05
• Byrådsak 380/05 Kompetanseplan for helse- og omsorgstjenestene i Bergen kommune 2005 – 2008 datert 11.11.05
• Felles kvalitetskrav for pleie- og omsorgstjenestene
• Forvaltningsenhetenes oppgaver datert 25.11.04
• Styringskort for forvaltningsenhetene datert 08.04.05
• Standard lederavtale for resultatsenhetsledere
• Delegasjonsreglement for tjenesteområdet
• Kursprogram for kurs i lovforståelse for ansatte i forvaltningsenhetene
• Notat om helse- og sosialrådgivernes rolle datert 28.12.05
• 6 enkeltvedtak
• Serviceerklæring for tjenesteområdet
• Betalingssatser for egenbetaling
• Årsmelding 2005 Bergen hjemmetjenester KF
• Standard lederavtale for soneledere i foretaket
• Foretakets status og strategi, juni 2005
• Foretakets målstyringsdokument
• Styresammensetning i Bergen hjemmetjenester KF

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 6 journaler
• Foretakets registrering av meldinger til kommunen om behov for endring av vedtak i 2005 og 2006

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 02.05.06
• Korrigering av varsel om tilsyn datert 15.05.06
• Brev fra kommunen til Fylkesmannen med spørsmål om varslet tilsyn datert 18.05.06
• Brev fra Fylkesmannen til kommunen datert 30.05.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Astrid Moldestad, revisjonsleder
Berit Fjugstad
Marie Aaserød