Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Avlastningstiltak for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid, lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3
• Støttekontakt for personer og familier som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problemer, lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c, jf § 4-3

Fylkesmannen avdekket ett avvik:

• Stord kommune sikrer ikke at personer som har et vurdert behov for støttekontakt mottar slike tjenester.

Fylkesmannen fant videre grunn til å gi ein merknad:

• I vedtak om avlastning sammenligner Stord kommune innvilgede tjenester i antall timer på årsbasis med antall timer med hjelpebehov på årsbasis. Oppsettet er ikke egnet for en slik sammenligning og vil kunne medføre at utmåling av tjenester ikke blir på et forsvarlig nivå.

06.10.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stord kommune i perioden 04.08.2006 – 27.10.2006. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Kommunens oppgaver i forhold til avlastningstiltak og støttekontakt er fordelt på flere virksomhetsenheter; en forvaltningsenhet (Kundetorget) og tre geografisk inndelte utførerenheter (Nordbygda, Sagvåg og Sentrum).

Saksbehandlingen av søknader og klager, herunder evaluering av vedtak foretas av Kundetorget. Effektueringen av vedtakene er lagt til de tre utførerenhetene (bestiller-utførerorganisering). De tre utførerenhetene er underlagt tre ulike kommunalsjefer.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.08.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.09.2006.

Intervjuer
Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.09.2006.

Tilsynet undersøkte om kommunen retter seg etter bestemmelsene i sosialtjenesteloven og forskrifter til denne og etter bestemmelsene i forvaltningsloven hva gjelder avlastningstiltak og støttekontakt.

Avvik:
Stord kommune sikrer ikke at personer som har et vurdert behov for støttekontakt mottar slike tjenester.

Avvik fra: sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, jf. § 4-3, § 2-1, 1. ledd og internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:
Etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c skal sosiale tjenester omfatte støttekontakt for personer og familier som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problemer. Den som ikke kan dra omsorg for seg selv eller er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å klare dagliglivets gjøremål, har krav på hjelp etter § 4-2 bokstav a-d. Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at tjenestene etter kap. 4 i sosialtjenesteloven er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Avviket er basert på følgende:

• Det går fram av skriftlig dokumentasjon og opplysninger i intervju at flere personer som har vedtak på støttekontakt ikke mottar tjenestene.
• Flere personer som har midlertidig vedtak i påvente av ny vurdering, mottar ikke støttekontakt når støttekontakten har sluttet. Rekruttering av ny støttekontakt avventes til ny vurdering og vedtak foreligger. Personer som har en aktiv støttekontakt mottar tjenesten i påvente av ny vurdering
• Fremlagt internkontrakt regulerer forholdet mellom utførerenhetene og Kundetorget. I henhold til denne skal Kundetorget ta opp med utførerenhetene dersom tilbakemelding til Kundetorget viser at bruker ikke får tjenester i henhold til enkeltvedtak. Det foreligger imidlertid ikke klare retningslinjer for når utførerenhetene skal rapportere til Kundetorget om manglende iverksetting eller midlertidig opphold i tjenesteytingen.
• Fremlagt internkontrakt har en gyldighet til og med 31.12.2003. Intervjuene viser en usikkerhet om internkontrakten gjelder eller er endret/oppdatert.
• Det er ulik praksis mellom utførerenhetene på hvilken måte manglende effektuering av vedtak eller stans i ytelsen rapporteres.
• Kundetorget anvender registrerte midlertidige opphør av støttekontakt i PROFIL for oversikt over personer som ikke har fått effektuert vedtak eller som i en periode ikke mottar støttekontakttjenestene. Ikke alle enhetene registrerer manglende effektuering av vedtak eller opphold i ytingen av tjenesten i PROFIL-systemet.
• Nylig utarbeidete rutiner for to av utførerenhetene er ulike med hensyn til rapportering av manglende effektuering av vedtak.
• Kundetorget sin fremlagte oversikt over personer som ikke har effektuerte vedtak eller som har stans i ytelsen av tjenesten samsvarer ikke med fremlagt liste fra to av enhetene over personer som på tilsynstidspunktet ikke mottar støttekontakt.
• Manglende tjenesteyting i henhold til vedtak blir ikke systematisk rapportert til kommunalsjefene og ikke systematisk fulgt opp.

Merknad:
I vedtak om avlastning sammenligner Stord kommune innvilgede tjenester i antall timer på årsbasis med antall timer med hjelpebehov på årsbasis. Oppsettet er ikke egnet for en slik sammenligning og vil kunne medføre at utmåling av tjenester ikke blir på et forsvarlig nivå.

• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv (sosialtjenesteloven)
• Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4. desember 1992 nr 915
• Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, samt dokumentasjon hentet fra kommunens nettsted:

• Organisasjonskart for Stord kommune
• Organisasjonskart for pleie- og omsorgseiningar
• Delegasjoner etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, c og e

• Internkontrakt datert 06.10.2003
• Rutine – kartlegging av hjelpebehov
• Rutine – endringsmelding
• Rutine – kommunikasjon mellom tingar og utførar vedk.brukarar
• Oversikt over enheter og personer som er involvert i tjenestene avlastningstiltak og støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 journaler/mapper
• Kursprogram for opplæring av støttekontakter
• Organisasjonskart Heimebaserte tenester, område Nordbygda
• Reviderte rutiner pr. 08.09.2006 Støttekontakt og avlastning område Sentrum
• Rutiner for avlastningsbolig i området Nordbygda pr. 12.09.2006
• Rutiner for avlastningsordningen i området Nordbygda pr. 12.09.2006
• Rutiner for støttekontaktordningen i området Nordbygda pr. 12.09.2006
• Oversikt pr. 12.09.2006 over støttekontaktvedtak i område Sentrum som ikke er effektuert
• Oversikt pr. 12.09.2006 over støttekontaktvedtak i område Nordbygda som ikke er effektuert
• Oversikt over differanse mellom tildelte timer og utførte timer i område Nordbygda i 2005
• Oversikt over differanse mellom tildelte timer og utførte timer i området Sentrum i 2005
• Registrerte midlertidige opphør i perioden 01.07.2006 – 12.09.2006

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 04.08.2006
• Følgebrev datert 24.08.2006 til oversendelsen av dokumenter

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jarle Landås, revisjonsleder
Ellen Halden Aarrestad
Berit Fjugstad
Arnhild Taksdal, observatør fra Statens helsetilsyn