Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 07.07.06 – 31.01.07 tilsyn med kommunens behandling av saker om vederlag for opphold i institusjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Organisering av arbeidet med vederlagsberegningen
• Informasjon til beboer/pårørende
• Vedtak om vederlag
• Kontrollberegning/etteroppgjør av vederlagsberegningen

Det ble gitt fire avvik:

Avvik 1:
Re kommune sikrer ikke at skriftlig underretning om at det kan treffes vedtak om vederlag gis før eller senest samtidig med når det gjøres avtale om innleggelse.

Avvik 2:
Re kommune sikrer ikke at vedtak om betaling av vederlag først gjøres gjeldende samtidig med eller etter at skriftlig underretning om egenbetaling er gitt.

Avvik 3:
Re kommune sikrer ikke at vedtak om løpende vederlag fattes i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik 4:
Re kommune sikrer ikke at kontrollberegning og etteroppgjør foretas i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Dato: 31.01. 2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Re kommune i perioden 07.07.06 – 31.01.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
Ansvaret for å fatte vedtak om vederlag for opphold i institusjon er lagt til virksomhet for pleie-og omsorgstjenester. Myndighet til å fatte vedtakene er delegert til virksomhetsleder. Vederlaget beregnes og vedtakene skrives av konsulent i virksomhetens stab. Kommunen tilbyr sykehjemsplasser ved Re sykehjem. Det gis kun tilbud om korttidsplasser. Ved korttidsopphold ut over 60 døgn pr. kalenderår kreves det betaling etter reglene for langtidsopphold. Betalingen blir da fastsatt ut fra beboerens inntekt. Det fattes ikke vedtak om langtidsopphold.

Virksomheten fattet i 2005 165 vedtak om korttidsopphold. Av disse hadde 12 beboere vedtak om opphold ut over 60 døgn.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.07.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Gjennomgang av saksdokumenter/journaler ble foretatt av revisjonsteamet ved frammøte i kommunen 01.11.06.

Åpningsmøte ble avholdt 02.11.06.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 02.11.06.

4. Hva tilsynet omfattet
Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at saker om vederlag for opphold i institusjon behandles i samsvar med krav i gjeldende lovgivning. Tilsynet omfattet følgende områder:

• Organisering av arbeidet med vederlagsberegningen
• Informasjon til beboer/pårørende
• Vedtak om vederlag
• Kontrollberegning/etteroppgjør av vederlagsberegningen

Avvik 1: Re kommune sikrer ikke at skriftlig underretning om at det kan treffes vedtak om vederlag gis før eller senest samtidig med når det gjøres avtale om innleggelse.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2 og forskrift om internkontroll i helse-og sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

Det er ikke rutiner for å sikre at det gis informasjon om betaling før eller senest samtidig med innleggelsen. Kommunen fatter vedtak om opphold hvor det også gis opplysninger om adgangen til å kreve vederlag. For nye beboere gis det ikke annen skriftlig informasjon om adgangen til kreve vederlag enn den som framgår av vedtaket. Som oftest fattes vedtaket om opphold og vederlag senest samtidig med innleggelsen, men i enkelte tilfeller er vedtaket med skriftlig informasjon om egenbetaling fattet først etter innleggelsen.

Avvik 2:
Re kommune sikrer ikke at vedtak om betaling av vederlag først gjøres gjeldende samtidig med eller etter at skriftlig underretning om egenbetaling er gitt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2 og forskrift om internkontroll i helse-og sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det ble opplyst at kommunen krever vederlag fra innleggelsesdato, selv om skriftlig informasjon om betaling først framkommer av vedtak som er fattet senere.
  
  Kommentar:
  Avviket skal ses i sammenheng med avvik 1. Hvis beboeren flytter inn/innlegges uten at det er gitt skriftlig underretning om at det kan kreves vederlag, kan et vedtak om betaling ikke gjøres gjeldende før etter at slik underretning er gitt. Som for avvik 1 gjelder kravet om skriftlig underretning for nye beboere, som ikke tidligere har fått skriftlig informasjon om reglene for egenbetaling.

Avvik 3:
Re kommune sikrer ikke at vedtak om løpende vederlag fattes i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll i helse-og
  sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke foretatt en systematisk gjennomgang av aktiviteter og arbeidsprosesser for å avdekke områder der det er fare for svikt eller brudd på regelverk.
  
  Kommentar:
  Etter internkontrollforskriften § 4 bokstav f skal virksomheten skaffe oversikt over områder hvor svikt kan inntre oftere enn akseptabelt eller får uheldige følger for pasienter/beboere.
• Gjennom intervju kom det fram at den som er delegert myndighet til å fatte vedtak om vederlag ikke kvalitetssikrer saksbehandlingen ved jevnlig å gjennomgå enkeltsaker.
• Kommunen bruker en vedtaksmal som er et samlevedtak for vedtak om både opphold og vedtak om vederlag. Det går ikke klart fram at vedtaket gjelder to forhold: opphold og vederlag. Krav om betaling framkommer i samlevedtaket under overskriften ”opplysninger til søker”.
• Det framgår ikke av vedtaket hvilke regler for vederlagsbetalingen som gjelder.
• Under opplysninger om klage framkommer det ikke at det er anledning til å klage på vederlagsfastsettelsen.
• Når kommunen går over til å kreve betaling etter langtidsreglene, fattes det ikke eget vedtak om dette. Beboer/pårørende får tilsendt et skjema hvor vederlaget er beregnet. Dette skjemaet, som oversendes beboer/pårørende uten følgebrev, fyller ikke forvaltningslovens krav til hva et vedtak skal inneholde.
• Det framgår ikke av vedtaket fra hvilket tidspunkt vederlaget kreves. I vedtak benyttes to forskjellige vedtaksdatoer. I tillegg til dato for da vedtaket ble fattet (dato som er påført vedtaket), oppgis i vedtakene ”vedtaksdato” som er dato for da beboeren ble lagt inn første gang.
  
  Kommentar:
  Det er kun datoen som står påført vedtaket som skal være vedtakets dato.
• I noen vedtak om korttidsopphold framgår ikke hva det skal betales i vederlag.
• I noen saker har kommunen vedtatt at beboer skal betale for korttidsopphold fram til et fastsatt tidspunkt. Før dette tidspunktet er gått ut, sender kommunen krav om betaling etter langtidsreglene.
  
  Kommentar:
  Kommunen fatter vedtak om betaling etter ulike regler for samme tidsrom. Kommunen kan kun omgjøre eget vedtak etter reglene i forvaltingsloven § 35.
• Ved vedtak om korttidsopphold, men inntektsbasert betaling etter langtidsreglene i vederlagsforskriften, fattes det ikke ved årsskifte nytt vedtak om betaling med kr 118,­pr. døgn.
  
  Kommentar:
  Kommunen fatter ikke vedtak om langtidsopphold, kun korttidsopphold. Ved korttidsopphold ut over 60 døgn pr. kalenderår, kan vederlaget fastsettes etter reglene for langtidsopphold fram til og med 31.12. Ved nyttår skal vederlaget igjen fastsettes til korttidssats.
• Det kreves vederlag for avlastningsopphold når avlastningen går ut over 60 døgn.
  
  Kommentar:
  Avlastningsopphold er en tjeneste det ikke kan kreves vederlag for.
• Det ikke utarbeidet kommunale kriterier/retningslinjer for når det er rimelig å gi fradrag for boutgifter. Det verken informeres om adgangen til eller vurderes om det skal gis bofradrag ved fastsettelse av vederlaget i enkeltsaker.
  
  Kommentar:
  Vederlagsforskriften § 5 fjerde ledd gir adgang til å gjøre fradrag i beregningsgrunnlaget når dette finnes rimelig etter forholdene. Ved opphold hvor det forutsettes at beboer skal flytte tilbake til hjemmet eller at hjemmet skal selges kan det være rimelig å gi fradrag for boutgifter.

Avvik 4:
Re kommune sikrer ikke at kontrollberegning og etteroppgjør foretas i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll i helse-og
  sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

• Det gis ikke informasjon om at det vil bli foretatt etteroppgjør.
• Etteroppgjør foretas ikke i form av enkeltvedtak som oppfyller saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven.
  
  Kommentar:
  Det skal foretas kontrollberegning av inntektsbasert vederlag når skatteoppgjøret foreligger. Kontrollberegningen regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Forvaltningslovens regler om hva et vedtak skal inneholde gjelder, jf. forvaltningsloven §§ 24, 25 og 27.

Kommunen har ikke utarbeidet skriftlige rutiner som beskriver hvordan arbeidet med vederlagsberegningen skal utføres. Det er opplyst at dette vil bli gjort når kvalitetshåndboken skal revideres i 2007. Det er ikke foretatt noen systematisk gjennomgang av aktiviteter og arbeidsprosesser for å avdekke områder der det er fare for svikt eller brudd på regelverk. Tilsynet har avdekket at det blir ikke foretatt noen kvalitetssikring av vedtak om vederlag. Vedtaksmaler som benyttes ved vedtak om vederlag, ivaretar ikke forvaltningslovens krav til et enkeltvedtaks form og innhold.

7. Regelverk

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenester i kommunene (kommunehelsetjenesteloven).
• Lov av 10.02.1977 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift av 26.04.1995 om vederlag for opphold i institusjon m.v.
• Rundskriv I-47/98 om vederlag for opphold i institusjon m.v. 

8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart.
• Dokument som beskriver organiseringen av virksomhet pleie-og omsorg.
• Informasjonsbrosjyre for Re sykehjem.
• Blankett fra Sem & Stenersen, Orientering om vederlag for opphold i institusjon.
• Blankett fra Sem & Stenersen, Oppgave over inntektsforhold.
• Vedtak om vederlag for 10 beboere.
• Etteroppgjøret i 3 saker.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler/saksmappene til 12 beboere som hadde opphold ut over 60 døgn i 2005.
• Journaler/saksmappene til 6 beboere som var plukket ut fra sakene som var oversendt i brev av 05.10.2006 fra Re kommune.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 07.07.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold om varsel av tilsyn.
• Brev av 26.09.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold om innhenting av dokumentasjon.
• Brev av 05.10.2006 fra Re kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon.
• Brev av 13.10.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold med program for tilsynet.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Lise Jebsen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder Rådgiver Lisbeth Øverjordet , Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisor