9. Deltakere ved tilsynet 
 

Sammendrag
Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 06.07.06 – 31.01.07 tilsyn med kommunens behandling av saker om vederlag for opphold i institusjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Organisering av arbeidet med vederlagsberegningen
• Informasjon til beboer/pårørende
• Vedtak om vederlag
• Kontrollberegning/etteroppgjør av vederlagsberegningen

Det ble gitt fire avvik:

Avvik 1:
Stokke kommune sikrer ikke at skriftlig underretning om at det kan treffes vedtak om vederlag gis før eller senest samtidig med når det gjøres avtale om innleggelse.

Avvik 2:
Stokke kommune sikrer ikke at vedtak om betaling av vederlag først gjøres gjeldende samtidig med eller etter at skriftlig underretning om egenbetaling er gitt.

Avvik 3:
Stokke kommune sikrer ikke at vedtak om løpende vederlag fattes i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik 4:
Stokke kommune sikrer ikke at kontrollberegning og etteroppgjør foretas i samsvar med vederlagsforskriften og forvaltningslovens bestemmelser.

Dato: 31.01.2007

Lise Jebsen revisjonsleder

Lisbeth Øverjordet revisor

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stokke kommune i perioden 06.07.06 ­31.01.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Stokke kommunen har inndelt sin virksomhet i ulike virksomhetsenheter, pr. november 2006 15 virksomheter. Vedtak om vederlag for opphold i sykehjem eller boform med heldøgns omsorg og pleie fattes i virksomheten Pleie, omsorg og rehabilitering. Virksomheten er inndelt i 6 avdelinger. Vedtak om vederlag fattes både av merkantil i virksomhetens stab og av avdelingene Soltoppen og Solstua ved vedtak om opphold.

Det ble i 2005 fattet 213 vedtak om vederlag og det ble i samme periode krevd vederlag av 45 beboere i institusjon.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.07.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.11.06.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.11.06.

Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer at saker om vederlag for opphold i institusjon behandles i samsvar med krav i gjeldende lovgivning. Tilsynet omfattet følgende områder:

• Organisering av arbeidet med vederlagsberegningen
• Informasjon til beboer/pårørende
• Vedtak om vederlag
• Kontrollberegning/etteroppgjør av vederlagsberegningen 

5. Funn

Avvik 1: Stokke kommune sikrer ikke at skriftlig underretning om at det kan treffes vedtak om vederlag gis før eller senest samtidig med når det gjøres avtale om innleggelse.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2 og forskrift om internkontroll i helse-og sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

a) Det er ikke rutiner for å sikre at det gis skriftlig informasjon om betaling før eller senest samtidig med innleggelsen. Kommunen fatter vedtak om opphold hvor det også gis opplysninger om adgangen til å kreve vederlag. For nye beboere gis det ikke annen skriftlig informasjon om adgangen til kreve vederlag enn den som framgår av vedtaket. Som oftest fattes vedtaket om opphold og vederlag senest samtidig med innleggelsen, men i enkelte tilfeller er vedtaket med skriftlig informasjon om egenbetaling fattet først etter innleggelsen. Det kan gå flere dager før vedtaket med skriftlig informasjon om vederlag er beboer/pårørende i hende.

Avvik 2:
Stokke kommune sikrer ikke at vedtak om betaling av vederlag først gjøres gjeldende samtidig med eller etter at skriftlig underretning om egenbetaling er gitt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2 og forskrift om internkontroll i helse-og sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

a) Kommunen krever ved korttidsopphold vederlag fra innleggelsesdato, selv om skriftlig informasjon om vederlag først framkommer av vedtak som er fattet senere.

Kommentar:
Avviket skal ses i sammenheng med avvik 1. Hvis beboeren flytter inn/innlegges uten at det er gitt skriftlig underretning om at det kan kreves vederlag, kan et vedtak om betaling ikke gjøres gjeldende før etter at slik underretning er gitt. Som for avvik 1 gjelder kravet om skriftlig underretning kun for nye beboere, som ikke tidligere har fått skriftlig informasjon om reglene for egenbetaling.

Avvik 3:
Stokke kommune sikrer ikke at vedtak om løpende vederlag fattes i samsvar med vederlagsforskriftens og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll i helse-og
  sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

a) Kommunen bruker en vedtaksmal ved korttidsopphold, som er et samlevedtak for vedtak om både opphold og vedtak om vederlag. Det går ikke klart fram at vedtaket gjelder to forhold: opphold og vederlag. Det vises til feil lovhjemmel og klageinstans i opplysninger om klage på opphold i institusjon etter kommunehelsetjenesteloven. Det framgår ikke at både vedtaket om opphold og vedtaket om vederlag kan påklages. Det framgår ikke av vedtaket hvilke regler for betaling som gjelder. Det vises ikke til vederlagsforskriften § 4. Det framgår ikke av vedtaket fra hvilket tidspunkt vederlag kreves.

b) Vedtak om vederlag ved langtidsopphold er mangelfullt begrunnet. Det opplyses ikke om antall døgn i korttidsopphold beboer har hatt innværende kalenderår når fattes vedtak om langtidsopphold og vederlag etter langtidsreglene. Det vises ikke til de aktuelle bestemmelsene i vederlagsforskriften eller innholdet i disse. Det vises ikke til lovhjemmel i opplysningene om klageadgang.

c) Det framgår ikke hvordan forsørgerfradraget er beregnet.

d) Når beboer har renteinntekter og sitter i uskiftet bo, sikres det ikke at kun halvparten av rentene medregnes ved vederlagsfastsettelsen.

e) Når beboer har hjemmeboende ektefelle avklares det ikke om renteinntekter av felles bankbøker skal deles på to.

f) Kommunen har utarbeidet retningslinjer/kriterier for beregning av bofradrag ved vedtak om langtidsopphold. Etter kriteriene kan det gis fradrag for inntil 3 måneder. I praksis gis det lengre fradrag. I skjema for innhenting av økonomiske opplysninger, er det ikke nærmere spesifisert hvilke boutgifter som kan gi rett til fradrag. Når det gis bofradrag, framgår det i varierende grad hvordan kommunen har beregnet fradraget.

Kommentar:
Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsloven § 25 stiller krav til begrunnelsens innhold. I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal kort nevnes de faktiske forhold vedtaket bygger på. De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes.

g) Kommunen har ikke foretatt en kartlegging av kompetansebehov. Det framkom under intervju behov for opplæring i gjeldende regelverk.

Kommentar:
Etter internkontrollforskriften § 4 c skal virksomheten sørge for at medarbeidere har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter til å utføre sine oppgaver. Detter forutsetter at virksomheten kartlegger kompetansebehov, rekrutterer personell med nødvendig kompetanse og sørger for at alle medarbeidere får til tilstrekkelig opplæring og etterutdanning. Ressursbehovet kan tydeliggjøres gjennom opplæringsplaner og opplæringsbudsjett.

h) Det er ikke foretatt en systematisk gjennomgang av aktiviteter og arbeidsprosesser for å avdekke sårbare områder eller områder der det er fare for svikt eller brudd på regelverk. Det foretas ikke kvalitetskontroll av arbeidet med vederlag.

Kommentar:
Etter internkontrollforskriften § 4 bokstav f skal virksomheten skaffe oversikt over områder hvor svikt kan inntre oftere enn akseptabelt eller hvor det er fare for mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Denne gjennomgangen, såkalt risiko-og sårbarhetsanalyse, danner grunnlaget for en vurdering av om eksisterende rutiner og praksis er tilfredsstillende, eller om det må utvikles og iverksettes nye og forbedrede rutiner.

Avvik 4:
Stokke kommune sikrer ikke at kontrollberegning og etteroppgjør foretas i samsvar med vederlagsforskriften og forvaltningslovens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. § 2, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll i helse-og
  sosialtjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende:

a) Ansvaret for å foreta kontrollberegning og etteroppgjør er ikke klart plassert.

b) Det foreligger ikke rutiner for gjennomføring av kontrollberegning og etteroppgjør.

c) Kommunen har påbegynt arbeidet med kontrollberegningen for 2004 og 2005. Det er ikke innen utgangen av 2005 sendt varsel om et eventuelt mervederlag beregnet på bakgrunn av skattoppgjøret for 2004.

Kommentar:
Etter vederlagsforskriften § 3 skal kommunen når skatteoppgjøret foreligger, foreta en ny beregning av vederlaget. Dersom det er betalt for mye vederlag skal for mye innbetalt tilbakebetales. Hvis det er betalt for lite, er det opp til kommunen selv å vurdere om det skal fremmes krav overfor beboer. Rettspraksis er at et krav skal foreligge senest innen utgangen av samme år som skatteoppgjøret for foregående år foreligger. Det vil si at et krav på bakgrunn av skatteoppgjøret for 2004, senest ble fremmet innen utgangen av 2005. Kommunen kan fremme kravet på et senere tidspunkt, forutsatt at det er sendt varsel om dette før fristen for å fremme kravet er utløpt.

Oppgaver knyttet til krav om vederlag er fordelt på flere virksomheter og avdelinger, uten at ansvaret for de ulike arbeidsoppgavene framkommer klart i kommunens styringssystem.

Tilsynet har avdekket at det ikke foreligger rutiner for å sikre at krav om vederlag ikke gjøres gjeldende før eller samtidig med at det er gitt skriftlig underretning om adgangen til å kreve vederlag. Det foreligger heller ikke rutiner for kontrollberegning og etteroppgjør.

Det er ikke foretatt noen systematisk gjennomgang av arbeidsoppgaver og aktiviteter for å avdekke sårbare områder eller områder der det er fare for svikt eller brudd på regelverk.

Det er avdekket manglende kartlegging av kompetansebehov.

7. Regelverk

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Lov av 19.11.1982 nr. 66 om helsetjenester i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Lov av 10.02.1977 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift av 26.04.1995 om vederlag for opphold i institusjon m.v.
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial-og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• Rundskriv I-47/98 om vederlag for opphold i institusjon m.v.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement til kommunalsjefer og virksomhetsledere, datert 09.04.2002
• Stillingsbeskrivelse for sekretær, Virksomhet pleie, omsorg og rehabilitering
• Prosedyre: Kriterier for tildeling av tiltak, Virksomhet pleie, omsorg og rehabilitering
• Prosedyre: Betaling for opphold i institusjon
• Avviksskjema
• Vedtaksmal ved vedtak om tildeling av langtidsopphold
• Vedtaksmal ved vedtak om tildeling av korttidsopphold og vederlag for oppholdet
• Skjema for innhenting av økonomiske opplysninger ved fastsettelse av vederlag
• Skjema: Orientering om vederlag for opphold i institusjon, Forlag: Sem og Stenersen
• Vedtak om vederlag ved korttidsopphold og langtidsopphold, til sammen 17 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler/saksmappene til 5 beboere hvor det er fattet vedtak om vederlag for første gang
• Journaler/saksmappene til 6 beboere som var plukket ut fra de 17 vedtakene som ble mottatt fra kommunen som dokumentasjon i forberedelse av revisjonen
• Journaler/saksmappene til 5 beboere hvor det er foretatt etteroppgjør

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 06.07.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold om varsel av tilsyn
• Brev av 14.07.2006 fra Stokke kommune med informasjon om kontaktperson for tilsynet
• Brev av 26.09.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold om innhenting av dokumentasjon
• Brev av 05.10.2006 fra Stokke kommunen vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 16.10.2006 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold med program for tilsynet
• E-post til kommunen 03.11.06 med oversikt over saker som ønskes gjennomgått i forbindelse med revisjonsbesøket

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Lise Jebsen, Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder Rådgiver Lisbeth Øverjordet , Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold, revisor