Fylkesmannen i Troms gjennomførte 13 og 14. november 2006 tilsyn med praktisk bistand og opplæring etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a til personer over 67 år i Dyrøy kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen det reviderte området.

Det ble påpekt 3 avvik. De aktuelle myndighetskrav fremgår av rapporten.

1. AVVIK
   Dyrøy kommune har ikke et system av prosedyrer som sikrer at mottakere av praktisk bistand og opplæring i hjemmet får tilfredsstilt de grunnleggende behov ved utøvelsen av denne tjenesten.
2. AVVIK
   Dyrøy kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtak inneholder en tilstrekkelig konkretisering av omfanget av og tidspunkt for utøvelse av praktisk bistand i hjemmet som tjenestemottakeren er innvilget.
3. AVVIK
   Dyrøy kommune gir ikke opplysning om retten til å se sakens dokumenter ved underretning om enkeltvedtak.

Dato: 6.2.2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dyrøy kommune i perioden 7.6.2006 – 14.11.2006. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Dyrøy kommune er organisert i en tonivå-modell med 12 driftsenheter. Tjenesten praktisk bistand og opplæring hører inn under pleie- og omsorgstjenesten. Pleie- og omsorgstjenesten er ledet av en enhetsleder. Dyrøy kommune har en administrativ struktur med to hovednivå, rådmannsfunksjonen og 12 driftsenheter. Praktisk bistand og opplæring til personer over 67 år ivaretas av pleie- og omsorgstjenesten, som er en selvstendig enhet. Enhetsleder av pleie- og omsorgstjenesten har vedtakskompetanse i saker etter sosialtjenesteloven kapittel 4.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.6.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13.11.06.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 14.11.06.

Tilsynet omfattet tildeling, iverksetting og oppfølging av praktisk bistand og opplæring etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a) til tjenestemottakere over 67 år.

Tilsynet påpeker 3 avvik:

1. Avvik
Dyrøy kommune har ikke et system av prosedyrer for å sikre at mottakere av praktisk bistand og opplæring i hjemmet får tilfredsstilt de grunnleggende behov ved utøving av denne tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kvalitetsforskriften § 3, jf lov om sosiale tjenester § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

• Det foreligger ikke et skriftlig kvalitetssystem for tjenesten praktisk bistand og opplæring.
• Ledere og ansatte i hjemmetjenesten er ikke kjent med at det foreligger en forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten som pålegger kommunen å ha skriftlige prosedyrer bl.a. når det gjelder utøving og dokumentasjon av praktisk bistand og opplæring.

2. Avvik
Dyrøy kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtak inneholder en tilstrekkelig konkretisering av omfanget av og tidspunkt for utøvelse av praktisk bistand i hjemmet som tjenestemottakeren er innvilget.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forsvarlighetskravet, jf sosialtjenesteloven § 4-3, jf kvalitetsforskriften § 3
• Sosialtjenesteloven § 8-1, jf forvaltningsloven §§ 24, 25 og 27

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

• I samtlige av de 11 enkeltvedtak tilsynet gjennomgikk var ikke tjenestetilbudet konkretisert med hensyn til faktisk omfang og tidspunkt for utøvelse av praktisk bistand.
• Vedtakene inneholder ikke begrunnelse. Begrunnelsen fremgår av saksutredningen, men denne legges ikke ved i forbindelse med underretning om vedtak.
• Enkeltvedtakene inneholder ikke andre opplysninger/vurderinger som kan gi søkeren holdepunkter med hensyn til omfang og tidspunkt.

Kommentar:
Kommunens praksis i saker vedrørende praktisk bistand og opplæring til personer over 67 år innebærer at tjenesteyter kan inngå avtaler med tjenestemottaker som kan bære preg av vilkår, uten at disse er skriftliggjort. Denne praksisen bygger i følge kommunen på hensynet til fleksibilitet i tjenesten, men når kommunen ikke har prosedyrer/nærmere retningslinjer for en slik praksis, svekker dette tjenestemottakers rettssikkerhet. Videre medfører dette at tjenestemottakers behov for forutsigbarhet ikke blir ivaretatt.

3. Avvik
Dyrøy kommune gir ikke tjenestemottaker opplysning om retten til å se sakens dokumenter i underretning om enkeltvedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 27 tredje ledd, jf. §§ 18 og 19.

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

• Samtlige av de 11 enkeltvedtak som tilsynet gjennomgikk inneholdt ikke opplysninger om partens innsynsrett.

• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sotjl.)
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
• FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven (kvalitetsforskriften)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Søknadsskjema vedrørende sosiale tjenester
• Rutiner vedrørende vurdering, tildeling og utøvelse av tjenester
• Brukerundersøkelse fra 2003
• Et utvalg IPLOS-rapporter
• 6 anonymiserte kopier av enkeltvedtak vedrørende praktisk bistand og opplæring til personer over 67 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 saksmapper (søknader, vedtak, journalnotat mv.).
• Saksutredninger i kommunens interne elektroniske saksbehandlingssystem
• ”Kvalitetssystem for pleie- og omsorgstjenesten” – perm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Troms til Dyrøy kommune av 27.10.06 med detaljert plan for tilsynsbesøket.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fagsjef Karina Kolflaath
Rådgiver Laila Falck
Rådgiver Odd Arvid Ryan (revisjonsleder)