Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Område 1: Tildeling av avlastningstjenester
• Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester
• Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble gitt ett avvik og en merknad under tilsynet:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt og avlastning.

Kommunens generelle informasjon om avlastning- og støttekontakttjenester kan gi inntrykk av at disse er avgrenset til kun å gjelde bestemte grupper.

Dato: 23.04.07

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tynset kommune i perioden 29.01.07 – 23.04.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Pr 01.01.06 er det 5 368 innbyggere i Tynset kommune. Kommunens innbyggertall har vært stabilt de siste 10 årene. Andel barn og unge 0-17 år: 23,6 % (landet: 23,6 %). Andel eldre over 80 år: 5,5 % (landet: 4,6 %). Andel innbyggere med vestlig innvandrerbakgrunn: 1,0 % (landet: 2,2 %). Andel innbyggere med ikke-vestlig innvandrerbakgrunn: 2,6 % (landet: 5,4 %).

Kommunen er organisert i 14 forskjellige tjenesteområder der leder av den enkelte tjeneste er direkte underlagt rådmannen. Tjenesten for hjemmetjenester har hovedansvaret for avlastning og støttekontakter, deriblant boligavlastning. Dersom den omsorgstrengende er dement, vil avlastning gis av Bo- og behandlingstjenesten. Helsetjenesten har hovedansvaret for avlastning til eldre og den innvilger støttekontakt til psykisk syke. Sosialtjenesten gir støttekontakt til rusmiddelmisbrukere.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.03.07

Intervjuer
6 ansatte ble intervjuet i tillegg til en støttekontakt og en avlaster.

Sluttmøte ble avholdt 22.03.07.

Det ble her sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og om det kreves vederlag/egenbetaling ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om avlastning iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Under dette området ble kommunens vurdering av krav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Det ble klarlagt hvorvidt det gis nødvendig opplæring og veiledning både før de starter, og underveis. Til slutt ble det sett på evaluering av tjenesten og om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

Kommunen sikrer ikke forsvarlig saksbehandling ved tildeling og fornyelse av vedtak om støttekontakt og avlastning.

Avviket bygger på:

• I enkelte tilfeller er det ikke fattet nytt vedtak selv om tidligere innvilget støttekontakttjeneste fortsetter.
• Opplysninger om, og omfanget av, hva det er søkt om mangler i svært mange saker. Dette fremgår verken av vedtak eller saksmappen.
• Det fremgår verken av vedtak eller saksmappen om det det er søkt om er innvilget fullt ut, og i så fall om plikten til å begrunne vedtaket er oppfylt.
• I vedtak som ikke er tidsbegrenset fremgår det ikke når eller hvordan tjenesten skal evalueres.
• I flere saksmapper er det lite dokumentert hvorvidt det er foretatt evaluering av tjenesten.
• Det gis ikke skriftlig forhåndsvarsel ved fornyelse av vedtak.
• Det er ikke skriftlige rutiner som beskriver kommunens saksbehandling ved tildeling og forlengelse av avlastning- og støttekontakttjenester.

Avvik fra følgende lovkrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav c, jf § 8-1 og § 8-4.
• Forvaltningsloven § 17 (om utredningsplikt)
• Forvaltningsloven § 11 bokstav d, andre ledd og Sosialtjenesteloven § 4-1 (om nedtegnelse av muntlig informasjon)
• Forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsel
• Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:
Ikke alle av de faktiske forhold som avviket bygger på, er alene tilstrekkelig til å fastslå brudd på lovkravene. Til sammen er imidlertid disse forholdene av en slik karakter at tildeling og fornyelse av tjenestene ikke er godt nok sikret.

Kommunens generelle informasjon om avlastning- og støttekontakttjenester kan gi inntrykk av at disse er avgrenset til kun å gjelde bestemte grupper.

Merknaden bygger på:

• Kommunens serviceerklæring vedrørende støttekontakt omhandler kun psykiske funksjonshemminger og psykiske lidelser, og det er beskrevet et omfang på maksimalt 3 timer støttekontakt i uken.
• Kommunens serviceerklæring vedrørende avlastning omhandler kun foreldre /omsorgsgivere med funksjonshemmede barn. Presisering om at tjenesten er gratis gjelder bare barn som er på avlastning.

Kommentar:
Avlastning og støttekontakt kan gis til alle som tilfredsstiller vilkårene slik de er beskrevet i sosialtjenesteloven. Ovennevnte informasjon kan gi inntrykk av at disse tjenestene kun gis til bestemte grupper.

Tynset kommune omorganiserte sine tjenester for 2-3 år siden. Flere ansatte fikk andre titler og oppgaver ble omfordelt. Kommunens skriftlige internkontroll er ikke oppdatert i forhold til titler, hvem som har hvilket ansvar og navn på avdelinger. Som det går frem ovenfor, er prosedyrer for saksbehandling mangelfulle. Det er imidlertid god praksis på å rapportere om og tilpasse tjenestene til tjenestemottakernes behov.

• Lov om sosiale tjenester
• Forskrift I-1/93 til sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningen
• Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsoversikt.
• Beskrivelse av tiltaksteamets funksjon og saksbehandling
• 4 enkeltvedtak vedrørende avlastning og 4 enkeltvedtak vedrørende støttekontakt
• Delegasjonsreglement og styringskort
• Stillingsbeskrivelser
• Opplæringsplan
• Oppdragsavtaler og rapportmal for støttekontakter
• Oversikt over ansatte i avlastningsbolig, støttekontakter og individuelle avlastere.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 saksmapper vedrørende avlastning
• 9 saksmapper vedrørende støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 25.01.07.
• Oversendelsesbrev med orientering om kommunens organisering og tjenestevirksomhet fra henholdsvis hjemmetjenesten og helse datert 26.02.07.
• Diverse e-post og telefonkontakt

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Marianne Cae, rådgiver Lars Erik Kvaale og rådgiver Nils Chr. Faaberg, sistnevnte som revisjonsleder.