Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om bydelen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
• Om bydelen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
• Om bydelen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble avdekket 2 avvik ved tilsynet. Det ble ikke gitt merknader.

Bydel Vestre Aker sikrer ikke at alle aktuelle søkere rar tilstrekkelig informasjon om tjenesten avlastning til eldre forut for søknad og i vedtak.

Bydel Vestre Aker sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig i samsvar med vedtak.

Der vedtak ikke kan oppfylles, har bydelen mangelfulle rutiner for å vurdere midlertidige tiltak.

Dato: 04.06.07

Terje Hermansen, revisjonsleder

Kristin Marie Knutson revisor

Søren Rysstad revisor

1. Innledning 
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oslo kommune, bydel Vestre Aker i perioden 08.0307 til 01.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin intemkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppf av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Bydel Vestre Aker omfatter fra bydelssammenslåingen 01.01.04 de gamle bydelene Vinderen og Røa. mnnbyggertallet i bydelen per 01.01.06 var 41.581. Tjenestene er organisert etter en bestiller/utførermodell.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.03.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.04.07.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Dokumentgranskning

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.04.07.

Foreløpig rapport ble oversendt bydelen til uttalelse 09.05.07, med tilbakemelding 24.05.07.

Rapport sendes 04.06.07, og legges ut på Fylkesmannens internettside 09.06.07, med frist for tilbakemelding til Fylkesmannen om tiltak som bydelen iverksetter for å rette opp de forhold som ligger til grunn for avvikene: 01.09.07.

Tilsynet omfatter 3 områder som til sammen skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjeneste etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

• Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere f relevant informasjon i forkant av søknaden,
• Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
• Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning,
• Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

• Om kommunen sikrer at alle søkere f relevant informasjon i forkant av søknaden,
• Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
• Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
• Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:
Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

• Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
• Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter fftr nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
• Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
• Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

Bydel Vestre Aker sikrer ikke at alle aktuelle søkere f tilstrekkelig informasjon om tjenesten avlastning til eldre forut for søknad og i vedtak.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-1 og § 3-5
• Forvaltningsloven § 11 første ledd

Avviket bygger på:

• Bydelens søknadsskjema og intemettsider samt intervjuer under revisjonen viste at bydelen ikke gir nødvendig informasjon til eldre og deres pårørende om muligheten til å søke om avlastningsopphold.
• Det fremkom i minst 2 vedtak hvor det var søkt om avlastning, at det var innvilget korttidsopphold / avlastningsopphold hjemlet i kommunehelsetjenesteloven, men med begrunnelse i omsorgsyters behov for avlastning. Dette er en tjeneste etter sosialtjenesteloven.

Avvik 2
Bydel Vestre Aker sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes snarest mulig i samsvar med vedtak.

Der vedtak ikke kan oppfylles, har bydelen mangelfulle rutiner for å vurdere midlertidige tiltak.

Avviket er brudd på følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2 bokstav c
• Forvaltningsloven § 42

Ulovfestet forvaltningsrett

Avviket bygger på:

• Det ble opplyst under intervjuene at vedtak om støttekontakt ikke alltid ble iverksatt innen 3 uker på grunn av manglende støttekontaktpersoner.
• Det ble oppgitt at enkelte tj enestemottakere kunne vente opptil flere måneder uten at andre tiltak ble vurdert og eventuelt iverksatt.
• Av flere saksmapper fremgikk at det var gått flere måneder fra det var fattet vedtak om støttekontakt til det ble iverksatt. Som eksempel var det i en sak søkt om støttekontakt i juni 2006. Av dokumentene fremgikk at dette fortsatt ikke var iverksatt per 20.03 .07, uten dokumentasjon på at det var satt inn andre midlertidige tiltak.

• Lov av 13.12.1991 om sosiale tjenester mv - sosialtjenesteloven
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
• Forskrifl av 20.12.2002 nr. 1731 om intemkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart pr 01.01.07
• Årsmelding 2006
• Virksomhetens målsetting
• Oversikt over internkontrollen for tjenesten
• Delegasjonsreglement eller annen dokumentasjon på hvordan vedtaksmyndighet på feltet er organisert
• Rammebetingelser for individuell avlastning og støttekontaktordningene ved bestillerkontoret Opplæringsplaner for ansatte på de aktuelle tjenesteområdene
• Aktuelle prosedyrer/rutiner som gjelder på de aktuelle områdene som er gjenstand for revisjon, herunder saksbehandling ved søknader om avlastning og støttekontakt
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om avlastning, som søknad, saksfremlegg, uttalelse utarbeidet etter vurderingsbesøklhjemmebesøk, vedtak, uttalelser fra andre instanser etc.
• Alle dokumenter som ligger til grunn for vedtak i de 10 siste sakene om støttekontakt, som søknad, saksfremlegg, uttalelse utarbeidet etter vurderingsbesøk/hjemmebesøk, vedtak, uttalelser fra andre instanser etc.
• Stillingsbeskrivelser/stillingsinstrukser
• Oversikt over personell med navn og stilling for den enkelte i eller i tilknytning til enheten som behandler saker om sosiale tjenester — område avlastning og støttekontakt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 siste mapper, avlastning for eldre
• 10 siste mapper, støttekontakt
• 10 siste mapper, avlastning
• 5 halvårsrapporter fra støttekontakter
• 5 halvårsrapporter fra avlastere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 08.03.07
• Svar fra bydelen v/ avdelingssjef med etterspurt dokumentasjon, datert 30.03 .07
• Program for tilsynet datert 18.04.07

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og oversikt over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Terje Hermansen, revisjonsleder
Rådgiver Kristin Marie Knutson, revisor
Rådgiver Søren Rysstad, revisor