Systemrevisjonen omfattet følgende: kommunen sin styring og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagte, samordnede og forsvarlige tjenester, og at tjenestemottakeren får medvirke. Revisjonen omfattet alle faser i tjenesteytingen fra planlegging og tildeling til iverksetting, gjennomføring og evaluering av tildelte sosial- og helsetjenester.

Ved tilsynet ble det ikke påvist avvik eller gitt merknad i forhold til krav i sosial- og helselovgivningen.

Dato: 07.06.2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Siljan kommune i perioden 22.01.2007 – 07.06.2007. Statens helsetilsyn har bestemt at Fylkesmennene og Helsetilsynet i fylkene i 2007 skal gjennomføre landsomfattende tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne med alvorlige psykiske lidelser. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynet i Telemarks planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra fylkesmannen. Det er oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet, og det utarbeides en felles rapport. Oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med psykisk sykdom.

Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervju og eventuelt ved andre undersøkelser.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Siljan kommune har 2362 innbyggere pr 01.01.2006. Kommunen er administrativt organisert i 5 avdelinger. Av disse er det avdeling for Sosial og barnevern og Helse og omsorg som yter tjenester til personer i målgruppa for dette tilsynet. Avdelingene er ledet av hhv kommunalsjef/sosialsjef Inger Walløe og kommunalsjef/helse- og omsorgssjef Øyvind Lovald.

Siljan kommune har en psykiatrisk helsearbeider som er plassert i avdeling for Sosial og barnevern. Psykiatrisk helsearbeider tilbyr samtaler, aktivitetsgrupper, støtte og motivasjon. Det fattes vedtak om tjenester fra psykiatrisk helsearbeider.

Etter vedtak i avdeling for helse- og omsorg tilbys hjemmehjelp og hjemmesykepleie også til personer med psykiske lidelser.

Lege og fysioterapitjenester er organisert i avdeling for helse- og omsorg. Det er felles legevaktsentral for kommunene Skien og Siljan.

Avdeling for Sosial og barnevern har utarbeidet serviceerklæringer for sine tiltak. Disse er lagt ut på kommunens hjemmeside.

Samarbeid og samordning av tjenester til personer som trenger langvarige og koordinerte tjenester foregår i samarbeidsmøter og/eller ansvarsgrupper og ved bruk av individuell plan. Kommunen er liten og oversiktlig, det er lav terskel for direkte kontakt.

Det foreligger samarbeidsavtale mellom Siljan kommune og psykiatrisk spesialisthelsetjeneste.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.01.2007 og tilsynsdato endelig fastsatt i brev av 01.02.2007.

Åpningsmøte ble avholdt 25.04.2007.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 26.04.2007.

Oversikt over dokument som Siljan kommune har sendt over i samband med tilsynet og dokumenter som er mottatt under tilsynet følger av kapittel 8.

Tema for tilsynet var kommunen sin planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. Tilsynet omfatter store deler av de kommunale sosial- og helsetjenestene.

Statens helsetilsyn har utarbeidet en veileder for det landsomfattende tilsynet. Det tilbudet som skal vurderes er anbefalt sett i tre tidsfaser, ut fra fire perspektiv.

• Oppstartfasen: tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen: fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen: oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen om

• Brukermedvirkning
• Koordinering
• Individualisering
• Faglig forsvarlig tjenesteyting

Ved tilsynet ble det ikke avdekket forhold som ga grunnlag for å påpeke avvik eller gi merknad

I Siljan kommune har avdelingene Helse og omsorg og Sosial og barnevern ansvar for å tildele og yte tjenester til personer med alvorlig psykisk sykdom som trenger langvarige og koordinerte tjenester. Det er klart hvilke oppgaver og myndighet som ligger til de forskjellige resultatenhetene, dette fremkommer også av styrende dokumenter. Samarbeid og samordning av tjenester til personer som trenger langvarige og koordinerte tjenester foregår i samarbeidsmøte og/eller ansvarsgrupper, ved bruk av individuell plan og direkte kontakt ved behov. Det foreligger rutine for tiltaksteam barn og tiltaksteam voksne.

Siljan kommune har opplæringsplan for de ansatte i Helse og omsorg, og Sosial og barnevern.

Avdeling Sosial og barnevern har utarbeidet serviceerklæringer for tjenester etter sosialtjenesteloven. Serviceerklæringene er en del av virksomhetens styringsstystem. I serviceerklæringene står brukermedvirkning sentralt. For avdelingen Helse og omsorg er ikke brukermedvirkning like tydelig forankret i de styrende dokumenter.

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommune
• Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell mv
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 28. juni 2001 nr 756 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Stillingsoversikt, helse og omsorg
• Organisasjonskart, helse og omsorg
• Stillingsbeskrivelse for legemedarbeider, sykepleier, kommunelege 1A og 1B, sekretær for avd. for helse- og omsorg, hjemmehjelp, pleie- og omsorgsleder, helsesøster, ledende helsesøster, hjelpepleier, boveileder, miljøarbeider, miljøterapeut, psykiatrisk sykepleier/-helsearbeider
• Kopi av innholdsfortegnelse i tjenestens internkontroll/kvalitetssystem
• Prosedyrer for avviksbehandling ifølge internkontrollsystemet
• Skriftlige saksbehandlingsprosedyrer ved søknad om og tildeling av tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og etter sosialtjenesteloven, samt sosialtjenestens serviceerklæringer. Prosedyre for tiltaksteam barn og tiltaksteam voksne.
• Kopi av retningslinjer for bruk av tolk i tjenestene
• Siljan kommunes delegasjonsreglement av 28.02.2007
• Oversikt over møtestruktur i avdeling for sosial og barnevern
• ”Siljan kommune – Bemannning 2007-10”
• ”Siljan kommune – HMS Gjennomføringsdel 20.07.2006”
• ”Siljan kommune – HMS Styringsdel 07.02.2007”
• ”Siljan kommune – opplæring 2007-10”
• ”Siljan kommune – personalplan 2005”
• ”Siljan kommune – målstyring 2007”
• Mal – individuell plan. Veileder individuell plan.
• Informasjonsfolder om psykisk helsevern i Siljan kommune
• Årsmelding fra psykiatrisk helsearbeider 2005 og 2006, brev fra Siljan kommune med orientering til Sykehuset Telemark HF og Borgestadklinikken vedrørende tilbud innen psykisk helsevern for pasienter bosatt i Siljan kommune
• Hovedskjema for risiko- og sårbarhetsanalyse. Botiltak for funksjonshemmede Sentrumsveien 24. Overgrep mot klienter.
• Samarbeidsavtale mellom Sykehuset Telemark HF og Siljan kommune
• Samarbeidsavtale mellom distriktspsykiatrisk senter, Skien og Siljan kommune
• Siljan kommunes årsmelding for 2004, 2005 og 2006
• Skjema: ”Rapport fra bruker av tiltak”, sosialkontoret

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Pasientmapper/journaler/vedtak for de siste 5 voksne tjenestemottakere som har blitt tildelt hjemmesykepleie vesentlig begrunnet i psykisk lidelse
• Pasientmapper/journaler/vedtak for de siste 5 voksne tjenestemottakere som har blitt tildelt praktisk hjelp i bolig vesentlig begrunnet i psykisk lidelse
• Pasientmapper/journaler/beslutninger for de 5 voksne tjenestemottakere som nyligst har fått tjenester fra kommunens psykiske helsearbeider
• De 4 siste individuelle planer som er utarbeidet i kommunen i forhold til personer med psykiske lidelser
• 1 avviksmelding sosial- og barnevern
• 11 avviksmeldinger pleie- og omsorg
• Delegasjonsbrev fra rådmannen til helse- og omsorgssjef og sosialsjef
• Internkontrollsystemet til pleie og omsorg
• Internkontrollsystemet til sosial og barnevern

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn, brev fra Fylkesmannen i Telemark av 22.01.2007
• Brev fra Fylkesmannen i Telemark av 01.02.2007 med endring av dato for tilsynet
• Oversendelse av dokumentasjon fra Siljan kommune i e-post av 02.03.2007 og 05.03.2007
• Brev fra Fylkesmannen i Telemark av 29.03.2007 med oversendelse av program for tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Yngve Holmern, ass. fylkeslege
Merethe Solstad, seniorrådgiver/sosionom
Helle Devik Haugseter, rådgiver/jurist